Prozessoptimierung durch Digitalisierung - woran scheitert´s?

Chancen und Herausforderungen

Die von QUNIS realisierte Studie the factlights 2020 (bis heute unverändert topaktuell) belegt, dass Prozessoptimierung durch Digitalisierung von elementarer Bedeutung ist, gerade für ein Unternehmen wie Ihres aus dem Enterprise-Bereich:

"Je größer das Unternehmen, desto eher wird die Steigerung der Prozesseffizienz als bedeutendste Chance der Digitalisierung verstanden [...]. Dies lässt sich unter anderem damit erklären, dass größere Unternehmen aufgrund ihrer Komplexität eher der Gefahr ineffizienter Prozessabläufe ausgesetzt sind. Auch sind Prozesse in großen Unternehmen komplexer und historisch gewachsen. Entsprechend werden vielfältige Möglichkeiten gesehen, Abläufe zu verschlanken, zu automatisieren und damit Kosten zu sparen." (S. 12)

Laut der Studie versprechen sich Unternehmen vor allem in 5 Punkten große Chancen durch die Digitalisierung: 

1. Steigerung der Prozesseffizienz

2. Neue digitale Geschäftsmodelle

3. Verbesserte Unternehmenssteuerung

4. Individualisierung von Produkten und Dienstleistungen

5. Umsatzsteigerung

Beschrieben wird aber auch, dass dieser Erkenntnis Herausforderungen gegenüberstehen, die den digitalen Wandel hemmen, wozu mangelnde Flexibilität und Änderungsbereitschaft gehören:

"Einem großen Teil (14%) der Befragten fehlt die Flexibilität und Änderungsbereitschaft in ihren Unternehmen so stark, dass sie es als das bedeutendste Hindernis im Rahmen der Digitalisierung sehen. Es ist bekannt, dass Menschen Gewohnheitstiere sind. Veränderung bedeutet Anstrengungen, Alteingesessenes überwinden, Bekanntes aufgeben, sich in neue Gewässer begeben. Daher ist es umso wichtiger, bei solch innovativen und schnelllebigen Themen wie der Digitalisierung, Änderungsbereitschaft zu leben und jeden einzelnen Mitarbeiter auf diesem Wege mitzunehmen." (S. 26)

Gerade wenn es um komplexe Prozesse wie bei Ihnen in der Finanzbuchhaltung geht, ist die Veränderung dieser Prozesse ein heißes Eisen, das niemand gerne anfasst. Zu viele Abteilungen mit unterschiedlichen Zielsetzungen sind daran beteiligt (z. B. Buchhaltung und Vertrieb), alle arbeiten mit eigenen Routinen und Kommunikationsmedien … doch genau darin liegt das Problem begraben, das die Prozessoptimierung durch Digitalisierung aushebeln soll.

Digitale Prozesse im Finanzbereich

Großer Manueller Aufwand ist ein bedeutender Kostentreiber in Ihrer Finanzbuchhaltung. Denn beispielsweise ist das Debitorenmanagement so komplex, dass viele manuelle Tätigkeiten notwendig sind, um diese Komplexität in den Griff zu bekommen. Zu viele Abteilungsgrenzen liegen auf dem Weg zum Ziel und zu viele Medienbrüche bei der internen Kommunikation erschweren den eleganten, zügigen Abschluss eines Vorgangs. 

Es besteht dringend Notwendigkeit, diese Prozesse mithilfe von Digitalisierung und Automatisierung effizienter zu machen und die Komplexität zu reduzieren. Während Ihnen das im Bereich der Buchhaltung bereits gelungen und Standard ist, bleiben Mahnwesen und Dispute Management als lästige Aufwands- und Kostentreiber präsent, weil automatisierte, standardisierte Abläufe nicht einzurichten sind. 

Daran kann auch ein leistungsstarkes ERP- oder Finanzbuchhaltungsystem wie SAP nichts ändern, denn es ist selbst von großer Komplexität und von mangelnder Flexibilität geprägt. Das bedeutet: Die Prozessoptimierung durch Digitalisierung scheitert nicht nur an der mangelnden Änderungsbereitschaft Ihrer Mitarbeiter, sie scheitert auch an den technischen Möglichkeiten.

