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28. März 2022 Florian Kappert
Credit Management für Buchhalter 11 Min.
Wenn im Order-to-Cash-Prozess alles glatt läuft, kommen Sie nach erbrachter Leistung in einem kalkulierbaren Zeitraum an Ihr Geld. Doch leider ist dieser gesamte Prozess so komplex und die vielen Teilprozesse sind so aufwendig, dass es immer wieder zu Verzögerungen und folglich zu hohen Kosten kommt.
In diesem Artikel zeigen wir auf, wie die Cloud-Plattform Bilendo an der alles entscheidenden Stellschraube dreht: sie nimmt Komplexität aus dem Debitorenmanagement und trägt so erheblich dazu bei, den Order-to-Cash-Prozess zu automatisieren und zu optimieren.
Beim Order-to-Cash-Prozess sind viele Abteilungen in Ihrem Unternehmen involviert: Marketing, Vertrieb, Pricing, Lagerhaltung, Finanzen, Kundenservice usw. Viele Unternehmen kämpfen mit Silo-Strukturen, denn jede Abteilung hat eigene Zielsetzungen, eigene Routinen, arbeitet mit eigenen Systemen und Kommunikationsmedien. Bei einem abteilungsübergreifenden Prozess wie dem Order-to-Cash entstehen dadurch Hürden und Brüche, die zu Aufwand, Zeitverlust und gesteigerten Prozesskosten führen.
Eingesetzte ERP-Systeme (wie beispielsweise SAP) können dieses Problem nur teilweise lösen. Sie sind extrem leistungsfähig, aber gerade deswegen hoch kompliziert und unflexibel - und darum ein Teil des Problems "Komplexität".
Gerade das Debitorenmanagement als wichtiger Teilbereich im Order-to-Cash-Prozess leidet aufgrund der komplexen Abläufe an einer mangelhaften Effizienz. Infolge ist die Forderungslaufzeit mit ihrer Kennzahl DSO höher, als sie sein müsste, ist Liquidität im Forderungsprozess gebunden und das Debitorenrisiko unverhältnismäßig hoch.
Komplex ist das Debitorenmanagement, weil abteilungsübergreifende Vorgänge nicht zentral abgebildet werden können, weil die interne Kommunikation abenteuerliche Wege geht und weil viele manuelle Tätigkeiten notwendig sind. Das kostet Zeit und Nerven, hebt die Fehlerquote und den Stressfaktor.
Wichtig ist ein ganzheitlicher Ansatz, der schon da anfängt, bevor Probleme entstehen. Wichtig ist eine Software, die diesen Ansatz mitbringt, ohne Zusatzaufwand und Extrakosten zu verursachen. Die nicht als großes IT-Projekt daherkommt, sondern als Add-on in Ihr bestehendes ERP-System einfach zu integrieren ist und dieses noch besser macht. Die Ihre Mitarbeiter entlastet und Freiräume schafft für gewinnbringende Tätigkeiten.
Bilendo ist eine Cloud-Plattform, die Ihnen hilft, diesen besonders empfindlichen Kernprozess des Order-to-Cash zu automatisieren, das Debitorenmanagement, und dadurch den Kostendruck im Finanzbereich erheblich zu reduzieren.
Dabei machen eine Reihe von Leistungsmerkmale den Schlüssel zum Erfolg mit Bilendo aus:
Mithilfe der multiplen Einstellungsmöglichkeiten und der individuellen Konfiguration der Workflows entscheiden Sie selbst, wie Ihnen die Software am besten dient (und nicht umgekehrt). Das macht Sie unabhängig von zeitintensivem und teurem Customizing.
Wie sich die genannten Punkte im Detail beim Debitorenmanagement nützlich machen und für einen hürdenfreieren und automatisierten Order-to-Cash-Prozess in Ihrem Unternehmen sorgen, beschreiben wir im Folgenden.
Gute Prozesse beginnen immer mit einem klaren Bild: Wie steht es ums Unternehmen und um die Kunden? Hier setzt der ganzheitliche Ansatz von Bilendo an:
Für eine sichere Entscheidungsfindung benötigen Sie alle relevanten KPIs, und zwar in Echtzeit und visuell anschaulich dargestellt. Mithilfe der Reporting-Funktion von Bilendo behalten Sie den Überblick über die tagesaktuelle Performance aller Teilprozesse beim Order-to-Cash. Von besonderer Bedeutung ist hierbei, dass Sie über die erwähnten flexiblen Einstellungsmöglichkeiten verfügen, debitorische Prozesse individuell auswerten können und Ihre unterschiedlichen Geschäftsbereiche vergleichbar machen.
Reporting sorgt für volle Transparenz im Order-to-Cash
Indem Sie alle debitorischen Prozesse Ihres Unternehmens standortübergreifend im Blick behalten, können Sie ganz genau nachsteuern, wenn sich Schwachstellen abzeichnen - bevor aus diesen Schwachstellen handfeste Probleme werden.
