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04. Januar 2021 Florian Kappert
Cloud-Software für IT-Mitarbeiter 7 Min.
Alle sprechen von Effizienzsteigerung und Prozessoptimierung in Unternehmen - existierende Systeme und Programme müssen dafür permanent angepasst und aktualisiert werden. Alles Aufgaben, die früher oder später auf Ihrem Tisch in der IT landen. Die Arbeitsbelastung ist schon heute enorm. Die Umstellung auf Cloud-Lösungen verspricht vieles - was davon wird gehalten? Und was bedeutet "Cloud-Software Management" für Ihre Position im Unternehmen? Sägen Sie mit deren Einführung etwa an Ihrem eigenen Stuhl oder ist es umgekehrt - die Einführung vieler Cloud-Lösungen benötigt schließlich eine Menge an technischem und prozessualem Sachverstand!
Im Folgenden zeigen wir Ihnen auf, wie Sie mit Cloud-Software zum einen bei Prozessen im Finanzbereich gründlich Entlastung erfahren und wie Sie zum anderen zum Innovationstreiber in Ihrem Unternehmen werden und Ihr Berufsbild in ein neues Licht rücken.
Kein ERP-System kann allen Anforderungen eines jeden Unternehmens gerecht werden. Es gibt hochleistungsfähige Systeme, die jeden Geschäftsbereich und jeden Prozess abdecken - aber dadurch eine enorme Komplexität mit sich bringen. Zum einen hat das mit Anwenderfreundlichkeit nicht mehr viel zu tun und zum anderen bedeuten Individualisierungen enormen Aufwand - beide Punkte treffen Sie in der IT. Es gehört zu Ihrem stressigen Alltag, dass Sie allen Anfragen kaum hinterherkommen, und kompetente Kollegen sind rar gesät.
Außerdem sind Individualisierungen (Customizing) für Ihr Unternehmen teuer und zeitintensiv - hinzu kommt, dass nicht selten die fertige Lösung schon wieder unzureichend ist, weil sich in der Zwischenzeit Prozesse und Anforderungen geändert haben.
Moderne, innovative Lösungen gibt es auf dem Markt - aber welche ist die beste für Ihr Unternehmen? Und wie können Sie die Entscheidungsträger überzeugen? Bestehende Strukturen aufzubrechen ist leichter gesagt als getan. Etablierte Systeme zu ersetzen ist eine Mammutaufgabe, derer sich keiner wirklich stellen mag - vom zu erwartenden Widerstand innerhalb des Unternehmens ganz zu schweigen.
Aber Effizienzsteigerung hat etwas mit Innovation zu tun. Sie kennen, verstehen und supporten alle Business-Prozesse in Ihrem Unternehmen - und sehen sicherlich auch die Herausforderung der nächsten 10 Jahre: Auf lange Sicht wird sich die ganze IT-Infrastruktur in Ihrem Haus erneuern. Fragen Sie sich auch manchmal, wann Ihnen die Puste ausgeht?
Die Nutzung von Cloud-Software ist der Schritt in die richtige Richtung. Cloud-Lösungen versprechen so einiges, das auch bei Ihnen in der IT spürbare Entlastung bringt:
Hochverfügbarkeit: Die Geschäftsprozesse im Unternehmen müssen laufen. Ein Ausfall legt ganze Abteilungen lahm und verursacht hohe Kosten. Die Wiederherstellung hält Sie und Ihre Kollegen im schlimmsten Fall über Tage auf Trab. Ungeduld, Anfragen und Beschwerden der betroffenen Mitarbeiter machen das Ganze auch nicht angenehmer. Ein Schreckensszenario, das sich mit der Nutzung von hochverfügbarer Cloud-Software erledigt hat.
Skalierbarkeit und Flexibilität: Bei einer guten Lösung geht es nicht nur um den Ausbau bestehender Prozesse, sondern vor allem auch um das Abspecken. Systeme müssen nicht immer mehr können - sie müssen das können, was tatsächlich in der Situation gebraucht wird, also skalierbar und flexibel sein.
Kontrolle: Bei der idealen Cloud-Lösung geben Sie die Kontrolle nicht an einen Algorithmus ab. Alle (Teil-)Prozesse bleiben transparent und unter Ihrer Federführung.
Anwenderfreundlichkeit: Anschalten und anwenden, so sieht der perfekte Start in den Arbeitstag oder in eine neue Aufgabe aus. Doch leider bedürfen komplexe System einer aufwendigen Schulung der Mitarbeiter, die dann auch noch permanent auf dem aktuellen Stand der IT-Dinge gehalten werden müssen.
Modernität: Wer wüsste das besser als Sie - die Arbeit am Bildschirm darf auch Spaß machen! Wenn Komplexität auf ein Minimum reduziert wird, die Lösung anwenderfreundlich und das Frontend modern gestaltet ist, geht die Arbeit leichter von der Hand.
