Die Größe Ihres Unternehmens macht es erforderlich, dass Sie Ihre Geschäftsprozesse mithilfe eines leistungsstarken ERP-Systems planen, steuern und verwalten. Gerade im Finanzbereich sind dabei glatte Prozesse wichtig, um die Liquidität zu sichern und Risiken bewertbar zu machen. 

Leider hapert es meist genau an der Stelle, denn leistungsstarke Systeme bringen eine enorme Komplexität mit sich - und das nagt an der Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter in der Debitorenbuchhaltung. Abhilfe schafft da eine Cloud-Lösung, die als Add-on zu Ihrem bestehenden System fungiert. Was das im Detail bedeutet, können wir Ihnen anhand von Bilendo zeigen.

 

Mitarbeiter der Debitorenbuchhaltung

Bei der täglichen Anwendung Ihres ERP-Systems haben die Menschen in Ihrem Unternehmen mit verschiedenen Problemen zu kämpfen. 

Mangelnde Anwenderfreundlichkeit führt dazu, dass die Module und Tools erst nach zeitintensiven Schulungen genutzt werden können. Diese Spezialisierung führt wiederum dazu, dass neue oder unerfahrene Kollegen nicht ohne Weiteres mitarbeiten können und Aufgaben sich nur mit organisatorischem Aufwand verteilen lassen.

Kein ERP-System wird allen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht, also sind Anpassungen notwendig. Doch dieses Customizing bringt den enormen Nachteil, dass es lange dauert und viel Geld kostet. Ihre Mitarbeiter müssen auf notwendige Anpassungen lange warten, dabei bräuchten sie spezifische Funktionalitäten oft unmittelbar, um effizienter arbeiten zu können.

Bei Problemen, Updates oder Systemumstellungen rotieren die Kollegen in der IT - und können sich vor Anfragen der einzelnen Abteilungen kaum retten. Dies führt zu unangenehmen Verzögerungen und lästigem Kommunikationsaufwand auf beiden Seiten.

Trotz des Funktionsumfangs sind bei den meisten ERP-Systemen viele manuelle Prozessschritte nötig, durch die beispielsweise bei der Forderungsbearbeitung eine enorme Zettelwirtschaft entsteht. Forciert wird dieser Mehraufwand durch Medienbrüche und durch die abteilungsübergreifende Kommunikation.

Urlaub oder eine anderweitig längerfristige Abwesenheit ist für Ihre Mitarbeiter der Debitorenbuchhaltung frustrierenderweise nur mit organisatorischem Mehraufwand und einer explodierenden To-do-Liste im Nachgang möglich.

Und auch diesen Aspekt sollten Sie nicht zu geringschätzen: Oft ist bei großen ERP-System wie SAP die Anwendungsoberfläche oldfashioned - dabei sind Ihre Mitarbeiter im digitalen Zeitalter privat wie geschäftlich mit vielen modernen Tools und Diensten vertraut, deren Anwendung Spaß macht und intuitiv von der Hand geht.

Den "Human Resources" zuliebe

Bilendo ist eine Cloud-Software, mit deren Hilfe Sie alle debitorischen Prozesse an einer zentralen Stelle abbilden und verwalten können. Das bringt für Ihre Mitarbeiter der Debitorenbuchhaltung eine Reihe von Vorteilen, die die beschriebenen Probleme mit einem Schlag lösen. 

  1. Einfache Anwendung

Bilendo zeichnet sich durch eine hohe Anwenderfreundlichkeit aus. Die Bedienoberfläche ist so konzipiert, dass sie ohne aufwendige Schulung und Einarbeitungszeit intuitiv genutzt werden kann. Das Frontend ist modern gestaltet und sorgt mit seinem innovativen Look für Spaß bei der Arbeit.

Funktionen können von Ihrer IT selbst konfiguriert und individuelle Einstellungen von jedem Anwender selbst vorgenommen werden - das macht teures und zeitintensives Customizing überflüssig. Sie und Ihre Mitarbeiter kennen Ihr Unternehmen am besten - also ist es nur folgerichtig, dass Sie Prozesse und Kommunikationswege selbst festlegen, um diese besser zu machen.

Als native Cloud-Software erspart Ihnen Bilendo aufwendige Updates und Systemeinstellungen, die Ihre Mitarbeiter regelmäßig aus dem Arbeitsfluss kegeln. Probleme oder Fragen können mit den Experten des Bilendo-Supports direkt geklärt werden.

  1. Erleichterte Kommunikation

Da Bilendo eine Plattform ist, ist die abteilungsübergreifende Kommunikation ein Kinderspiel. Dieser Punkt ist besonders wichtig, wenn es um die interne Klärung offener Forderungen geht. Üblicherweise verlangt dies Ihren Mitarbeitern der Debitorenbuchhaltung einen großen manuellen Aufwand ab. 

