Probleme bei der Offene-Posten-Verwaltung ist etwas, das viele große Unternehmen eint. Ein Viertel aller mahnbaren Belege bedürfen einer Klärung - und treiben die Kapitalkosten in die Höhe!

So komplex das Problem ist, so einfach ist der Ausweg. 3 Punkte müssen Sie dafür kennen.

 

Hintergründe

Gemeint ist damit die interne Klärung offener Forderungen in der Debitorenbuchhaltung, auch Klärungsmanagement genannt. Das Klärungsmanagement umfasst alle Maßnahmen, die die Mitarbeiter des Credit Managements eines Unternehmens ergreifen, um die Ursache zu klären, warum ein Kunde nicht zahlt. 

Zu unterscheiden ist dabei: Kann ein Kunde nicht zahlen, will er nicht oder muss er gar nicht zahlen. Inbegriffen sind also das Dispute Management und die Reklamation. 

Alternativ wird in Unternehmen auch von "Klärung", "Klärungswesen" oder "Internes Mahnwesen" gesprochen.

Da die Gründe für den Zahlungsverzug vielfältig sein können und die interne Abstimmung aus verschiedenen Gründen meist schwierig ist, erweist sich die Offene-Posten-Verwaltung vor allem bei der Klärung in der Debitorenbuchhaltung als äußerst komplex und fehleranfällig, ist darum sehr zeitraubend und kostenintensiv. 

 

Ineffiziente Klärung offener Posten

Die Gründe für eine schwierige interne Abstimmung liegen in:

Silostrukturen: Die Größe Ihres Unternehmens bringt es mit sich, dass die einzelnen Abteilungen isoliert voneinander arbeiten. 

Informationsasymmetrie: Durch die nicht abteilungsübergreifende Bearbeitung eines Vorgangs gibt es keinen einheitlichen Wissensstand für alle.

Medienbrüche: Ihre Mitarbeiter nutzen verschiedene Medien, um einen Vorgang zu dokumentieren und zu kommunizieren (Excel-Listen, Telefon, E-Mail etc.).

Interessenkonflikte: Naturgemäß haben Buchhaltung (schneller Zahlungseingang) und Vertrieb (mehr Kulanz) unterschiedliche Interessen.


Bleibt eine Zahlung offen, setzt ein mühsamer Prozess über diese Hürden hinweg ein, um abzuklären, warum ein Kunde nicht zahlt. 

 

Folgen mangelhafter Klärung

Die Folgen belasten den Order-to-Cash-Prozess und damit Ihr Unternehmen als Ganzes:

Hoher manueller Aufwand: Ihre Mitarbeiter müssen alle Notwendigen Informationen mühsam manuell zusammentragen, wenn sie offene Posten klären wollen. 

Kommunikationsschleifen: Der aktuelle Stand der Dinge muss wieder und wieder abgeglichen werden, um geeignete Folgemaßnahmen ergreifen zu können.

Ressourcen-Schwund: Für die Offene-Posten-Verwaltung gehen Ihnen zeitliche, personelle und finanzielle Ressourcen verloren, die an anderer Stelle fehlen.

Hohe Durchlaufzeit: Der lange Bearbeitungsprozess treibt den DSO und die Forderungsrisiken in die Höhe und beeinflusst negativ das Working Capital.

Riskierte Kundenbeziehung: Ineffiziente Prozesse belasten das Verhältnis zum Kunden, der möglicherweise ungerechtfertigt angemahnt wird.

Frustrierte Mitarbeiter: Ihre Mitarbeiter sitzen in einer ermüdenden Bearbeitungsschleife fest und müssen den Unmut untereinander aushalten.

Belastete Liquidität: Hohe Prozess- sowie Kapitalkosten und Kapitalbindung verursachen eine große Belastung der Kostenstruktur Ihres Unternehmens.

