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17. September 2021 Christopher Stützel
Offene Posten klären für Vertriebsmitarbeiter 5 Min.
Eine Offene-Posten-Liste zu verwalten ist wichtig, sie muss geführt und gepflegt werden, um abzuklären, welcher Kunde eine Mahnung erhalten soll. Doch für Sie als Vertriebsleiter ist das eher eine Liste des Grauens: der Aufwand ist brutal, Transparenz ein Wunschtraum und der Zeitverlust ein Ärgernis. Kein Wunder, dass Sie das Thema maximal frustriert.
Probleme bei der Offene-Posten-Verwaltung ist etwas, das viele große Unternehmen eint. Ein Viertel aller mahnbaren Belege bedürfen einer Klärung - und das sorgt immer wieder für Zeitverlust, hohe Kosten und strapazierte Neven!
Regelmäßig müssen Sie sich im Vertrieb mit einem Schreckgespenst aus der Buchhaltung herumschlagen: Sie müssen die Offene-Posten-Liste verwalten. Wenn Ihre Kollegen in der Buchhaltung feststellen, dass ein Kunde mit einer Forderung im Verzug ist, müssen sie die Forderung eintreiben, also einen Mahnlauf in Gang setzen. Vorher muss aber abgeklärt werden, ob eine Mahnung gerechtfertigt ist.
An diesem Punkt kommen Sie und Ihre Mitarbeiter im Vertrieb ins Spiel. Bzw. an die Liste. Und der mühsame Klärungsprozess geht los, wer mit welchem Kunden was wann abgesprochen hat, wo welche Informationen beispielsweise zu Special Deals liegen und welche Schritte womöglich im Einzelnen schon eingeleitet wurden.
Die Folge sind zeitaufwendige und kostenintensive Kommunikationsschleifen beim Dispute Management.
Ganz schnell wird diese Offene-Posten-Liste, meist in Excel, ellenlang und unübersichtlich - und ist zu dem Zeitpunkt, da sie Sie erreicht, meist schon nicht mehr topaktuell.
In Excel geführte Listen können in diesem Fall, vor allem weil es um sensible Kundendaten aus dem Debitorenmanagement geht, selten automatisch mit Daten gefüllt und automatisch aktualisiert werden.
Drei Dinge sind jedoch absolut sicher:
Die Frage, warum einer Ihrer Kunden nicht zahlt, ist genauso schwer zu beantworten, wie die Frage nach der Klärung, ob Teilzahlungen schon erfolgt sind und welche Rabatte womöglich ausgemacht wurden.
Der manuelle Aufwand, die Offene-Posten-Liste in Excel Punkt für Punkt durchzugehen, und zwar immer wieder, die Aktualität der Daten abzuklären (eventuell sogar mit dem betreffenden Kunden!), ist immens und kostet Sie enorm viel Zeit. Dabei wüssten Sie mit Ihrer Zeit weit Besseres anzustellen.
Und Ihrem Verhältnis zu den Kollegen aus der Buchhaltung hilft das Ganze auch nicht gerade auf die Beine.
Es klingt vielleicht ein wenig wie Weihnachten, ist aber eine ganz weltliche Angelegenheit, wenn wir Ihnen garantieren, dass ein Vertriebsalltag ohne diese Zettelwirtschaft und ohne diesen Aufwand ganz einfach möglich ist. Sie und Ihre Kollegen aus der Buchhaltung können sich die kontinuierliche Verwaltung der Offene-Posten-Liste sparen, wenn Sie die interne Klärung aller offenen Posten über Bilendo abwickeln.
Bilendo ist eine Cloud-Plattform, auf der Ihr Unternehmen alle Debitorenprozesse an einer zentralen Stelle abbilden (AR Automation). Dazu gehört auch die Kommunikation über jeden einzelnen Debitoren und jeden offenen Posten. Alle Daten und Informationen sind mit wenigen Klicks abrufbar und vollkommen transparent für ein reibungsloses Credit Management.
Die Entlastung für Sie und Ihre Kollegen entsteht durch Workflow-basierte Automatisierung. Das heißt, Sie können die Software nach Ihrem Bedarf konfigurieren.
Wenn die Buchhaltung einen Mahnlauf vorbereiten möchte, muss sie Ihnen keine Offene-Posten-Liste mehr hinterhertragen (die Sie mühsam selbst strukturieren müssen). Denn alle Daten und Vorgänge zu jedem Debitoren werden an einer zentralen Stelle gepflegt und können von Ihnen und Ihren Kollegen jederzeit abgerufen werden.
Intelligente Workflows, die Sie zuvor definiert haben, sorgen dafür, dass alle Fälle mit gefilterten Informationen und aktualisierten Daten dem richtigen Ansprechpartner zugeordnet und automatisch kommuniziert werden.
Das reduziert die Kommunikation auf ein absolutes Minimum, was wiederum für Entlastung auf beiden Seiten sorgt, auf Ihrer wie aufseiten der Buchhaltung. Die interne Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg wird einfacher und entspannter.
Sie sparen sich viel manuellen Aufwand, interne Klärungen laufen automatisch und ohne Brüche ab, also sehr viel effizienter. Damit sparen Sie auch sehr viel Zeit und sorgen dafür, dass Zahlungen schneller eingehen. Denn Mahnläufe können früher starten - mit Bilendo auch vollautomatisch, also kontinuierlich statt blockweise. Damit wird insgesamt ein empfindlicher Teil im Order-to-Cash-Prozess weniger komplex und aufwendig, das Debitorenmanagement.
Speziell für Sie im Vertrieb entsteht der weitere Vorteil, dass Sie alle Informationen über einen Debitoren ohne Umwege abrufen können - was zu einer besseren Verhandlungsbasis für Sie sorgt.
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