Ein Teil dieses Aufwands fällt auf Ihren Vertrieb ab, der sich mit der Offene-Posten-Liste herumschlagen muss. Das permanente Abarbeiten und Aktualisieren dieser Liste ist extrem zeitraubend - aber anders können Mahnungen nicht verschickt werden. 

Mithilfe von Bilendo können Sie die interne Klärung durch Workflows definieren: Wer wird in welchem Fall informiert, wann wird ein Vorgang eskaliert, wann wird ein Mahnstopp gesetzt oder aufgehoben. Mit wenigen Klicks sind alle Mitarbeiter der Debitorenbuchhaltung und des Vertriebs auf demselben aktuellen Stand der Dinge zu jedem Vorgang.  Außerdem liegen Dokumente (wie Verträge und Forderungen) an einer zentralen Stelle und sind ohne Umwege aufzufinden.

So vermeiden Sie Medienbrüche, sowie Bearbeitungsschleifen und reduzieren den täglichen Kommunikationsaufwand. Mahnungen gehen schneller und kontinuierlich statt blockweise raus und Zahlungen schneller ein.

  1. Spürbare Entlastung 

Repetitive, zeitintensive und fehleranfällige Vorgänge wie Klärungen und Mahnungen laufen Workflow-basiert automatisch ab. Das nimmt Komplexität aus den Abläufen und erhöht die Zuverlässigkeit. Insgesamt sorgen Sie für gründliche Entlastung, da Prozesse bei der Forderungsbearbeitung optimiert und gut strukturiert ablaufen. 

Ihre Mitarbeiter der Debitorenbuchhaltung können beruhigt eine Auszeit nehmen - Bilendo arbeitet im Hintergrund weiter. Alle Vorgänge sind von jedem im Team ohne Übergabe nahtlos fortführbar.


Den Mitarbeitern in der Debitorenbuchhaltung ein geeignetes Arbeitsumfeld schaffen
Für mehr Zufriedenheit am Arbeitsplatz durch eine reibungslose Zusammenarbeit

Mitarbeiter Debitorenbuchhaltung - ein Auslaufmodell?

Kurz gesagt: Nein, natürlich nicht! Ausführlicher betrachtet zeigen sich hier im Gegenteil die Vorteile und Chancen einer echten Cloud-Software.

Sie sind personell unabhängig, nicht nur in Urlaubs- und Grippezeiten, sondern beispielsweise auch dann, wenn Ihr Unternehmen stark expandiert und schlagartig Dutzende oder Hunderte Debitoren hinzukommen. 

Aber es wird nie ohne den qualifizierten Mitarbeiter in der Debitorenbuchhaltung gehen. Ihre Leute werden zu Workflow-Managern, indem sie dafür sorgen, dass die oben beschriebenen Workflows (für eine bessere interne Kommunikation und bessere Prozesse) unternehmensindividuell ablaufen.

Ihre Mitarbeiter kennen die Details Ihres Geschäftsalltags, und genau die sind so wichtig, wenn Sie die Effizienz im Unternehmen erhöhen wollen. Außerdem braucht es fundiertes Fachwissen, um agil auf neue Gegebenheit am Markt zu reagieren und einzuschätzen, was Ihre Software dazu können muss.

Ihre Mitarbeiter der Debitorenbuchhaltung, Credit Manager und Ihr Vertrieb ermöglichen gemeinsam Umsatz, arbeiten also Hand in Hand an einem übergeordneten gemeinsamen Ziel, statt im Silo-Denken eigenen Interessen nachzugehen. Das baut interne Spannungen ab und leistet einen maßgeblichen Beitrag zur Mitarbeiterzufriedenheit.

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Management Summary

  • Beim "Enterprise-Resource-Planning" (ERP) geht es darum, die betriebliche Wertschöpfungskette so gut wie möglich zu strukturieren und zu organisieren. 
  • IT-Systeme auf Basis einer modernen Informations- und Kommunikationstechnik sind dabei unverzichtbar.
  • Tun Sie etwas für die wichtigste Ressource in Ihrem Unternehmen, für Ihre Mitarbeiter.
  • Eine Cloud-Software sorgt für Entlastung bei der Forderungsbearbeitung und für Spaß bei der Arbeit, leistet also einen wertvollen Beitrag für mehr Mitarbeiterzufriedenheit.
  • Ganz nebenbei profitiert Ihr gesamtes Unternehmen von den optimierten Prozessen, die zu einer besseren Liquidität und einem stabilen Wachstum führen.