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07. Oktober 2022 Markus Haggenmiller
Controlling & KPI für Finance Executive 15 Min.
Das Jahresende hat immer auch ein paar unangenehme Seiten: Weihnachten steht grundsätzlich ganz plötzlich vor der Tür, die guten Vorsätze des laufenden Jahres werden endgültig gekippt und die Optimierung Ihres Working-Capital-Managements hätten Sie auch schon viel früher forcieren können.
Was in diesem Zusammenhang recht spaßig klingt, hat einen ernsten Hintergrund. Von der Kennzahl Working Capital hängt eine ganze Menge ab, und gerade wenn es ums Geld geht, hört der Spaß bekanntlich auf. Von dem Stress, der für Sie manchmal entsteht, ganz zu schweigen.
Diesen Stress können Sie sich in Zukunft vom Hals halten, indem Sie ganzjährig IT-gestützt für die bestmöglichen Kennzahlen sorgen, die das Working Capital beeinflussen. Was dann doch wieder ein bisschen Spaß macht.
Die Kennzahl Working Capital trifft eine Aussage über die Finanzkraft Ihres Unternehmens (während sich die Kennzahl WACC, die Weighted Average Cost of Capital, auf Ihren Unternehmenswert bezieht). Vereinfacht ausgedrückt geht es um das Gleichgewicht aus der Beschaffung, Planung, Verwendung und Realisierung Ihrer Unternehmens-Ressourcen.
Leider ist dieses Gleichgewicht allzu oft in Schieflage. Spätestens gegen Jahresende wird Ihnen das bewusst, wenn Sie Ihre KPIs hinterfragen und nach Möglichkeiten suchen, die zu optimieren. Diesen Endspurt kennen Sie, er ist Ihnen vertraut, drum stellen Sie ihn auch nicht infrage - und nehmen Zahlen schließlich hin, die schlechter sind, als sie sein müssten.
Maßnahmen für eine Optimierung müssen nicht aufwändig sein! Wir verraten Ihnen auch, warum nicht. Der Status-quo sieht so aus:
Die Working-Capital-Kennzahl gibt Aufschluss über die ungebundenen, also schnell verfügbaren liquiden Mittel. Folgende Vermögenspositionen fließen bei der Berechnung mit ein:
liquide Mittel
Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
Vorräte
geleistete Anzahlungen
Folgende Positionen sind abzuziehen:
kurzfristige Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
erhaltene Anzahlungen
Da die Liquidität ein wichtiger Indikator für die Zahlungsfähigkeit Ihres Unternehmens ist (und damit eine wichtige Rolle bei der Risikobewertung spielt), behalten Sie die Kennzahl beim Working-Capital-Management genau im Auge.
Ein Wert größer Null spricht dafür, dass ungebundenes Kapital vorhanden ist, um die kurzfristigen Verbindlichkeiten zu decken. Das gesamte Anlagevermögen sowie Teile des Umlaufvermögens sind durch langfristiges Eigenkapital finanziert.
Ein negativer Wert signalisiert drohende Illiquidität, denn das Umlaufvermögen reicht nicht aus, um die kurzfristigen Verbindlichkeiten zu decken.
Nun sollte es aber nicht das Ziel Ihres Unternehmens sein, für ein möglichst hohes Working Capital zu sorgen, denn das würde bedeuten, dass Sie liquide Mittel nicht nutzen oder Ihre Lagerbestände zu hoch sind.
Der für Sie tatsächlich richtige Working-Capital-Wert ist branchen- und unternehmensabhängig, und es spielen immer auch konjunkturelle Faktoren mit hinein. Das belegt beispielhaft die PwC-Studie "Cash to drive the shift - Working Capital Automotive Sector Report" aus dem Jahr 2021 für die Automobilbranche.
Zur Messung des Working Capitals in Relation zur Umsatztätigkeit ist vor allem der Cash Conversion Cycle (CCC) von Bedeutung, also die Geldumschlagsdauer. Der CCC trifft eine Aussage über die Zeitspanne zwischen der eigenen Bezahlung von eingekauften Ressourcen und der Vergütung der damit erstellten Leistungen durch den Kunden.
Der Cash Conversion Cycle errechnet sich aus 3 Kennzahlen:
Days Inventory Outstanding (DIO): misst die durchschnittliche Kapitalbindung im Vorratsvermögen. Diese Kennzahl beschreibt Ihre durchschnittliche Lagerdauer (von der Einlagerung des Rohmaterials bis zur Auslieferung des Endproduktes).
