"Digital Compliance" im Debitorenmanagement: 3 Punkte

Digital Compliance als Hürde

Aus der Vogelperspektive betrachtet, versprechen Sie sich von der Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse, dass diese optimiert ablaufen und effizienter sind, zum Beispiel weil weniger manuelle Aufwände anfallen und Fehler passieren. Mehr Effizienz sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen wettbewerbsfähig und zukunftsfähig bleibt. So das große Ziel. 

Im "Kleineren" betrachtet, sind manuelle Aufwände gerade im Debitorenmanagement ein riesiges Thema, weil Ihre Mitarbeiter sich dort mit vielen zeitraubenden und immer wiederkehrenden Tätigkeiten herumschlagen. Doch leider ist gerade im Finanzbereich der digitale Wandel nicht so einfach umzusetzen, aus Gründen wie die nicht ganz einfache Prozessoptimierung, das fehlende Budget oder die mangelnden geschäftlichen Anforderungen. 

Selbst wenn diese Punkte nicht sonderlich ins Gewicht fallen, bleibt doch ein Thema, das zunehmend eine Rolle spielt: Die boomende Nutzung moderner Technologien wie Cloud Computing bringt Compliance-Risiken mit sich (z. B. Hackerangriffe, Datendiebstahl etc.), die gar nicht hoch genug eingeschätzt werden können. 

Wesentliche Teile der Unternehmensinfrastruktur sind in der heutigen Zeit nahezu vollkommen digitalisiert. Also durchdringt das Thema Digital Compliance das gesamte Unternehmen. Bei der Erstellung, Verarbeitung und Speicherung von Daten muss die Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit von Informationen sowie der IT-Systeme jederzeit sichergestellt sein. Digital Compliance umfasst grundsätzliche Architekturfragen bei der parallelen Entwicklung, Implementierung und Überwachung von IT- und Software-Lösungen (betrifft z. B. Organisation und Governance, IT-Prozesse und Operating-Models, Know-how-Aufbau und Mitarbeiterschulung, IT-Sicherheit und IT-Strategie usw.). 

Für einen gelungenen digitalen Wandel bedarf es Maßnahmen wie die Verbesserung der Informationsqualität, die Optimierung und Automatisierung geeigneter Tätigkeiten und die Modernisierung der Infrastruktur sowie die Auswahl geeigneter Tools und Technologien. Und genau hierin liegen die Herausforderungen, auf die Unternehmen zwangsläufig stoßen, und die vom Thema Digital Compliance überschattet werden. 

Für den Finanzbereich gibt es ein Tool, das zum einen die Prozesse im Debitorenmanagement besser macht und Sie zum anderen dabei unterstützt, Risiken der Digital Compliance deutlich zu reduzieren. 

Bilendo als Compliance-Stütze

Bilendo ist eine Cloud-Plattform, die dafür entwickelt wurde, die Effizienz im Debitorenmanagement zu verbessern. So weit, so gut - Effizienzsteigerung gilt idealerweise für alle Cloud-Tools. Was Bilendo aber besonders macht, sind 3 Punkte, die Sie bei Compliance-Themen unterstützen:

1. Dokumentation und Visualisierung von Vorgängen und Daten

Während die E-Mail früher ein innovatives Kommunikationsmedium war, ist sie heute im Geschäftsalltag in vielen Fällen hoffnungslos überholt. In den meisten Unternehmen hängen zu viele Informationen, Daten und Dokumente in E-Mail-Postfächern fest und verschließen sich damit einer generellen Transparenz und dem allgemeinen Zugriff. 

Haben Sie nicht auch schon nach wichtigen Daten in einer ganz bestimmten E-Mail gesucht und unendlich Zeit beim Scrollen und Durchklicken verschwendet? Oder waren unfreiwilliger Teilnehmer nervtötender Ketten-E-Mails, die nie ein Ende finden, weil immer noch irgendein Kollege eine Information hinzuzufügen weiß? Und wehe, ein Thema wird in gleich mehreren Ketten behandelt!

Auf diese Weise ist es extrem schwer nachzuvollziehen, warum in Ihrem Unternehmen welche Entscheidung getroffen wurde. Warum hat ein Kunde eine Rechnung noch nicht beglichen? Warum wurde eine Mahnung noch nicht oder dann doch verschickt? In welcher Excelliste (ob ausgedruckt oder nicht), finden Sie die Information? Das sind grundlegende Fragen, deren Klärung intern extrem viel Zeit kostet und den Zahlungseingang hinauszögert. 

Mit Bilendo ist jeder Vorgang transparent und nachvollziehbar, die gesamte Historie ist dokumentiert und jederzeit abrufbar. Was wurde mit dem Kunden wann und durch wen abgesprochen? Wer hat den Mahnstopp aufgehoben und die Klärung mit welchem Ergebnis geschlossen? 

Den Kunden im 360°-Überblick

Neben Klärung und Mahnwesen bietet Bilendo diese Transparenz auch beim Credit Scoring und beim Setzen neuer Kreditlimite. Wie steht es um das Zahlungsverhalten des Kunden, wie sieht das externe und interne Scoring aus? Kann ihm ein neues Limit eingeräumt werden? Der Prozess für die Beantragung, Validierung und Freigabe eines neuen Limits wird mit Bilendo erheblich vereinfacht, weil die Kommunikation zielgenau und nicht um drei Ecken stattfindet. 