Mit der Credit-Scoring-Funktion von Bilendo gelingt Ihnen eine punktgenaue Risikobewertung jedes einzelnen Debitoren. Indem Sie die Kreditwürdigkeit Ihrer Kunden im Blick behalten, und zwar mithilfe externer Informationen (z. B. über eine Auskunftei) wie selbst erhobener Daten, können Sie Maßnahmen ergreifen, um Risiken wie Zahlungsverzug oder -ausfall vorzubeugen, die den Order-to-Cash-Prozess in Ihrem Unternehmen sabotieren.
Neue Kreditlimite effektiv kommunizieren
Mit Bilendo können Sie unternehmens- und branchenrelevante Parameter für die Bewertung flexibel einstellen und gewichten. Die Daten werden automatisch aktualisiert, wodurch die beispielsweise mühsame Pflege einer Excel-Liste für diese Daten entfällt. Sie sind in der Lage, Risikoklassen festzulegen, die eine Interpretation der einzelnen Scores erleichtern.
Die Risikobewertung spielt zum Beispiel für Ihren Vertrieb eine zentrale Rolle, denn wenn diese a) immer topaktuell und b) ohne Umwege einsehbar ist, können Entscheidungen schneller und sicherer getroffen werden.
Der Order-to-Cash-Prozess beginnt mit dem Geschäftsabschluss. Es gehört zu den Aufgaben eines Vertriebsmitarbeiters, vor Ort mit dem Kunden Kreditentscheidungen zu treffen. Mit Bilendo versetzen Sie diesen Mitarbeiter in eine optimale Verhandlungsbasis, denn er hat auf seinem Smartphone alle relevanten Informationen über einen Kunden dabei.
Wie hielt der Kunde es in der Vergangenheit mit Zahlungszielen? Kann man ihm ein längeres einrichten? Wie viele Forderungen sind noch offen, ehe eine neue hinzugefügt wird? Wie sah es bisher mit dem Kreditlimit aus und wurde schon eine Entscheidung über ein neues Limit getroffen? In welcher Risikoklasse steht der Kunde?
Die oft langwierige Warterei auf Rückmeldungen aus der Buchhaltung hat ein Ende, denn alle Informationen werden an einer zentralen Stelle gepflegt und können ohne Kommunikationsumwege direkt eingesehen werden.
Das Debitorenrisiko 360° im Blick
In diesem Moment ist die ideale Ausgabenbasis für einen optimierten und automatisierten Order-to-Cash-Prozess geschaffen. Ihre Mitarbeiter können Kunden sofort richtig einschätzen und für einen idealen Geschäftsabschluss sorgen.
Topaktuelle und transparent abgebildete Informationen sind die eine Seite. Doch die nützen Ihnen kaum etwas, wenn Ihr System es nicht zulässt, dass Sie mit diesen Informationen auch vernünftig umgehen. Entscheidend ist, dass Folgeprozesse gut aufeinander abgestimmt sind und sinnvoll ablaufen.
Komplexität bedingt einen weiteren Fallstrick für ein effizientes und automatisiertes Order-to-Cash, und zwar die mangelnde Kontinuität. Wirklich gute Prozesse laufen kontinuierlich und nicht blockweise ab, denn Letzteres bedeutet einen empfindlichen Zeitverlust.
Beim Debitorenmanagement wird aber üblicherweise viel blockweise gearbeitet, denn es sind viele manuelle Schritte notwendig (zum Beispiel das Aktualisieren der Offene-Posten-Liste) und die macht man am besten gebündelt und nicht immerzu ein bisschen.
Wenn Sie tatsächlich erfolgreich Aufwand im Order-to-Cash abbauen wollen, dann setzen Sie auf sinnvoll automatisierte, kontinuierliche Abläufe.
Automatisierung macht nur dann Sinn, wenn Sie die damit zusammenhängenden Workflows selbst festlegen können: Wann läuft ein Prozess wie ab, wer wird involviert und muss sich welche Daten ansehen? Ohne mühsames Zusammentragen irgendwelcher Informationen, die in beliebigen Formaten irgendwo gespeichert und hervorgekramt werden müssen, um auf unterschiedlichen Kanälen an verschiedene Kollegen kommuniziert zu werden.
Genau dafür wurde Bilendo entwickelt: Bilendo ist eine AR-Automation-Plattform. Sie sorgt für kurze Wege, für eine direkte und schlanke Kommunikation, für gebündelte Informationen, automatische Abläufe, und reduziert auf diese Weise die Komplexität Ihrer debitorischen Prozesse, deren Zeitaufwand und Kosten.
Workflow-basierte Automatisierung mit Bilendo
In Ihrer Architektur als Cloud-Software liegt die Möglichkeit der Bilendo-Plattform begründet, für maximale Transparenz und Übersicht zu sorgen. Alle im Unternehmen haben jederzeit und von jedem Standpunkt mit jedem Endgerät Zugriff auf jede wichtige Information.
