Artikel Inhalt
08. März 2022 Florian Kappert
Workflows & Automatisierung für Finance Executive 7 Min.
Von der Bestellung bis zum Zahlungseingang ("Order-to-Cash") kann eine Menge passieren. Es laufen viele Teilprozesse ab, viele Zuständigkeiten innerhalb eines Unternehmens werden berührt.
Ihr Unternehmen hat das Potenzial zu expandieren und zu wachsen, aber der dadurch zunehmende Aufwand im Finanzbereich steht einer Kosteneinsparung und langfristig gesicherten Liquidität im Weg. Außer, Sie digitalisieren den Order-to-Cash-Prozess und setzen auf eine zentrale Plattform. Sie sparen 15 - 30 % der Kosten ein, die durch einen ungünstigen Ablauf im Order-to-Cash entstehen.
Umsatz und Wachstum sind das ideale Ergebnis erfolgreicher Geschäftsprozesse. Skalierbarkeit ist hierbei ein Schlüsselbegriff, also Expansion ohne steigenden Aufwand. Doch leider wachsen viele Unternehmen nicht skalierbar und die Expansion geht mit linear oder überproportional hohem Aufwand einher. Folglich fallen Umsatz und Gewinn geringer aus und Einsparungen sind kaum möglich oder bedeuten empfindliche Einschnitte. Dadurch wird wiederum das Wachstum gehemmt, das Umsatzwachstum bleibt hinter den Erwartungen etc.
Aufwände entstehen vor allem in einem Kernprozess in Ihrem Unternehmen, beim "Order-to-Cash-Prozess". Hintergrund liegt in den vielen weitverzweigten Teilprozessen, die vom Bestellvorgang bis zum Zahlungseingang ablaufen, hochkomplex sind und zahlreiche Abteilungen berühren. Die einzelnen Prozessschritte können nicht harmonieren, es entstehen Brüche und der Prozess des Order-to-Cash als Ganzes dauert zu lange, ist zu umständlich und verursacht enorm hohe Kosten.
Ein einfacher Vorgang wie beispielsweise eine Online-Bestellung ruft eine Menge Teilbereiche im Unternehmen auf den Plan:
Entsprechend groß ist der Aufwand, abteilungsübergreifend abzustimmen und Prozesse am Laufen zu halten.
Schlüsselaufgabe für alle Teilbereiche ist hier das Credit Management.
Ein Credit Manager stellt die Schnittstelle zwischen Vertrieb und Buchhaltung dar und schafft durch das Credit Controlling eine umfassende Informationsgrundlage für ein optimiertes Working Capital.
Maßnahmen hierfür sind:
Durch die Aufsplittung in verschiedene Zuständigkeiten und Kompetenzen ist eine jeweils hoch spezialisierte Erfüllung der Aufgaben möglich.
Nachteil hierbei ist jedoch, dass ein reibungsloser Ablauf ohne Prozessbrüche nicht immer gewährleistet ist.
Idealerweise läuft der gesamte Order-to-Cash-Prozess digitalisiert auf einer Cloud-Software ab. Alle beteiligten Mitarbeiter arbeiten im Rahmen ihrer Zuständigkeit, aber bereichsübergreifend an einem Prozess mit und führen ihn zu einem zügigen und nicht unterbrochenen Abschluss.
Durch den Einsatz einer zentralen cloudbasierten Order-to-Cash-Plattform verschwindet ein Großteil des Aufwands, und zwar aus verschiedenen Gründen:
Zentrale Abbildung: Alle Teilprozesse werden an einer Stelle abgebildet und damit überschaubar und transparent.
Abteilungsübergreifende Kommunikation: Die Abstimmung zwischen den Abteilungen wird vereinfacht.
Einheitlicher Wissensstand: Alle sind mit wenigen Klicks auf dem topaktuellen Wissensstand, Dokumente und Verträge sind jederzeit einsehbar.
Vermiedene Medienbrüche: Umwege über E-Mail, Telefon, handschriftliche Notiz, Excel und doch wieder Ausdruck auf Papier werden überflüssig.
Automatisierte O2C-Prozesse: Viele Teilprozesse laufen automatisiert und damit beschleunigt ab. Das schont wichtige Ressourcen.
Weniger manuelle Tätigkeiten: Der Anteil manueller Prozessschritte nimmt ab, das sorgt für Entlastung und reduzierte Kommunikationsschleifen.
Geringere Fehlerquote: Nichts bleibt liegen, wird übersehen oder verschoben, weil wesentliche Mitarbeiter im Urlaub, krank oder im Stress sind.
Vermiedene Zettelwirtschaft: Vorgänge müssen für Absprachen nicht mehr ausgedruckt und herumgereicht werden. Das schont den Drucker und die Umwelt.
Insgesamt - und das ist das Kernargument - schwindet der Aufwand, wenn Sie Ihren Order-to-Cash-Prozess digitalisieren, weil Sie mithilfe einer zentralen Plattform für eine reduzierte Komplexität jedes einzelnen Teilprozesses sorgen.
Reduzierte Komplexität bedeutet geschützte Ressourcen sowie beschleunigte und darum kostengünstigere Prozesse. Genau darin liegt das große Einsparpotenzial. Einer Veröffentlichung der Boston Consulting Group nach sind durch den Einsatz einer Order-to-Cash-Plattform Einsparungen von 15 - 30 % möglich.
