Success Story: Tiemeyer Gruppe

Ausgangssituation

Die Tiemeyer Gruppe hatte bereits mehrere Softwareanwendungen für die verschiedenen Finanzprozesse im Einsatz. Insgesamt war die Softwarelandschaft schon gut organisiert und viele der relevanten Prozesse waren weitgehend automatisiert. 

An vielen Stellen, auch in der Debitorenbuchhaltung, arbeiteten die Mitarbeiter zentralisiert und überblickten das ganze Unternehmen. Die Arbeit mit verschiedenen Tools hat jedoch immer wieder zu zeit- und kostenintensiven Kommunikationsschleifen geführt. Schwierig war vor allem die Kommunikation bei der internen Klärung offener Posten, die sich über verschiedene Abteilungen und unter Einsatz unterschiedlicher Medien erstreckte, was zu großem Zeitverlust und hohem wiederkehrendem manuellem Aufwand führte.

Darum hat die Tiemeyer Gruppe gezielt nach einer Lösung gesucht, um ihre debitorischen Prozesse automatisiert zu optimieren und die Störungen im Zahlungsverhalten der Kunden in den Griff zu bekommen. Dafür hatte sich das Unternehmen bereits verschiedene Systeme angesehen, bis dato jedoch keinen überzeugenden Anbieter finden können.

Motivation & Anforderung

In der Hauptmotivation der Tiemeyer Gruppe ging es vor allem um die Menschen im Unternehmen. Die Mitarbeiter aus den Fachabteilungen sollten entlastet und die Prozesse in den Bereichen Debitorenmanagement, Forderungsmanagement und Mahnwesen beschleunigt werden.

Die Fachkräfte in der Buchhaltung und im Credit Management hatten mit einer steigenden Arbeitslast zu kämpfen und waren mit den immer wiederkehrenden manuellen Aufgaben wie der Verfolgung der Offene-Posten-Listen zunehmend unzufrieden. 

Das Fazit für Andre Everts: "Wir müssen unsere Mitarbeiter dringend entlasten!"

Eine zusätzliche Motivation für die Einführung einer unterstützenden Software war das Problem, dass die Prozesslandschaft im Forderungsmanagement sehr personenabhängig organisiert war. Das heißt, Krankheit oder Urlaub von verantwortlichem Personal legte mehrere Prozesse lahm, was vor allem in der Debitorenbuchhaltung zu Stillstand und deutlich späteren Zahlungseingängen führte. 

Zudem waren Rechnungszahlungen oft schwer zu verwalten, wenn vorläufige Zahlungen in bar vorgenommen worden waren, und außerdem interne Kontrollen über deren Verbleib nicht möglich, weil hierfür schlicht die technischen Möglichkeiten nicht vorhanden waren.

Die Erfolgsgeschichte mit Porsche Inter Auto hatte Tiemeyer endgültig dazu motiviert, Bilendo genauer anzusehen. "Das klingt nach dem System, das wir schon lange suchen", so Herr Everts.

Umfang & Implementierung

Als die Entscheidung für Bilendo getroffen war, wollte das Unternehmen das Risiko einer langwierigen und schließlich nicht erfolgreichen Implementierung einschränken. Dazu hat Tiemeyer Bilendo zunächst mit einem Proof-of-Concept (POC) beauftragt. Bilendo hat in diesem Zusammenhang die komplette Projektierung und die Abstimmung mit allen betroffenen Projektteilnehmern übernommen.

Über den Zeitraum der Implementierung haben sich Tiemeyer und Bilendo in wöchentlichen Meetings ausgetauscht und gemeinsam die Einführung möglich gemacht. Dabei hat Bilendo besonderen Wert darauf gelegt, dass möglichst wenige Ressourcen aus den Fachabteilungen und möglichst keine IT-Ressourcen von Tiemeyer im Projekt gebunden werden.

Obwohl das Unternehmen zeitgleich SAP einführte, konnte Bilendo parallel und mit geringem Aufwand im gesamten Unternehmen erfolgreich eingerichtet und die IT-Ressourcen von Tiemeyer weitgehend geschont werden. Das laufende Alltagsgeschäft war zu keiner Zeit beeinträchtigt oder sogar gestört - und läuft, wenn der Plan aufgeht, in Zukunft noch besser.

Für Fragen oder Feedback war während des gesamten Projekts ein fester Ansprechpartner bei Bilendo erreichbar.

Kurzfristige Erfolge und Ausblick

Bereits kurze Zeit nach der Einführung von Bilendo konnte Tiemeyer die Auswirkungen der automatisierten Prozesse spüren. Die Mitarbeiter der Fachabteilungen sind deutlich entlastet und zudem produktiver und zufriedener mit ihrer Arbeit. 

Mit dem Einsatz von Bilendo hat der Finanzbereich jetzt ein starkes Tool an der Hand, um auch interne Kontrollen durchzuführen und die Arbeitsqualität anhand des Reporting-Features zu überblicken und zu optimieren. Bilendo beantwortet ganz einfach die Frage: "Wer hat was und wann gemacht?" 

In den kommenden Monaten ist zu erwarten, dass die Anzahl der Rückfragen von Kunden deutlich weniger werden, sich die durchschnittliche Zeit bis zur Zahlung von Rechnungen verkürzt und der Aufwand bei der Rücksprache mit Kollegen abnimmt. 

Ebenfalls ist zu erwarten, dass sich der DSO-Wert um 10-15% reduziert und infolge die Liquidität der Tiemeyer Gruppe verbessert. Das hilft dem Unternehmen bei seinem Vorhaben zu expandieren, wobei die dabei entstehende Mehrarbeit in der Debitorenbuchhaltung über Bilendo statt über zusätzliches Personal aufgefangen werden kann. 

Kosteneinsparungen standen bei Tiemeyer nie im Vordergrund, dennoch konnte Bilendo mit einem sehr positiven Business Case punkten:

"Ich bin positiv überrascht, wie effizient Bilendo tatsächlich ist. Erfahrungsgemäß werden die Einsparungen bei der Einführung neuer Software zumindest im ersten Jahr von den entstehenden Kosten übertroffen. Bilendo aber konnte uns mit einem Business Case, der sich innerhalb eines Jahres selbst deckt, überzeugen und begeistern. Unser Einsparpotenzial wird die Kosten schon bald übertreffen."

Andre Everts, Tiemeyer Gruppe
Kaufmännischer Leiter