Debitorenbuchhaltung in SAP macht Sinn - mit Bilendo

Debitorenbuchhaltung in SAP: 2 Probleme

Um im Alltagsgeschäft keine personellen Ressourcen zu verschwenden, sind Sie in der Debitorenbuchhaltung auf Daten in Echtzeit und auf eine zügige interne Abstimmung angewiesen. 

Beispielsweise kommt es immer wieder vor, dass der Vertrieb bei einem erneuten Geschäftsabschluss dem Kunden ein längeres Zahlungsziel einräumen möchte, jedoch unklar ist, wie es sich mit dem Zahlungsverhalten eines Kunden verhält. Wie viele Belege sind noch offen oder sogar in Mahnung? Ist ein neues Geschäft unter diesen Voraussetzungen ratsam? Bei einem anderen Kunden steht ein neues Kreditlimit zur Diskussion, aber wie sieht es mit der Kreditwürdigkeit aus? Wie ist der aktuelle Credit Score, wann wurde der zuletzt aktualisiert bzw. die Parameter hinterfragt, auf denen er beruht? Weil Ihre Debitorenbuchhaltung in SAP eine solche Datenübersicht nicht zulässt, nutzen vielleicht auch Sie wie viele andere beim Credit Scoring eine Excel-Liste.

Credit Scoring mit Excel - Übersicht sieht anders aus

Doch der manuelle Aufwand, diese Liste regelmäßig zu aktualisieren, ist immens. Übersicht ist hier eher ein Wunschtraum, denn die Liste wird immer länger und inaktive Debitoren lassen sich kaum herausfiltern.

Die Anfrage für ein mögliches neues Kreditlimit, das sich aus einem ermittelten Score ableiten lässt, nimmt dann für die Freigabe eine abenteuerliche Reise durch Ihr Unternehmen. Da es keine einheitliche Übersicht über alle Daten gibt, kreisen Vertreter der Entscheidungsebene, des Credit Managements und Vertriebs über einen Haufen ungefilterter Informationen, hinterfragen eine kaum abrufbare Kundenhistorie, diverse Verträge und Dokumente, landen immer wieder bei Ihnen in der Debitorenbuchhaltung, und Sie kommen kaum hinterher, alle Fragen zeitnah zu beantworten und zu einer zügigen Entscheidungsfindung zu verhelfen. 

Um Prozesse abzukürzen, regieren dann oft Erfahrungsschatz und Bauchgefühl - beides nicht zu unterschätzende Größen bei der Unternehmensführung, doch idealerweise immer ergänzt um die richtigen Daten, Zahlen und Fakten.

Ähnlich ineffizient ist der Umgang mit der Offene-Posten-Liste. Bevor Ihre Mitarbeiter in der Debitorenbuchhaltung eine Mahnung rausschicken, müssen sie intern abklären, ob diese auch tatsächlich gerechtfertigt ist. Auch hierfür sind die Möglichkeiten bei der Debitorenbuchhaltung in SAP begrenzt. 

Interne Klärung in SAP - das reicht nicht!

Was wurde mit dem Kunden wann und durch wen abgesprochen? Um das abzuklären, reichen die Klärungsnotizen im Buchungstext nicht aus. Also traktieren Sie Ihre Kollegen aus dem Vertrieb mit der Offene-Posten-Liste in Excel, womöglich über mehrere Standorte hinweg und verbunden mit viel Zeitverlust (und internem Unmut). Neben dieser Liste sind meist andere Kommunikationskanäle notwendig, Sie telefonieren den Informationen hinterher, bekommen E-Mails als Antwort und versuchen die vielen Medienbrüche irgendwie zu managen. Und wehe, Sie gehen in den Urlaub oder werden krank! Dann unterbricht der Informationsfluss und die Klärung gerät ins Stolpern oder Stocken. 

Aber die Zeit läuft weiter. Und der DSO steigt.

Die Folgen sind hohe Prozesskosten, eine große Menge an Kapital, das im Forderungsprozess gebunden ist, und eine reduzierte Liquidität, die sich negativ auf Ihr Unternehmenswachstum auswirkt.

Bilendo als sinnvolle Ergänzung

Bilendo ist eine Cloud-Plattform, die Sie ergänzend zu der Debitorenbuchhaltung in SAP nutzen können. Die Software lässt sich ohne Probleme in Ihre IT-Infrastruktur integrieren und macht Ihre Arbeit beim Debitorenmanagement noch effizienter.