Mit Bilendo behalten Sie den Überblick über Ihren Order-to-Cash-Prozess und sparen sich Zeit und Aufwand.
Ein besonders aufwendiger und darum kostenintensiver Bereich im Order-to-Cash ist das Debitorenmanagement. Wenn es Ihnen hier gelingt, Komplexität rauszunehmen und zu digitalisieren, sichern Sie sich enorme Einsparungen.
Und das kann gelingen!
Mithilfe der Cloud-Plattform Bilendo reduzieren Sie den Aufwand, den die effektive Verwaltung von Debitoren üblicherweise verursacht, um ein Vielfaches.
Sie machen zum einen das Zahlungsverhalten Ihrer Kunden transparent (Stichwort Kreditlimit) und können auf Veränderungen unmittelbar reagieren. Dadurch sinken Forderungsrisiken. Zum anderen vereinfachen Sie die interne Abstimmung bei Zahlungsstörungen, machen einen effektiven Mahnprozess überhaupt erst möglich und ebnen so den Weg für einen zeitnahen Zahlungseingang.
Genau dieser Punkt ist Ihnen bestimmt sehr vertraut: Die interne Klärung ist ein einziger Hürdenlauf. Verantwortlich dafür sind Silostrukturen der einzelnen Abteilungen, Medienbrüche und Kommunikationsschleifen bei der Abstimmung, nicht einheitliche Wissensstände, unterschiedliche Interessen, wie zum Beispiel zwischen Vertrieb oder Buchhaltung, usw.
All das bedeutet einen immensen Zeitverlust und belastete Mitarbeiter, im Forderungsprozess gebundenes Kapital und in die Höhe getriebene Prozesskosten.
Indem Sie alle offenen Forderungen auf einer zentralen Plattform abbilden, schaffen Sie Hürden ab und sorgen Workflow-basiert für glatte Prozesse. Dadurch sinkt die durchschnittliche Zeit bis zur Zahlung um ca. 25 % (Days Sales Outstanding, DSO) und damit die Kapitalbindung im Forderungsprozess.
Und die gehen Ihnen auch nicht gleich wieder verloren, nicht durch Ihr Unternehmenswachstum und schon gar nicht durch ein riesiges IT-Projekt.
Gerade wenn Ihr Unternehmen expandiert, muss Ihre Buchhaltung oft schlagartig zig zusätzliche Debitoren verwalten. An diesem Punkt setzt die Skalierbarkeit der Bilendo-Lösung an. Es spielt keine Rolle, wie viele Debitoren in Ihrem System bereits vorhanden sind oder en bloc dazukommen. Die Datenübertragung ist mit wenigen Klicks getan, Sie brauchen kein zusätzliches Personal.
Bilendo ist kein ERP-System, das eine monatelange Implementierung oder kostspieliges Customizing erfordert, im Gegenteil. Bilendo ist ein Add-on zu Ihrer bestehenden ERP-Lösung und sehr einfach zu integrieren. Die Einsparungen durch die Nutzung liegen weit über den Kosten für die Nutzung, was auch Andre Everts bestätigen kann:
"Ich bin positiv überrascht, wie effizient Bilendo tatsächlich ist. Erfahrungsgemäß werden die Einsparungen bei der Einführung neuer Software zumindest im ersten Jahr von den entstehenden Kosten übertroffen. Bilendo aber konnte uns mit einem Business Case, der sich innerhalb eines Jahres selbst deckt, überzeugen und begeistern. Unser Einsparpotenzial wird die Kosten schon bald übertreffen."
Andre Everts, Tiemeyer Gruppe
Kaufmännischer Leiter
Die Tiemeyer Gruppe hatte bereits mehrere Softwareanwendungen für die verschiedenen Finanzprozesse im Einsatz - auch in der Debitorenbuchhaltung.
Die Arbeit mit verschiedenen Tools hat jedoch immer wieder zu zeit- und kostenintensiven Kommunikationsschleifen geführt. Schwierig war vor allem die Kommunikation bei der internen Klärung offener Posten, die sich über verschiedene Abteilungen und unter Einsatz unterschiedlicher Medien erstreckte, was zu großem Zeitverlust und hohem wiederkehrendem manuellem Aufwand führte.
Darum hat die Tiemeyer Gruppe gezielt nach einer Lösung gesucht, um ihre debitorischen Prozesse automatisiert zu optimieren und die Störungen im Zahlungsverhalten der Kunden in den Griff zu bekommen.
Mehr über die Anforderungen, die Motivation, den Umfang der Implementierung und die kurzfristigen Erfolge erfahren Sie in unserer Erfolgsgeschichte mit der Tiemeyer Gruppe.
***
Unser kostenloser Debitorenmanagement-Guide zeigt Ihnen, wie in Ihrem Debitorenmanagement enorm hohe Kosten entstehen und was Sie konkret dagegen tun können - in kurzer Zeit und ohne großes IT-Projekt.
Verwandte Inhalte
KOSTENFREIER GUIDE
✓ Wie Sie an den entscheidenden Stellschrauben drehen und Ihre Zahlen verbessern.