Das Finanzwesen ist ein wesentlicher Bestandteil Ihres Order-to-Cash-Prozesses, der übergeordnet aufgrund seiner Komplexität aufwendig und schwer zu überblicken, also auch zu steuern ist. Zu viele Abteilungen sind involviert, zu viele unterschiedliche Interessen kommen zusammen, zu viele, ihrerseits wiederum komplexe Teilprozesse spielen wie Bremsklötze eine zu große Rolle. Einer Studie der Boston Consulting Group zufolge kann eine Order-to-Cash-Plattform diese Komplexität reduzieren und für eine Umsatzsteigerung von bis zu 3 % sowie zu Kosteneinsparungen von bis zu 30 % sorgen. 

Eine solche Plattform für den Finanzbereich ist Bilendo.

Digitalisierung mit Bilendo 

Bilendo ist eine Cloud-Software, die speziell dafür entwickelt wurde, jene Bereiche im Debitorenmanagement zu optimieren, die sich aufgrund ihrer manuellen Aufwände bisher als besonders resistent gegen jede Form von Optimierung erwiesen haben: Mahnwesen und Dispute Management.

Schön wäre es, wenn Sie beim Zahlungsverzug einfach nur automatisch eine Mahnung verschicken könnten, aber Sie wissen genauso gut wie wir (oder sogar noch besser), dass das nur in Standardfällen geht. Probleme bereiten die vielen Fälle, bei denen eine individuelle Betrachtungsweise notwendig ist. 

Das Besondere an Bilendo ist, dass Ihren Mitarbeitern und Ihren Prozessen keine Software übergestülpt wird, in die dann alles mühsam eingepasst werden muss. Bilendo passt sich Ihren Prozessen an. 

Bei der aufwendigen Offene-Posten-Klärung zum Beispiel können Sie die notwendigen Workflows selbst konfigurieren: Wann soll ein Mahnstopp gesetzt oder aufgehoben werden? Wer wird in die Klärung einbezogen? Welcher Vorgang soll eskaliert und wann kann eine Klärung final geschlossen werden?

Übersicht und Nachvollziehbarkeit bei der internen Abstimmung

Das beschleunigt die Klärungsfallbearbeitung erheblich, spart Zeit und Prozesskosten. Außerdem ist so ein automatisiertes Mahnwesen tatsächlich machbar und sinnvoll. Sie mahnen also kontinuierlich und nicht wie sonst üblich blockweise. Infolge gehen Zahlungen auch viel schneller ein und Ihr Reporting freut sich über einen niedrigeren DSO. 

Bilendo ist ein Add-on zu Ihrem bestehenden ERP- und Finanzbuchhaltungsystem (z. B. SAP) und lässt sich ohne bedeutenden Aufwand implementieren. Ihre IT wird dazu kaum in Anspruch genommen.

Abgesehen davon, dass Sie Bilendo Ihren Anforderungen und Wünschen entsprechend konfigurieren können (Sie also nicht auf teures und aufwändiges Customizing angewiesen sind), zeichnet sich die Software durch eine große Anwenderfreundlichkeit aus. Die Benutzeroberfläche ist modern und ansprechend gestaltet, die Anwendung gelingt ohne besondere Schulung ganz intuitiv. 

Ihre Mitarbeiter erfahren also auf der einen Seite umfassend Entlastung von manuellen, repetitiven und lästigen Routineaufgaben. Zum anderen macht die Arbeit mit einer modernen Anwendung wie Bilendo schlicht Spaß.

Zwei Argumente, die die Änderungsbereitschaft Ihrer Mitarbeiter, was die Prozessoptimierung durch Digitalisierung angeht, in die richtige Richtung bewegen wird. 

Es kommt aber noch ein weiterer Punkt hinzu. 

Der richtige Partner

In Ergänzung zu der oben erwähnten Studie "the factlights" kann eine andere Studie angeführt werden, und zwar von Forrester Consulting mit dem Titel "Geheimnisse einer erfolgreichen digitalen Transformation" (Mai 2021). Ausgangsprämisse dieser Untersuchung ist, dass in den meisten Unternehmen zwar anerkannt ist, wie essenziell Modernisierungsinitiativen sind, entsprechende Versuche aber oftmals scheitern. 