Days Sales Outstanding (DSO): beschreibt die durchschnittliche Bindung der Umsätze aus Forderungen. Diese Kennzahl entspricht der Debitorenlaufzeit und zeigt das durchschnittlich von Ihren Kunden in Anspruch genommene Zahlungsziel auf.
Days Payables Outstanding (DPO): beschreibt das eigene Zahlungsverhalten. Diese Kennzahl entspricht der Kreditorenlaufzeit und gibt an, wie lange Ihr Unternehmen durchschnittlich Kredit bei seinen Lieferanten in Anspruch nimmt.
Wenn wir jetzt nochmal zum Eingangsszenario zurückkehren und zu dem Stress, der Ihnen beim Jahresabschluss üblicherweise blüht, dann können Sie ein paar Stellschrauben recht schnell anziehen, um Ihre Working-Capital-Kennzahlen zu optimieren. Indem Sie zum Beispiel weniger bestellen, beeinflussen Sie den DPO-Wert, oder Sie räumen die Lager leer, damit der DIO-Wert besser dasteht - sehr verknappt und vereinfacht dargestellt.
Eine Stellgröße erweist sich aber regelmäßig als harte Nuss: die DSO. Die lassen sich nur marginal beeinflussen, vor allem aus dem Stegreif, wenn es kurzfristig sein muss.
Die DSO geben Aufschluss darüber, wie lange Ihre Kunden sich Zeit lassen, Ihre Rechnungen zu bezahlen (beachten Sie dazu unseren Artikel DSO-Berechnung: Das müssen Unternehmen wissen). Die Kennzahl spiegelt die Forderungslaufzeit bzw. Außenstandsdauer. Während Sie, wie oben beschrieben, selbst kontrollieren können, wie es mit Ihrem eigenen Zahlungsverhalten oder Ihrer Lagerhaltung aussieht, können Sie das Zahlungsverhalten Ihrer Kunden kaum beeinflussen. Die Kennzahl DSO entzieht sich ein Stück weit Ihrer Kontrolle.
Das ist aber nur ein Teil der Wahrheit. Natürlich können Sie die Forderungslaufzeit insofern steuern, als dass Sie Kunden im Verzug mit einer Mahnung nachhelfen. Ein gut organisiertes Forderungsmanagement ist das A und O einer jeden Debitorenbuchhaltung und hat das Ziel, für einen zügigen Zahlungseingang zu sorgen und Forderungsrisiken zu senken.
Doch genau das ist der Knackpunkt. Der Grund für einen zu hohen DSO-Wert liegt nicht allein in bummelnden Kunden. Unsere Erfahrung mit unsere Kunden hat gezeigt, dass es die internen Prozesse von Unternehmen sind, an denen es hapert, die ein gut organisiertes Debitorenmanagement ermöglichen und Rechnungen mahnbar machen sollen - was aber aus verschiedenen Gründen nicht klappt. Hier liegt das eigentliche Problem begraben - vielleicht kommt auch Ihnen Ihnen das bekannt vor?
Fragmentierte Prozesse: Der gesamte Order-to-Cash-Prozess ist so komplex, dass er jede Effizienz abwürgt. Gerade der Finanzbereich ist betroffen, denn hier fallen eine Menge manuelle Tätigkeiten an. Es gibt nur wenige automatisierte Prozesse, die Aufwände reduzieren und Zeit sparen würden.
Gerade beim Debitorenmanagement ist das offensichtlich. Wenn Ihre Mitarbeiter aus der Debitorenbuchhaltung hinterfragen wollen, was mit einem Kunden abgesprochen wurde, wann und durch wen, beginnt eine zeitraubende Odyssee durchs Unternehmen. Die sie aber auf sich nehmen müssen, bevor sie eine Mahnung rausschicken.
Mangelhafte interne Kommunikation: Also traktieren sie die Kollegen aus dem Vertrieb mit der Offene-Posten-Liste (meist in Excel), deren Pflege der Inbegriff von manuellem Aufwand ist. Die interne Klärung zieht sich zusätzlich in die Länge, weil zwischen den betroffenen Abteilungen Silo-Strukturen bestehen und weil Medienbrüche bei der Kommunikation eintreten (von der Excel-Liste zur E-Mail, zur telefonischen Absprache hin zur schriftlichen Notiz etc.pp.).
Unterschiedliche Interessen und Grabenkämpfe erschweren die Situation. Es liegt halt in der Natur der Aufgaben, dass die Kollegen aus dem Vertrieb eher den Geschäftsabschluss fokussieren (und keine offenen Forderungen eintreiben wollen), während die Buchhaltung vor allem der schnellen Zahlungseingang interessiert.
