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Die Vergölst GmbH ist eine Handelskette für Reifen- und Autoservice mit über 450 Standorten in Deutschland, die sich in eigene und Partnerbetriebe aufteilen. Zum Produkt- und Leistungsspektrum zählen Reifen, Felgen, Kompletträder, Reifenwechsel, Radmontage und anfallende Reparaturarbeiten. Vergölst kümmert sich zudem um eine umweltgerechte Altreifenentsorgung. Heute ist Vergölst ein Tochterunternehmen der Continental AG.
Mit dem zunehmenden Wachstum des Unternehmens deutete sich in den vergangenen Jahren die steigende Komplexität als Herausforderung an. Hintergrund sind die über 85.000 aktiven Debitoren, die in Mahnläufen und Klärungsfällen stecken und entsprechende Aufwendungen in Anspruch nehmen. Neben ihrer hohen Anzahl machen auch die großen Unterschiede unter den Debitoren einen Großteil dieses Aufwands aus. Ihre Verwaltung ist komplex und wird darum teilweise zur Sisyphusarbeit.
Schon seit mehreren Jahren hatte Vergölst ein digitales Kreditmanagement-System im Einsatz, welches das Unternehmen selbst mitbegründet und aktiv mitgestaltet hat.
Um ihren hohen Qualitätsansprüchen im Credit Management nach wie vor gerecht zu werden, beschäftigte sich Vergölst mit potenziellen Anbietern, um die systematische Softwareunterstützung im Credit Management auf höchstmöglichem Niveau weiterführen zu können. Denn ohne würde die Arbeit deutlich an Qualität und Effizienz verlieren, würde die zunehmende Komplexität im Debitorenmanagement in Zukunft nicht mehr zu meistern sein.
Die neue Software-Lösung sollte alle Funktionen des damals genutzten Systems besitzen und dazu noch um einiges effizienter und durchdachter funktionieren. Vergölst wollte endlich modernisieren und den neuesten technologischen Standard etablieren.
Intelligente Workflows sollten geschaffen werden, um Fehler zu vermeiden, die hohe Qualität im Credit Management beizubehalten und noch weiter zu verbessern. Zudem sollten möglichst viele Teilprozesse automatisiert werden, damit das Team von Vergölst die große Anzahl und Verschiedenheit ihrer Debitoren bewältigen konnte, ohne in zeitfressenden Routineaufgaben unterzugehen.
Nicht zuletzt spielten die Nutzerfreundlichkeit und das "Feeling" der Plattform eine wichtige Rolle im Auswahlprozess, da Vergölst plante, intern möglichst schnell und reibungslos Akzeptanz für das neue System herbeizuführen.
Übergeordnet sollte die Lösung vor allem einer Erwartung entsprechen: Sie sollte dabei helfen, die Wahrscheinlichkeit von Zahlungsausfällen so gering wie möglich zu halten, durch Überblick, Kontrolle und optimierte Credit-Management-Prozesse. Mittelfristig sollten die verhinderten Ausfälle in Summe größer als das monatliche Investment in die Lösung sein und somit ein zügiger ROI erreicht werden.
Für die Ausschreibung erstellte Vergölst ein Lastenheft, in dem alle Anforderungen an die neue Lösung zusammengefasst waren, und mögliche Anbieter wurden evaluiert. Die Entscheidung fiel schließlich auf Bilendo, da der vorgestellte Business Case überzeugte.
Zum Start der Implementierung definierten die Entscheidungsträger von Vergölst und Bilendo klare Ziele und eine verbindliche Deadline für das Onboarding. Zu diesem Zeitpunkt erfüllte Bilendo etwa 60% der erwarteten Anforderungen, beispielsweise sollten weitere Schnittstellen implementiert werden, welche die Bilendo-Plattform zu diesem Zeitpunkt noch nicht abbilden konnte.
Im regelmäßigen Austausch wurden die restlichen Must-Have-Anforderungen gemeinsam mit Vergölst abgesprochen und zügig in der Entwicklung von Bilendo realisiert. Während der gesamten Implementierung waren weder langatmige Termine nötig, noch mussten komplexe Tickets für die IT-Abteilung von Vergölst bearbeitet werden. Änderungswünsche wurden oft binnen Stunden umgesetzt.
Das Onboarding und die Entwicklung der gewünschten System-Anforderungen verliefen sehr effizient und Vergölst erhielt dank der engen Zusammenarbeit genau das System, das das Unternehmen braucht - und zwar pünktlich zum geplanten Go-Live-Datum mit der gewünschten Lösung.
Die Prozesse von Vergölst lassen sich heute in der Bilendo-Plattform sehr gut digitalisiert abbilden und durch Workflow-basierte Automatisierungen beschleunigen, wodurch Bilendo manuelle Aufwände für die Mitarbeiter auf ein Minimum reduziert. Gleichzeitig werden Fehler bei der Arbeit und personelle Abhängigkeit vermieden. Credit Manager können Risikoentscheidungen systemunterstützt besser treffen und so Forderungsrisiken minimieren.
Das Credit-Management-Team von Vergölst hat die Bilendo-Software sehr schnell akzeptiert, mehr noch: Schon während des Onboardings war die Vorfreude so groß, dass die Mitarbeiter ungeduldig auf das neue Tool warteten. Es war folglich kein umständlicher Change-Prozess gegen interne Widerstände nötig. Genau das ist der Grund, warum Bilendo einen so großen Wert auf hervorragende Usability legt.
Die Implementierung von Bilendo geht schnell, da die Plattform sehr selbsterklärend und intuitiv aufgebaut ist. Das zeigte sich aufs Neue darin, dass die Mitarbeiter von Vergölst innerhalb kürzester Zeit völlig autonom mit Bilendo arbeiten konnten.
Laut Christian Noack, Teamlead Credit Management bei Vergölst und einer der Projektverantwortlichen, ist genau das einer der großen Mehrwerte der Bilendo-Plattform: Die Mitarbeiter sehen intuitiv, welche Aufgaben und Prozessschritte anstehen, der gesamte Credit-Management-Bereich arbeitet viel kommunikativer zusammen.
Die Entlastung ist deutlich spürbar, auch bei der Verwaltung der Kreditlimite. Mithilfe der Funktion "Scoring & Risk" ist es kein Problem, mit einer begrenzten Anzahl von Mitarbeitern weiterhin die interne Credit Policy vollständig umzusetzen sowie relevante Prozessschritte und die aktive Kreditlimitvergabe zu managen. Credit Scoring und Limitprozess sind mit Bilendo eine Frage von wenigen Klicks für die notwendigen Workflows.
Christian Noack betont, wie zufrieden er mit der Akzeptanz im Team, insgesamt mit der pragmatischen Umsetzung und den top Ergebnissen für den kurzen Zeitraum ist. Bei der Zusammenarbeit mit Bilendo hatte er nach eigenen Angaben von Anfang an ein gutes Gefühl:
"Die Zusammenarbeit mit Bilendo ist zweifelsohne eine Erfolgsgeschichte, das kann man so sagen. Da sieht man, was mit einem jungen dynamischen Team möglich ist, das pragmatisch denkt, schnell umsetzt und proaktiv Verbesserungsvorschläge einbringt! Es gab keine komplizierten IT-Tickets, keine großartig langen Meetings. Stattdessen einfacher unkomplizierter Austausch und top Ergebnisse."
Christian Noack
Head of Credit Management bei Vergölst GmbH
In Zukunft ist eine weitere Prozessoptimierung zu erwarten, wenn Vergölst beginnt, das Dispute-Management-Feature von Bilendo zu nutzen und partnerschaftlich weiterzuentwickeln.
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