Cloud-Software Management - Moderne Software entlastet Ihre Mitarbeiter
Selbst wenn in Ihrem Unternehmen schon mit Cloud-Software gearbeitet wird, haben Sie sicherlich schon den Unterschied zwischen einer echten Cloud-Lösungen und einer Fake-Cloud kennengelernt.
Der Clou bei einer echten Cloud-Software ist, dass sie nicht installiert wird. Der Anbieter stellt eine Standard-Version zur Verfügung, die er permanent auf dem top aktuellen Stand der Entwicklung hält. Sie sind frei von Aufwänden rund um Installation, Wartung, Updates und individuellen Service-Levels mit dem Anbieter. Die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen können einfach nur anwenden – weil Cloud-Software in der Regel einfach in der Bedienung ist. Auf diese Weise spart Ihr Unternehmen Aufwand und Geld.
Bei einer Fake-Cloud erstellt und installiert der Anbieter eine Version seiner Standard-Lösung, die speziell abgestimmt ist auf die Anforderungen in Ihrem Unternehmen (Stichwort Customizing, siehe oben). Das erhöht anfangs zwar die notwendige Flexibilität - doch Ihr Unternehmen zahlt dafür einen hohen Preis in Form von Kosten, Zeit und Aufwand.
Wobei der Aufwand in Form von Wartungsaufwand vor allem bei Ihnen liegt.
Im Finanzbereich gibt es für debitorische Prozesse einen Ausweg aus dem Dilemma. Und der heißt Bilendo.
Bilendo ist eine echte Cloud-Software, wird also nicht installiert, sondern durch Sie oder die Architekten von Bilendo konfiguriert. Aufwendige Individualisierungen entfallen, denn Anwender können die benötigten Einstellungen selbst vornehmen. Das sorgt für Entlastung auf Ihrer Seite.
Bei der Forderungsbearbeitung unterstützen automatisierte Workflows aufwendige Subprozesse wie Mahnwesen, Klärungen, Wiedervorlage und Eskalation und sorgen so für die oben beschriebene wichtige Flexibilität - obwohl alle Mitarbeiter immer mit derselben, kostengünstigen Standard-Version arbeiten. Die Lösung ist skalierbar, also bedarfsgerecht den individuellen Anforderungen anpassbar.
Es spielt demnach auch keine Rolle, über wie viele Standorte Ihr Unternehmen verstreut ist, über welche Länder oder Kontinente - gerade weil alle Mitarbeiter immer mit derselben Standard-Version arbeiten.
Die Prozesse laufen teil- oder vollautomatisiert und völlig transparent ab. Das senkt die Fehlerquote und schont Ressourcen in allen betroffenen Abteilungen.
Die Software ist hochverfügbar und erfüllt die höchsten Standards in Sachen IT-Sicherheit.
Ihre Mitarbeiter genießen den Vorteil, maximal flexibel in Sachen Ort (Stichwort Homeoffice), Zeitzone und Endgerät arbeiten zu können. Außerdem besticht das Frontend durch ein ansprechendes, innovatives Design und ist überaus anwenderfreundlich konzipiert - noch ein Punkt, der Sie zusätzlich entlastet: Es landen weniger Anfragen bei Ihnen. Hinzu kommt, dass Ihre Kollegen bei Problemen und Fragen direkt von den Fachleuten bei Bilendo betreut werden und Sie in Ruhe lassen.
Nein, ganz und gar nicht. Bilendo ist Ihr Partner, und zwar auf der ganzen Linie.
Zum einen sorgt Bilendo für die oben beschriebene Entlastung in Ihrem IT-Alltag. Zum anderen rückt Bilendo Ihre Funktion im Bereich Forderungsmanagement mehr in das Licht eines Projektmanagers:
Bilendo wird in seiner Standard-Ausführung permanent weiterentwickelt und optimiert, neue Features werden eingeführt, die dann im Bedarfsfall genutzt bzw. konfiguriert werden können - dabei ist Ihre Expertise für Ihre Kollegen in den betroffenen Abteilungen von unschätzbarem Wert.
Wenn sich die IT-Infrastruktur in den nächsten 10 Jahren in Ihrem Unternehmen erneuert, trägt Bilendo diesen Prozess im Bereich Debitorenmanagement mit Ihnen zusammen. Einen Standard-Prozess zu aktualisieren ist weit weniger aufwendig, als ganze durch das Customizing individualisierte Systeme zurückzusetzen und neue Versionen und Kernanwendungsgebiete (Finance, HR, Produktion etc.) einem Update zu unterziehen. Subprozesse wie das Debitorenmanagement mit Mahnwesen und Klärungen auf eine Cloud-Anwendung zu verlagern, macht es für Sie in der IT einfacher. Egal was ansteht, Umzug, Systemwechsel etc., der Business-Case wird immer unterstützt.
Als wichtiger Projektteilnehmer sind Sie die Schnittstelle, von der alles abhängen kann.
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