Personelle Abhängigkeit: Die gesamte Prozesskette ist abhängig von - oft viel zu wenigen - Mitarbeitern mit dem entsprechenden Know-how und dem notwendigen Überblick. Wehe, es geht jemand in den Urlaub, wird krank, nimmt Elternzeit oder wechselt die Abteilung. Dann bricht das Konstrukt, dessen halbwegs vorhandene Effizienz auf selbst gestrickten Modellen steht, zusammen. Bzw. verursacht das, worum es hier geht: einen viel zu hohen DSO und damit ein zu hohes Working Capital.
Hohe Fehlerquote: Manuelle Aufwände sind auch immer eine Quelle für Fehler, denn gerade wenn sich ein Vorgang über eine längere Zeit und über mehrere Ecken hinzieht, fällt leicht etwas unter den Tisch, wird verschoben, vertrödelt oder schlichtweg vergessen. Das Aufspüren dieser Fehler, die Korrektur und dann noch Kompensation ist nicht nur wiederum aufwendig, kostspielt und zeitintensiv, sondern zudem auch noch unheimlich ärgerlich.
Inflexible IT: Ihr ERP-System ist an dieser Stelle nur bedingt eine Hilfe. Meist sind solche Systeme (wie beispielsweise SAP) zu komplex und unflexibel, um an den manuellen Aufwänden etwas zu ändern. Customizing ist nicht wirklich eine Option - dauert zu lange, ist zu teuer und dann doch wieder zu starr.
Ihrem Working-Capital-Management tun Sie einen großen Gefallen, wenn Sie schon vor Geschäftsabschluss einer zu hohen Forderungslaufzeit vorbeugen. Und das gelingt Ihnen, indem Sie die Kreditwürdigkeit Ihrer Kunden richtig einschätzen, so das Risiko eines Zahlungsverzugs bzw. -ausfalls richtig bewerten und entsprechende Maßnahmen ableiten.
Leider ist genau das in den meisten Unternehmen aus zwei Gründen auch eine Schwachstelle:
Fundiertes Credit Scoring ist eher Wunschtraum als Realität, denn meist werden veraltete Parameter befragt, die allein schon aufgrund ihrer mangelnden Datenaktualität an Aussagekraft verlieren.
Die darauf aufbauenden Anpassungen neuer Kreditlimite sind langwierige Prozesse, weil Entscheidungen wegen des Kommunikationsaufwands nicht schnell getroffen werden können.
In einem sich schnell verändernden Geschäftsumfeld ist Inflexibilität immer ein Fallstrick. Sowohl das Credit Scoring als auch der Limitprozess sind jedoch genau davon geprägt. Infolge werden Geschäfte blockiert, die gut möglich und wichtig gewesen wären, oder Risiken falsch bewertet, die dann im schlimmsten Fall zu einem empfindlichen Zahlungsausfall führen.
Thomas Bravo, Mitglied des Vorstands des Bundesverbands Credit Management Österreich (BvCM AT), verdeutlicht dies mit einem Rechenbeispiel:
"Bei einem Forderungsausfall von 5.000 Euro und 2 % Umsatzrendite sind 250.000 Euro Mehrumsatz nötig, um den Ausfall wieder zu kompensieren."
Auch der weniger schlimme Fall von Zahlungsverzug, der die oben beschriebenen Gründe für einen hohen DSO bedingt, ist ärgerlich und folgenreich.
Die Folgen der ineffizienten internen Prozesse im Debitorenmanagement sind gravierend, denn der entstehende Zeitverlust bedingt nicht nur einen dauerhaft hohen DSO- und Working-Capital-Wert, sondern auch enorm hohe Prozesskosten.
Wenn es zu lange dauert, bis Mahnungen an Ihre säumigen Kunden rausgehen, dauert es auch unverhältnismäßig lange, bis die Zahlungen auf Ihrem Konto eingehen. Unnötig viel Kapital ist im Forderungsprozess gebunden und fehlt für neue Investitionen. Ihr Unternehmen ist weniger liquide, als es sein könnte. Infolgedessen stagniert das Wachstum Ihres Unternehmens, und das Working Capital ist zu hoch - und zudem auch Ihr Stresslevel zum Jahresabschluss.
So kommt es, dass ein Dispute fast die gleichen Auswirkungen hat wie ein Ausfall.
Bilendo ist eine Cloud-Software, die Prozesse im Debitorenmanagement besser macht mit dem obersten Ziel, Zahlungseingänge zu beschleunigen und damit den DSO zu reduzieren. Bilendo zieht also genau an jener Stellschraube, die Sie beim Working-Capital-Management so schwer beeinflussen können.
