Probleme bei der Zusammenarbeit von Buchhaltung und Vertrieb, wenn sie einmal wieder die OPOS-Liste abstimmen müssen, verursachen in den meisten Unternehmen Ihrer Größe erheblichen Aufwand - und nicht selten explodierende Kosten. Die Cloud-Software Bilendo überbrückt diese Abstimmungsprobleme beim Dispute Management durch harmonisierte Prozesse, sorgt für verkürzte Forderungslaufzeiten und eingesparte Kosten.

 

Stolperfalle "OPOS-Liste abstimmen" 

In der Kommunikationswissenschaft spricht man von einer gelungenen Kommunikation, wenn der Sender eine Botschaft übermittelt, die der Empfänger auch richtig versteht. Was in der Theorie schön und schlüssig klingt, läuft in großen Unternehmen wie dem Ihren nie ohne Probleme ab.

Denn eine Botschaft wie "Der Kunde zahlt nicht" muss Hürden nehmen (verschiedene Abteilungen), der Übertragungsweg wechselt (verschiedene Medien) und Sender wie Empfänger haben je eigene Ziele (verschiedene Interessen). Eine Botschaft "richtig verstehen" ist also alles andere als selbstverständlich.

Die Folge sind zeitaufwendige und kostenintensive Kommunikationsschleifen, wenn Sie Ihre OPOS-Liste abstimmen. Gerade wenn es um offene Forderungen geht, kann dies zu interner Unzufriedenheit (zwischen Ihren Mitarbeitern/Abteilungen) und externer Irritation (zwischen Ihrem Unternehmen und den Kunden) führen.

 

Ursachen für Abstimmungsprobleme

Das Dispute Management ist der Aufgabenbereich in Ihrem Unternehmen, der die interne Abstimmung der OPOS-Liste bei Klärungsfällen organisiert. Wenn ein Kunde nicht zahlt, muss geklärt werden, warum das so ist, bevor eine Mahnung rausgeschickt wird. Doch der ganze Prozess gerät beim üblicherweise mangelhaften Dispute Management ins Stolpern.

Dafür gibt es 3 Ursachen:

1. Interessenkonflikte

Wenn unterschiedliche Abteilungen an einem Prozess beteiligt werden, entstehen aufgrund der unterschiedlichen Interessen zwangsläufig Konflikte. 

Der Vertrieb beispielsweise hat vor allem den Kunden im Blick, sieht es also mit dem Mahnen nicht so eng, ist um eine möglichst persönliche Kundenansprache bemüht und möchte neue Aufträge bereitwillig freigeben.

Der Buchhaltung hingegen kommt es auf ein effektives Forderungsmanagement und die effiziente Abarbeitung der OPOS-Liste an. Sie setzt also auf frühzeitiges Mahnen, eine standardisierte Kundenansprache und sperrt neue Aufträge bei Bedarf.

Es ist kein Wunder, dass diese beiden Abteilungen mit ihren unterschiedlichen Interessen aneinander vorbeikommunizieren.


2. Medienbrüche

Erschwerend kommt hinzu, dass Sie in Ihrem Unternehmen unterschiedliche Medien und Systeme nutzen, um einen Vorgang zu bearbeiten. Mündliche Absprachen, Ketten-E-Mails, Excel-Listen und Gesprächsnotizen mit teilweise handschriftlich geführten OPOS-Listen führen zu einem organisatorischen Chaos bei der Abstimmung, was viel manuellen Aufwand nach sich zieht.


3. Unklarer Stand der Dinge

Folge ist ein nie vollständig klarer Stand der Dinge. Die Ursachenforschung, warum einer Ihrer Kunden nicht zahlt, hinkt genauso hinterher wie die Klärung, ob Teilzahlungen schon erfolgt sind und welche Rabatte womöglich ausgemacht wurden. Das führt innerbetrieblich zu Missverständnissen und Frust und außerbetrieblich, wenn ein Kunde zum Beispiel telefonisch nachfragt, zu einer unprofessionellen Außenwirkung.

 

Folgen

Die Abstimmungsprobleme ziehen eine Reihe von Folgen nach sich, die den einzelnen Mitarbeiter, die Abteilungen, den Kunden und das ganze Unternehmen treffen: 

Der manuelle Aufwand ist enorm, um die ganzen internen Hürden zu nehmen und eine Forderung mahnbar zu machen. Darunter leidet die Mitarbeiterzufriedenheit, auch wegen der entstehenden Grabenkämpfe zwischen den Abteilungen. Wichtige Entscheidungen (z. B. zu einem neuen Kreditlimit) können nur mit Verzögerung getroffen werden. Insgesamt verlängert sich die Forderungslaufzeit, fällt der DSO zu hoch aus und das Unternehmenswachstum zu niedrig.

