Offene-Posten-Management: Nichtstun kostet Sie ein Vermögen!

Hintergründe

Wozu aus einer Sache ein Problem machen, wenn sie gar kein Problem ist? Die Klärung offener Posten ist ein Hürdenlauf, aber Ihre Mitarbeiter haben den schon immer gemeistert. An diesen Prozessen jetzt etwas ändern - das ist in Ihren Augen der wahre Aufwand! Dafür fehlen Ihnen zeitliche und finanzielle Ressourcen, da haben viele andere Themen erst einmal Vorrang.

Diese Sichtweise ist nachvollziehbar. Aber aus zweierlei Gründen nicht richtig: 

1. Ineffiziente Klärung der offenen Posten ist de facto ein großes Problem.
2. Daran etwas zu ändern ist gar nicht so aufwändig, wie es Ihnen vorkommt.

Nichtstun ist gefährlich

Ein Viertel aller Forderungen, bei denen ein Mahnprozess angestoßen werden soll, bedürfen erfahrungsgemäß einer Klärung. 

Wenn ein Kunde nicht zahlt, müssen Sie herausfinden warum, und ein interner Hürdenlauf setzt ein. Hürden bedeuten Verzögerungen und genau die kosten Sie bares Geld. 

Im Detail heißt das:

Großer manueller Aufwand: Ihre Mitarbeiter müssen abteilungsübergreifend und unter Einsatz verschiedener Medien kommunizieren (E-Mail, Excel-Liste, Telefon, handschriftliche Notizen etc.). Sie verfolgen verschiedene Interessen, zum Beispiel Buchhaltung (schneller Zahlungseingang) und Vertrieb (mehr Kulanz). Individuelle Absprachen mit den Kunden sind nicht allen immer klar. Es entstehen aufwendige Kommunikationsschleifen, die Zeit und Geld kosten.

Lange Zeit bis zur Zahlung: Die Laufzeit einer Forderung wird dadurch unnötig in die Länge gezogen. Mahnstopps setzen oder aufheben, einen Vorgang an einen Entscheidungsträger eskalieren, geeignete Folgemaßnahmen einleiten - all das geschieht zeitverzögert und verschiebt den Zahlungseingang nach hinten. Der DSO-Wert steigt, was sich negativ auf Ihr Working Capital auswirkt. 

Liquidität und Wachstum: Das verdiente Geld fehlt in Ihrer Unternehmenskasse und für neue Investitionen. Wenn Sie das Offene-Posten-Management nicht im Griff haben, hemmen Sie das Wachstum Ihres Unternehmens.

Fallbeispiel zur Selbstkontrolle

Ein Unternehmen mahnt alle 14 Tage in drei Mahnstufen. 25% aller mahnbaren Belege sind klärungsfallbehaftet (s. o.). In jedem Fall wird eine auf den Einzelfall bezogene Klärung mit dem zuständigen Mitarbeiter angestoßen.

Im Detail bedeutet das:

• Mahnstopp auf den Beleg oder den Debitoren setzen
• Grund für den Mahnstopp dokumentieren
• sicherstellen, dass dieser Mahnstopp irgendwo vermerkt ist, damit man ihn wieder aufheben kann 
• zuständigen Mitarbeiter identifizieren
• zu klärende Belege auf eine Liste setzen 
• Liste den nötigen Mitarbeiter im Umlauf zur Verfügung stellen oder via E-Mail/Telefon einzeln klären
• warten, bis alle Belege beantwortet sind
• neuen Mahnlauf starten / die neuen Fälle einzeln nachklären
• alte Klärungsfälle, zu denen der Mahnstopp entfernt wurde, ggf. erneut überprüfen
• Mahnlauf ausführen
• In der Regel wird die Mahnfrequenz bei diesen Vorgängen um mindestens einen Mahnlauf gestreckt. Im beschriebenen Fall würden also alle betroffenen Forderungen eine zusätzliche Zeit zur Zahlung von 14 Tagen nach sich ziehen. Nicht selten kommt es hier zu vielen Wochen oder gar Monaten Zeitverzug. 

Das schlägt sich dann signifikant auf die ADP (average days to pay) oder den DSO (days sales outstanding) nieder, und das ist dann ein Zeichen für viel zu hohe Kapitalbindung im Debitorenprozess.

_{Offene-Posten-Management ist zeit- und kostenintensiv, daher gilt es keine Zeit zu verschwenden!}

Optimierung mit Bilendo

Spürbare Prozessoptimierung 

Mit Bilendo verkürzen Sie nachweislich die durchschnittliche Zeit bis zur Zahlung um 25 % und sparen dadurch eine ganze Menge Geld.