Kontinuierlich ablaufende, optimierte Prozesse: Manuelle Aufwände beim Debitorenmanagement werden abgelöst von automatischen Workflows, die dafür sorgen, dass die Offene-Posten-Klärung und das Mahnwesen kontinuierlich und nicht länger blockweise ablaufen.
Vereinfachte interne Kommunikation: Die dafür notwendige interne Abstimmung erfolgt ohne Medienbrüche, Abteilungsgrenzen und Umwege, entsprechend der voreingestellten Workflows. Die Offene-Posten-Liste wird ersetzt durch die zentrale Darstellung aller Daten auf einer Plattform.
Leicht gemachte interne Abstimmung
Personelle Unabhängigkeit: Es spielt keine Rolle, wie viele Debitoren Sie verwalten und es sind keine spezialisierten Mitarbeiter notwendig, die extra geschult werden müssen und dann nie abwesend sein dürfen.
Unabhängig von der IT: Bilendo ist ein Add-on zu Ihrer bestehenden ERP-Lösung, es ist keine aufwendige Implementierung notwendig. Ihre IT wird nicht beansprucht.
Maximale Flexibilität: Sie können alle Workflows selbst konfigurieren, und die multiplen Einstellungsmöglichkeiten sorgen dafür, dass Sie flexibel sind und bleiben. Teures Customizing entfällt.
Diese 5 Argumente sprechen für die Effizienzsteigerung im Debitorenmanagement, die Ihnen mithilfe von Bilendo gelingt. Gesteigerte Effizienz hat immer etwas mit Zeitersparnis zu tun - genau die wird sich in einem reduzierten DSO spiegeln.
Wenn Sie gleich jetzt und hier ganz unverbindlich herausfinden wollen, wie Bilendo Ihren DSO reduzieren kann, nutzen Sie den DSO-Rechner in unserem Artikel "DSO-Berechnung: Das müssen Unternehmen wissen".
Zeitverzug bei Prozessabläufen hat oft etwas mit fehlendem Überblick zu tun. Informationen müssen mühsam zusammengesucht und weitergeleitet werden, wobei Fehler, Versäumnisse und eine abrupt veränderte Datenlage nur allzu wahrscheinlich sind.
Da mit Bilendo alle Vorgänge an einer zentralen Stelle auf einer Cloud-Plattform abgebildet sind, reduzieren Sie die Komplexität im Debitorenmanagement deutlich. Denn Sie haben einen 360°-Überblick über jeden einzelnen Debitor, können dessen Entwicklung beobachten, alle Maßnahmen verwalten und schnell Entscheidungen treffen.
Die digitale Debitorenakte mit Bilendo: 360°-Überblick
Mit der Reporting-Funktion von Bilendo und den multiplen Einstellungsmöglichkeiten sind Sie in der Lage, mit wenigen Klicks für den Überblick zu sorgen, der Ihnen und Ihren Zwecken dient.
Bilendo visualisiert die richtigen KPIs und macht Geschäftsbereiche vergleichbar, damit Sie frühzeitig erkennen, wo sich Veränderungen abzeichnen und gegensteuern können, bevor sie zu Problemen werden.
Alle Daten visualisiert und transparent
Überblick über Vorgänge und Daten ist eine wichtige Stellgröße, wenn es darum geht, schnelle Entscheidungen zu treffen und Zeit zu sparen.
Wirklich aussagekräftig sind Kennzahlen vor allem im Vergleich. In Bilendo haben Sie Ihre Daten nicht nur im leicht verfügbaren Überblick, sondern können sich auch die gesamte Historie eines Debitors abbilden lassen.
Das Risiko auf eine zu lange Forderungslaufzeit und damit einen zu hohen DSO-Wert reduzieren Sie durch ein punktgenaues Credit Scoring, bei dem Sie die für Ihr Unternehmen und Ihre Branche wirklich aussagekräftigen Parameter heranziehen. Mit Bilendo können Sie diese Parameter eigenständig jederzeit hinterfragen und anpassen - denn wie wir alle gelernt haben, sind Branchen und Märkte permanent in Bewegung, können sich Voraussetzungen über Nacht schlagartig verändern.
Da die meisten ERP-Systeme in dieser Hinsicht ungenügend sind, werden in den meisten Unternehmen Scoring-Werte in einer Excel-Tabelle aktualisiert und dokumentiert, was viel manuellen Aufwand verursacht. Manueller Aufwand bedeutet Zeitverlust (womit wir wieder beim Thema wären) - einfacher und schneller geht es, wenn Sie die Datenaktualisierung Ihrem digitalen Helfer Bilendo überlassen, der Ihnen den top aktuellen Wert dann auch noch transparent abbildet.