Gehemmtes Wachstum: Die resultierende reduzierte Risiko- und Investitionsbereitschaft hemmt insgesamt Ihr Unternehmenswachstum.

Dispute Management mit Bilendo

Offene Posten verwalten und klären mit Bilendo an Ihrer Seite

 

Offene-Posten-Verwaltung mit Bilendo

Bilendo ist eine Cloud-Plattform, die Ihrem Unternehmen dabei hilft, Ressourcen einzusparen, die Sie beim effektiven Verwalten von Forderungen aufwenden müssen. Zentraler Bestandteil dieser Leistung ist die optimierte Klärung offener Posten in der Debitorenbuchhaltung. 

Automatische Workflows (AR Automation), die Sie selbst nach Bedarf konfigurieren können, helfen dabei, Mahnstopps zu setzen, den Vertrieb zu involvieren, einen Vorgang zu eskalieren und geeignete Folgeaktionen anzustoßen. Auf diese Weise bleibt nichts liegen oder unbemerkt. Wenn ein Kunde nicht zahlt, ganz gleich aus welchem Grund, setzt automatisch der Klärungsprozess ein.

Durch die Darstellung auf einer Plattform arbeiten alle am Prozess Beteiligten abteilungsübergreifend in Ihrem Unternehmen an einer zentralen Stelle. Für jeden ist die Übersicht über alle offenen Posten in Echtzeit und mit wenigen Klicks verfügbar. Informationsasymmetrien sind damit ausgeschlossen.

Die Kommunikation auf einer Plattform vermeidet zum einen fehleranfällige Medienbrüche und vereinfacht zum anderen die Abstimmung zwischen den Abteilungen. Der aktuelle Stand der Dinge (wie zum Beispiel Absprachen mit dem Kunden) ist jedem Mitarbeiter sofort klar und kann direkt kommuniziert werden. 

Ihre Mitarbeiter erfahren umfassend Entlastung, denn die workflow-basierte Automatisierung übernimmt den organisatorischen Aufwand, wenn es darum geht offene Posten zu klären. Da Bilendo sich durch hohe Anwenderfreundlichkeit auszeichnet, entfallen aufwendige Schulungen und Einarbeitungszeiten. Das moderne Design sorgt zudem für Spaß bei der Anwendung.

Durch effizientes Klärungsmanagement sparen Sie Prozesskosten ein und durch die reduzierte Debitorenlaufzeit gehen Zahlungen schneller auf Ihrem Konto ein. Sie sichern also insgesamt die Liquidität Ihres Unternehmens und sorgen so für ein stabiles Wachstum.

Wenn Sie jetzt gleich unverbindlich herausfinden wollen, wie Bilendo Ihren Prozesskosten im Dispute Management reduzieren kann, nutzen Sie unseren kostenlosen Rechner:

 


Sie sehen die große Hebelwirkung, die Bilendo auf Ihr Unternehmen haben kann. Falls Ihnen die Verbesserung unrealistisch oder zu optimistisch erscheint, scheuen Sie sich nicht, unverbindlich Kontakt aufzunehmen und unser Versprechen auf Herz und Nieren zu prüfen. Gerne errechnen wir einen vollständigen Business Case individuell für Ihr Unternehmen. 

 


***

Management Summary

  • Da die Gründe für den Zahlungsverzug vielfältig sein können, ist auch die interne Abstimmung meist schwierig.
  • Wenn Ihre Mitarbeiter offene Posten klären, dann stecken sie in einem zeitraubenden, kostenintensiven sowie frustrierenden Prozess fest.
  • Mangelhafte Klärungen (Dispute Management) belasten den Order-to-Cash-Prozess und damit Ihr Unternehmen als Ganzes.
  • Durch den Einsatz einer Cloud-Plattform und Workflow-basierte Automatisierung für die Offene-Posten-Verwaltung können Sie Ihr Unternehmen finanziell und Ihre Mitarbeiter organisatorisch umfassend entlasten.