Da Sie die gewünschten Workflows selbst definieren, entfällt aufwändiges, zeitintensives und kostspieliges Customizing. Das macht Sie flexibel und unabhängig, um im Geschäftsalltag proaktiv auf Veränderungen sofort reagieren zu können.
In vielen Unternehmen geht dem eigentlichen Rechnungsversand ein recht umständlicher Freigabeprozess voran. Wenn Erstellung, Freigabe und Versand einer Rechnung drei verschiedene Schritte sind, die jeweils blockweise stattfinden und vor allem durch manuelle Tätigkeiten geprägt sind, sind Aufwand und Zeitverlust nicht die Ausnahme, sondern die Norm.
Manche Rechnungen bleiben länger liegen (obwohl die Zahlungsfrist schon läuft) und gehen verspätet beim Kunden ein - entsprechend verspätet verzeichnen Sie die Zahlung auf Ihrem Konto.
Indem Sie mit Bilendo für einen einzigen Prozess sorgen, der mithilfe von Workflows automatisiert kontinuierlich und an einer zentralen Stelle abläuft, sparen Sie sich wertvolle Zeit, manuelle Aufwände und ganz nebenbei auch noch viel Zettelwirtschaft.
Bei Zahlungsstörungen ist die Frage, ob eine Rechnung überhaupt verschickt wurde, und vor allem durch wen, mit wenigen Klicks geklärt. Und schon ist ein komplexer Prozess ein gutes Stück schlanker und macht Folgeprozesser besser.
Wenn ein Kunde nicht zahlt, ist ein automatischer Mahnversand nur in Standardfällen möglich. Denn meist - und damit wären wir wieder bei der Komplexität - muss erst einmal geklärt werden, was die Ursache für den Zahlungsverzug ist. Doch leider ist genau in diesem Punkt die interne Kommunikation gar nicht so einfach.
Zum einen, weil Sie mit einem unzureichenden System arbeiten. Die einfache Klärungsnotiz im Buchungstext, wie sie in SAP üblich ist, reicht nicht aus, um einen Vorgang umfassend zu klären. Zum anderen, weil Ihre Mitarbeiter mit der Offene-Posten-Liste arbeiten und die unangenehme Aufgabe haben, diese dem Vertrieb hinterherzutragen, der sie dann zähneknirschend abarbeitet. Der Aufwand ist für alle Beteiligten enorm, weil viele manuelle Schritte und viel Kommunikation drumherum notwendig sind.
Die interne Abstimmung ist problematisch und voller Hürden, was an den oben beschriebenen Silo-Strukturen zwischen den Abteilungen liegt, an den Medienbrüchen bei der Kommunikation (von der Excel-Liste zur E-Mail, zum Telefonat, zur handschriftlichen Notiz etc.), an den unterschiedlichen Interessen und Zielsetzungen (der Vertrieb fokussiert Kundenzufriedenheit, die Buchhaltung den zügigen Zahlungseingang).
Abstimmung im O2C ohne Medienbrüche und Abteilungsgrenzen
Die aufwendige interne Klärung ist schuld daran, dass Mahnungen nur blockweise und nicht kontinuierlich rausgehen. Wenn Sie im Detail hinterfragen müssen, wer mit welchem Kunden was wann abgesprochen hat und wo welche Dokumente (Verträge, Rechnungen etc.) liegen, dauert es endlos, bis eine Mahnung freigegeben werden kann, bis sie beim Kunden eingegangen ist, bis er die Rechnung endlich begleicht. Infolge zieht sich der Order-to-Cash-Prozess in die Länge und der DSO-Wert sowie das Debitorenrisiko steigt an.
Sichern Sie sich mit Bilendo ein sinnvoll automatisiertes Mahnwesen und eine individuelle Herangehensweise für die Problemfälle abseits der Standardfälle. Durch die transparente Darstellung an einer zentralen Stelle wird das manuelle Abarbeiten der Offene-Posten-Liste überflüssig und durch die selbst konfigurierten Workflows gehen Mahnungen kontinuierlich raus. Mit Bilendo verschlanken Sie den ganzen Prozess - und das notwendige Zeitfenster.
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Die Boston Consulting Group hat zum Thema Order-to-Cash-Plattform eine aufschlussreiche Studie veröffentlicht. Unter anderem wird darin hervorgehoben, wie so eine Plattform dazu beitragen kann, bis zu 30 % Kosten einzusparen und bis zu 3 % mehr Umsatz zu machen, indem sie Unternehmen dabei hilft, Komplexität zu reduzieren.
Die Bilendo-Plattform spiegelt genau diesen Ansatz. Bilendo nimmt für Sie Komplexität aus dem Debtitorenmanagement, indem sie Aufwände reduziert durch:
Die Folgen eines effizienteren Debitorenmanagements bekommt Ihr Unternehmen als Ganzes zu spüren:
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