Den Kunden und das Risiko im (Über)Blick
So haben alle, die es angeht das tatsächliche Risiko stets präsent - beispielsweise der Vertrieb bei einem bevorstehenden Geschäftsabschluss, mobil dabei im Hosentaschenformat auf dem Smartphone. Zeitraubende Rückfragen mit dem Credit Management entfallen, Entscheidungen können unmittelbar vor Ort gefällt werden.
Vom aktuellen Credit Score ist auch das Kreditlimit abhängig, das Sie einem Kunden einräumen. Da sich der Wert schnell ändern kann, muss auch der darauf aufbauende Limitprozess mithalten können. Bilendo vermeidet die dafür üblichen Kommunikationsschleifen, denn Sie können selbst konfigurieren, wer Kreditlimitvorschläge einbringen kann, an wen diese kommuniziert werden sollen und wer ein neues Limit freigeben muss..
Leicht gemachter Limitprozess
So haben Sie immer im Überblick, welcher Kunde sich in welchem Rahmen bewegt, wo Gefahr im Verzug ist und wo Sie nachsteuern sollten. Sie können die interne Kommunikation für diese Steuerung schnell und zielführend organisieren und reduzieren dadurch nicht nur das Debitorenrisiko, sondern auch und vor allem den Zeitaufwand, der dahinter steht.
Bilendo schützt Ihre Liquidität, weil die Software Sie in dem Bereich entlastet, der besonders viel Aufwand und dadurch Zeitverlust beim Zahlungseingang verursacht: das Debitorenmanagement. Das ist aber nicht alles.
Durch die gesteigerte Effizienz reduzieren Sie insgesamt Ihre Prozesskosten.
Zudem ist kein (!) Anfangsinvestment nötig, nur die üblichen bei einer Mietlösung anfallenden monatlichen Kosten.
Berechnet werden Ihnen ausschließlich Ihre aktiven Debitoren, also die Debitoren, die Ihnen im Forderungsmanagement Arbeit machen (z. B. durch einen Dispute).
Durch die Konfigurierbarkeit der Workflows sind Sie maximal flexibel bei der Anpassung der Software an Ihre Bedürfnisse und sind unabhängig vom kostspieligen Customizing (s. o.).
Dabei spielt es keine Rolle, wie viele Debitoren Sie verwalten. Bilendo ist eine skalierbare, also belastbare Lösung, die Sie personell unabhängig und krisenfest macht.
Und den Spaßfaktor nicht zu vergessen: Wenn Sie grundlegende Prozesse wie die beim Debitorenmanagement verbessern wollen, gelingt Ihnen das nicht allein durch eine noch so optimale Software, die Ihrem Unternehmen und vor allem Ihren Mitarbeitern übergestülpt wird.
Jeder gute Change-Prozess beginnt damit, die Leute, die mit der Lösung arbeiten dürfen, mitzunehmen. Bilendo zeichnet sich durch ein modernes Frontend aus, das durch Anwenderfreundlichkeit und einer intuitiven Bedienung besticht, dessen multiple Einstellungsmöglichkeiten für völlige Flexibilität sorgt und dessen Funktionsumfang für eine gründliche Entlastung sorgt. Zeit sparen, DSO reduzieren, Working-Capital-Management optimieren und gleichzeitig entlastet werden - klingt nach Spaß und nicht nach Stress.
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Zum Jahresende geht es in vielen Unternehmen um eine Optimierung der Working-Capital-Kennzahlen.
Entsprechende Maßnahmen ad hoc umzusetzen bedeutet meist Stress und wird deshalb meist nur halbherzig oder gar nicht in Angriff genommen. Der Aufwand, gerade bei der Reduzierung des DSO, ist einfach zu hoch.
Ein zu hoher DSO-Wert zeigt auf, dass zu viel Kapital im Forderungsprozess gebunden ist - ein wesentlicher Grund für ein zu hohes Working Capital.
Bilendo unterstützt die Schlüssel-Abteilungen um den CFO (Accounting, Controlling, Credit Management, Treasury und Sales) durch bessere operative Prozesse sowie kürzere und effizientere Entscheidungswege.
Das senkt den DSO spürbar und sorgt für ein optimiertes Working Capital. Adhoc, wenn es jetzt darum geht, noch einmal alle Register zu ziehen. Aber auch kontinuierlich, das ganze Jahr - denn Stress zum Jahresabschluss kann wirklich niemand brauchen.
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