Während Systeme wie SAP aufgrund ihrer Leistungsstärke durch Komplexität und fehlende Flexibilität auffallen (Stichwort Customizing), zeichnet sich Bilendo gerade dadurch aus, dass Sie alle wichtigen Einstellungen selbst vornehmen und wesentliche Funktionalitäten selbst konfigurieren können. Dadurch sind Sie in der Lage, die notwendige Transparenz über Daten und Vorgänge ganz nach Ihren Bedürfnissen selbst herzustellen und so für maximale Übersicht über alle debitorischen Prozesse zu sorgen. Bilendo ist so anwenderfreundlich konzipiert, dass Sie und Ihre Mitarbeiter keine besondere Schulung für die Nutzung brauchen.

Im Bereich Credit Scoring übernimmt Bilendo die Aktualisierung aller Parameter, die Ihr Unternehmen für eine Kundenbewertung heranziehen, vollautomatisch und bildet die ermittelten Werte übersichtlich ab. Mit wenigen Klicks herrscht unternehmensweit Klarheit über das tatsächliche Rating eines Kunden. Einstellbare Risikoklassen sorgen für eine eindeutige Risikoeinschätzung und erleichtern die Entscheidungsfindung. Anrufe, Ketten-E-Mails und Zettelwirtschaft werden bei Ihnen in der Debitorenbuchhaltung deutlich abnehmen.

Den Kunden mit wenigen Klicks im Überblick 

Die Kommunikation rund um ein neues Kreditlimit verläuft entsprechend der Konfiguration mithilfe von Workflows automatisch und ohne Umwege. Je nach Zuständigkeiten legen Sie, Ihr Credit Management oder andere Entscheidungsträger fest, wer Limitvorschläge einbringen kann und für die Freigabe einbezogen werden soll. Ellenlange Listen gehören damit der Vergangenheit an, die zwischen den Abteilungen hin und her getragen werden. Daten müssen bei Ihnen in der Debitorenbuchhaltung nicht mehr permanent hinterfragt werden.

Ähnlich ergeht es Ihrer Offene-Posten-Liste. Mit Bilendo verfügen Sie über eine digitale Debitorenakte für jeden einzelnen Kunden mit einem 360°-Überblick über alle Daten, Dokumente und Kommunikationsvorgänge. Das macht die Debitorenbuchhaltung in SAP um Längen effizienter. 

Legen Sie den automatischen Workflow selbst fest, der sich im Verzugsfalle ganz von selbst um die Abklärung kümmert, warum ein Kunde nicht zahlt. Silostrukturen spielen keine Rolle mehr, Medienbrüche gibt es nicht mehr, Differenzen zwischen Abteilungen sind passé. 

Leicht gemachte interne Abstimmung

Das beschleunigt die interne Klärung erheblich und sorgt dafür, dass Sie Ihr Mahnwesen sinnvoll automatisieren können. Infolge gehen Mahnungen kontinuierlich statt blockweise raus und Zahlungen viel schneller auf Ihrem Konto ein. Ihre Mitarbeiter sind entlastet von repetitiven und nervigen Routineaufgaben und müssen viel weniger Kommunikationsaufwand betreiben. Da alle Daten zu einem Kunden jederzeit (auch mobil) verfügbar sind, ist es beispielsweise für Ihren Vertrieb einfacher, vor Ort beim Kunden Kreditentscheidungen zu treffen - ohne Sie in der Debitorenbuchhaltung mit Fragen löchern zu müssen.

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Management Summary

• Bei der Debitorenbuchhaltung in SAP begegnen Ihnen immer wieder zwei Probleme: Daten lassen sich kaum übersichtlich darstellen und die interne Abstimmung ist eine einzige Irrfahrt.

• Folgen sind manuelle Aufwände, Excel-basierte Zettelwirtschaft und ein Zeitverlust, der die Prozesskosten in die Höhe treibt. Ein Dispute ist fast so teuer wie ein Zahlungsausfall - wussten Sie das?

• Bilendo ist hier eine nützliche Ergänzung und hilft dabei, die Effizienz von SAP zu steigern: 

• Wichtige Daten wie z. B. zum Zahlungsverhalten eines Kunden sind mithilfe der digitalen Debitorenakte transparent abgebildet.

• Die interne Kommunikation zur Freigabe von Kreditlimits und für die Offene-Posten-Klärung lässt sich auf Basis konfigurierbarer Workflows selbst definieren und sehr viel schneller machen.

• Spürbare Folgen sind weniger Fehler und Kommunikationsschleifen, offene Rechnungen sind weniger lange in der Klärung gefangen und das gebundene Kapital wird schneller frei. 

• Und Ihre Mitarbeiter in der Debitorenbuchhaltung werden umfassend entlastet, zum einen, was wichtige Kernaufgaben angeht, zum anderen das eigene Nervenkostüm betreffend. Suchanfragen wiederholt starten (oder standhalten) zu müssen, ist mühsam und lästig und verdirbt den Spaß an der Arbeit.