Übersicht und Nachvollziehbarkeit beim Credit Scoring

Die Zeit- und Kostenersparnis durch dieses effizientere Vorgehen ist aber nur die eine Seite. Die andere ist die für die Digital Compliance so wichtige Nachvollziehbarkeit. Die gesamte Kommunikation ist an einer Stelle zentral dokumentiert. Wer hat aufgrund welcher Parameter ein neues Kreditlimit beantragt bzw. bewilligt? Wann wurde die Kreditrichtlinie zuletzt hinterfragt und aktualisiert? 

2. Standardisierung und Strukturierung von Prozessen 

Neben der Nachvollziehbarkeit und Visualisierung spielt die klare Strukturierung von Prozessen und deren unternehmensweite Standardisierung eine wesentliche Rolle. Bilendo ist eine Anwendung, die sich durch ihre umfassenden Einstellungsmöglichkeiten auszeichnet. Legen Sie selbst fest bzw. passen Sie flexibel an, wie Sie bei welchem Kunden den Mahnprozess durchführen wollen. Welcher Mitarbeiter bei der internen Klärung einbezogen, an welchen Vorgesetzten eskaliert werden soll, wer Anträge für neue Kreditlimite einbringen (z. B. der Vertrieb) und wer diese freigeben darf. 

Etablieren Sie Standardprozesse in der Debitorenbuchhaltung, die für das ganze Unternehmen greifen, und ermöglichen Sie individuelle Einstellungsmöglichkeiten, unabhängig von der Anzahl Ihrer Standorte oder über deren globale Verteilung. 

Legen Sie den Prozess selbst fest

Auf diese Weise können Sie "analoge" Compliance-Verstöße verhindern, denn Sie legen den standardisierten Prozess an einer zentralen Stelle fest und verwaltet ihn dort. Alle wichtigen Daten, Dokumente und Vorgänge sind transparent visualisiert und mit wenigen Klicks abrufbar.

3. Konfigurierbarkeit automatischer Workflows

Wenn etwas automatisch abläuft, also von alleine, bedeutet das immer auch, dass Sie ein Stück weit die Kontrolle an diesen Automatismus abgeben. Gerade bei der Automatisierung von Entscheidungsprozessen ist das nicht ohne, da spielt die Digital Compliance eine zentrale Rolle. 

Wie lassen sich Prozesse also sinnvoll automatisieren, wenn es um aufwendige Fragestellungen geht, wie zum Beispiel:

Wie ist mit einem Kunden zu verfahren, der wiederholt durch Zahlungsverzug auffällt? Der das Kreditlimit überschritten hat, aber einen neuen Geschäftsabschluss wünscht? Wie hat sich das externe Scoring verändert, welche Entwicklungen haben sich im Partnerunternehmen ereignet, die berücksichtigt werden sollten?

Zwei Dinge sind an dieser Stelle für Sie wichtig: 

Informationen: Indem Sie sich automatisch über solche Faktoren auf dem Laufenden halten, sparen Sie sich manuelle Aufwände ein, die beim Debitorenmanagement einen empfindlichen Zeitverlust, hohe Prozesskosten und einen unnötig großen DSO-Wert bedeuten. Die Informationen, über die Sie verfügen, müssen nicht auf Aktualität hinterfragt werden, sie werden in Echtzeit automatisch aktualisiert.

Entscheidungen: Indem Sie Workflows definieren, die auf Basis dieser Informationen Prozesse in Gang setzen, vereinfachen und verkürzen Sie die Wege bei der Entscheidungsfindung (z. B. über ein neues Kreditlimit) und machen diese nachvollziehbar. 

Mit Bilendo geben Sie dabei aber nicht blind die Kontrolle an einen Automatismus ab. Sie sind überhaupt niemals blind, sondern immer auf dem Laufenden (siehe 1. und 2.), und die Kontrolle über den Automatismus behalten Sie. Denn Bilendo ist eine konfigurierbare Software, die Ihnen (im Gegensatz zum gefürchteten Customizing) volle Flexibilität gewährt. Sorgen Sie ganz einfach selbst dafür, dass die Software das macht, was SIE wollen.

Multiple Einstellungsmöglichkeiten mit Bilendo

 
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Management Summary

• Digital Compliance ist für viele Unternehmen ein Grund, den digitalen Wandel zu verschleppen. Denn neben den Chancen stehen Risiken, das zu leugnen wäre dumm und grob fahrlässig. 

• Doch der Erfolg einer (digitalen) Finanzabteilung hängt maßgeblich von der Effizienz der Finanzprozesse und der Qualität der zugrundeliegenden Daten ab. 

• Bilendo ist ein Tool, das Unternehmen bei Compliance-Themen im Debitorenmanagement unterstützt:

• Alle Vorgänge sind dokumentiert und nachvollziehbar.

• Prozesse sind unternehmensweit standardisiert und alle Daten strukturiert sowie visualisiert.

• Automatische Abläufe bleiben durch Ihre eigene Konfiguration unter Ihrer Kontrolle.

• Bilendo sorgt für mehr Effizient und Gelassenheit beim Credit Management von Unternehmen.