 

OPOS-Liste abstimmen mit Bilendo

Bilendo ist eine Cloud-Software, deren ganzheitlicher Ansatz Sie mit einem umfangreichen Service-Spektrum bei sämtlichen Fragen und Maßnahmen rund um AR Automation und Credit Management unterstützt. Um externes wie internes Mahnwesen in reibungslose Prozesse zu verwandeln, sorgt Bilendo beim Dispute Management für:

  • sinnvolle Eskalation von Klärungsfällen
  • Abbau von Lagerdenken zwischen den Abteilungen
  • hohe Mitarbeiterzufriedenheit
  • skalierbare robuste Prozesse
  • bessere Kommunikation mit den Kunden
  • schnelleren Zahlungseingang
  • geringere Risiken für Zahlungsverzug und -ausfall
  • höhere Liquidität
  • zuverlässige Dokumentation
  • professionelle Außenwirkung

Bessere interne Kommunikation im Dispute Management

Verbessern Sie Ihre interne Kommunikation im Dispute Management mithilfe von Bilendo

 

Im konkreten Fall läuft das Dispute Management mit Bilendo folgendermaßen ab:

  • Ihre Buchhaltung bucht täglich die debitorischen Belege.
  • Bilendo plant den Mahnlauf für den nächstmöglichen Tag laut vordefiniertem Workflow.
  • Der Vertrieb wird, je nach Konfiguration, automatisch über den Zahlungsverzug informiert und um strukturiertes Feedback gebeten.
  • Das Feedback gibt der Vertriebsmitarbeiter in eine einfach zu bedienende Onlinemaske ein, die Buchhaltung wird automatisch zum Vorgang informiert und kann eine schnelle Entscheidung ableiten.
  • Während der Klärung/Abstimmung Ihrer OPOS-Liste werden betroffene Belege automatisch auf Mahnstopp gesetzt und durch den Workflow automatisch wieder aufgehoben.

So können Sie die Gründe für eine Nicht-Zahlung schnell erfassen und eine passende Entscheidung treffen. Jeder Kunde ist mit all seinen Daten in einer digitalen Debitorenakte transparent erfasst und in einem 360°-Überblick jederzeit abrufbar. Dadurch gibt es keine unterschiedlichen Wissenstände mehr, keine Medienbrüche bei der internen Absprache, keine langen Wege bei einer Entscheidungsfindung. Alle Daten werden automatisch und kontinuierlich aktualisiert und sind in Echtzeit verfügbar. 

Konfigurierbare Workflows sorgen dafür, dass ein Vorgang zügig zum Abschluss kommt und die Forderungslaufzeit reduziert wird. Außerdem ersparen Sie Ihren Mitarbeitern permanent sich wiederholende Routineaufgaben und manuelle Aufwände mit Zettelwirtschaft.


Wenn Sie gleich jetzt und hier ganz unverbindlich herausfinden wollen, wie Bilendo Ihre Prozesskosten im Dispute Management reduzieren kann, nutzen Sie unseren kostenlosen Rechner:

 

 


Sie sehen die große Hebelwirkung, die Bilendo auf Ihr Unternehmen haben kann. Falls Ihnen die Verbesserung unrealistisch oder zu optimistisch erscheint, scheuen Sie sich nicht, unverbindlich Kontakt aufzunehmen und unser Versprechen auf Herz und Nieren zu prüfen. Gerne errechnen wir einen vollständigen Business Case individuell für Ihr Unternehmen. 

 

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Management Summary

  • Mangelhaftes Dispute Management ist besonders in großen Unternehmen ein Problem und ist verantwortlich dafür, dass Sie Ihre OPOS-Liste nur sehr schwerfällig abstimmen können.
  • Es kommt zu regelmäßigen Schwierigkeiten innerhalb Ihres Betriebs und zu einer uneinheitlichen (Kunden-)Kommunikation, wenn Sie Ihre OPOS-Liste abstimmen.
  • Zu viele Akteure sind Teil der Kommunikation, nutzen zu verschiedene Medien und Systeme, verfolgen zu unterschiedliche Interessen.
  • Lösung bietet hier die Darstellung aller Vorgänge auf einer Plattform wie Bilendo, die Prozesse im Dispute Management vereinheitlicht, harmonisiert und optimiert.
  • Sie verabschieden sich von aufwändigen Routingeaufgaben bei der Abstimmung Ihrer OPOS-Liste.
  • Sie profitieren von verkürzten Forderungslaufzeiten, entlasteten Mitarbeitern und eingesparten Kosten.