Im Detail gelingt Ihnen das durch:

Automatische Workflows (AR Automation) helfen Klärungen vollautomatisch anzustoßen, Mahnstopps zu setzen, Folgeaktionen anzustoßen, einen Vorgang an die nächste Instanz zu eskalieren, den Vertrieb zu involvieren u.v.m.

Die Darstellung auf einer Plattform gewährleistet eine immer top aktuelle Übersicht für das Offene Posten Management, die zentrale Bearbeitung eines Vorgangs abteilungsübergreifend und somit vermiedene Informationsasymmetrien.

Die Kommunikation auf einer Plattform hilft, die Fehlerquote zu reduzieren, die Abstimmung zwischen Ihren Mitarbeitern und Abteilungen zu vereinfachen und  Medienbrüche bei Absprachen zu vermeiden.

Die große Anwenderfreundlichkeit bedeutet mehr Mitarbeiterzufriedenheit, erspart Ihren Leuten aufwendige Schulungen und sorgt für mehr Spaß bei der Arbeit.

Die Anwenderfreundlichkeit, am Beispiel der internen Kommunikation im Dispute Management, ist eine der Stärken von Bilendo

Implementierung leicht gemacht

Mit Bilendo stoßen Sie kein (!) riesengroßes IT-Projekt an, das Ihre Prozesslandschaft auf den Kopf stellt und Ihre Mitarbeiter monatelang auf Trab hält, im Gegenteil. 

Die Implementierung von Bilendo in die operativen Prozesse erfolgt stufenweise und kann jederzeit starten, ohne Extra-Aufwand für Ihre IT, ohne spürbare Eingriffe in Ihre laufenden Prozesse. 

Die Bilendo-Architekten kümmern sich um alles und unterstützen Sie bei der individuellen Konfiguration der einzelnen Funktionen, abgestimmt auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens.

Sie optimieren die Prozesse in Ihrer Debitorenbuchhaltung ohne Stellenabbau. Ihre Mitarbeiter werden zu Workflow-Managern und haben Zeit, sich mit komplexen Einzelfällen auseinanderzusetzen oder sich um andere Projekte zu kümmern. 

Sie profitieren von den Vorteilen, die Cloud-Software bietet, auch in Sachen Datensicherheit. 

Offene-Posten-Management bei Porsche

Wie Ihnen ist es an diesem Punkt auch Porsche Inter Auto gegangen. Das Unternehmen hat erkannt, wie dringend die Notwendigkeit ist, die bestehenden Prozesse zu verändern, und hat diese Prozessoptimierung Bilendo anvertraut. 

Michael Bründl, Leiter Finanzen und Controlling West Österreich, zog folgenden Schluss:

"In den letzten 20 Jahren habe ich noch nie mit einem IT-Dienstleister gearbeitet, der unsere Probleme so gut verstanden hat, dessen Fachkonzepte von so hoher Qualität und dessen Lösungskompetenz so hoch war. Das Projekt hat dem gesamten Team große Freude bereitet."

Sie können sich einen ersten Eindruck davon verschaffen, was an unserer Leistung Porsche Inter Auto überzeugt hat, indem Sie sich Bilendo unverbindlich anschauen, entweder in einer kostenlosen Demo oder mithilfe eines Test-Accounts. 

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Management Summary

• Ein Viertel aller Forderungen, bei denen ein Mahnprozess angestoßen werden soll, bedürfen erfahrungsgemäß einer Klärung.
• Probleme, die damit einhergehen, sind wiederkehrende manuelle Aufwände und eine unnötig lange Zeit bis zum Zahlungseingang (hoher DSO-Wert).
• Letztendlich werden die Liquidität und damit das Wachstum Ihres Unternehmens gefährdet. 
• Auch wenn das Offene Posten Management in Ihrem Unternehmen schon irgendwie klappt, dürfen Sie nie unterschätzen, wie viel Geld ineffiziente Prozesse tatsächlich kosten.
• Unterschätzen dürfen Sie aber auch nicht, wie leicht Sie daran etwas ändern können.
• Durch den Einsatz von Bilendo, einer zentralen Plattform für das Debitorenmanagement, automatisieren Sie die einzelnen, aufwendigen Prozessschritte bei der Klärung offener Posten und sparen so Zeit und Kosten spürbar ein.
• Nur die Implementierung spüren Sie kaum, da es sich bei Bilendo unter anderem um eine moderne Cloud-Software handelt.