Ergebnis ist, dass für das Gelingen weniger technologische Entscheidungen wesentlich sind, als vielmehr die Faktoren 1) die Zusammenarbeit mit Partnern und 2) das Anwerben, Fördern und Halten von sachkundigem Personal: 

"Um durch die Untiefen der Modernisierung von Unternehmen zu navigieren, entscheiden sich erfolgreiche Unternehmen für verlässliche Partner, die ihnen zur Seite stehen. Von Integratoren, Designagenturen, Agile Coaches und Anbietern von Cloud-Lösungen erwarten erfolgreiche Unternehmen mehr als nur die Bereitstellung von Technologien: Sie suchen einen echten Kollaborationspartner. Für Entscheidungsträger ist die Häufigkeit der Zusammenarbeit in Echtzeit die wichtigste Fähigkeit eines verlässlichen Partners. Firmen benötigen einen Partner, der wirklich liefern kann. Für 81 % der Entscheidungsträger sind Fähigkeiten und Kompetenz ihrer Technologiepartner wichtiger als die von diesen bereitgestellten Lösungen. Die richtigen Mitarbeiter:innen und die richtige Unternehmenskultur sind der Schlüssel. Es ist oftmals jedoch schwer, sie zusammenzubringen. Ein fähiger Partner kann erforderliche Kompetenz- und Kulturlücken im Unternehmen schließen." (S. 9)

Bilendo vereint diese Positionen und Anforderungen im Bereich Debitorenmanagement: 

Bilendo ist eine anpassungsfähige, leistungsstarke Cloud-Lösung und wird von einem Team entwickelt, das ein echter Kollaborationspartner für Sie ist. Die Implementierung wird mit Ihnen zusammen im Rahmen eines Proof-of-Value (POV) genau plant, in regelmäßigen (z. B. wöchentlichen) Meetings werden die bestehenden Prozesse besprochen, um die Anforderungen, die die Software erfüllen muss, zu definieren. Bilendo übernimmt die komplette Projektierung, erstellt die Fachkonzepte und stimmt sie mit allen betroffenen Projektteilnehmern ab. 

Hand in Hand: Bilendo ist ein verlässlicher Partner für die digitale Transformation Ihres Debitorenmanagements

Ziel des POV ist es, die Implementierung zu testen und dabei wenige Ressourcen aus Ihren Fachabteilung und möglichst keine Ihrer IT-Ressourcen zu binden. In regelmäßigen Abständen werden Zwischenstände, Fragen und Arbeitsergebnisse präsentiert.

Im Endergebnis erhält Ihr Unternehmen eine Software, die sich komplett Ihren Bedürfnissen anpasst, deren Einstellungen Sie selbst definieren und jederzeit ändern können. Neue Mitarbeiter anzuwerben, zu fördern und zu halten ist unnötig, weil es für die Anwendung von Bilendo keine Spezialisten braucht. Nach erfolgter Implementierung mithilfe unseres Implementation-Architects steht das Customer-Success-Team bei Fragen und Problemen jederzeit zur Verfügung, um die einwandfreie Nutzung von Bilendo zu gewährleisten.

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Management Summary

• Die Wichtigkeit ist jedem bekannt: Prozessoptimierung durch Digitalisierung.

• Die Umsetzung ist jedoch oft eine Herausforderung, gerade im Finanzbereich und beim Credit Management.

• Ein Haupthindernis ist nach der Studie the factlights 2020 das Problem, bestehende Prozesse zu verändern.

• Gründe hierfür sind die mangelnde Bereitschaft und - vor allem im Bereich Debitorenmanagement - die Komplexität der Prozesse selbst.

• Gelungene Modernisierung ist laut Forrester Consulting vor allem auf einen verlässlichen Partner angewiesen und auf dem Einsatz der richtigen Leute.

• Mit Bilendo gewinnen Sie im Debitorenmanagement alles: Die Software passt sich Ihren Prozessen an, macht den Anwendern Spaß und entlastet sie, ist bei der Implementierung unauffällig, ein verlässlicher Partner, der sich um alles kümmert, und es ist nicht notwendig, neues Personal einzustellen.