In der Geschäftswelt hört man immer wieder die Begriffe Kreditoren und Debitoren, wenn es um Finanzen, Forderungen und Kredite geht. Es handelt sich dabei um Fachbezeichnungen für Schuldner und Gläubiger, die oftmals in einer Lieferantenbeziehung stehen. Geht der Lieferant dabei in Vorleistung und stellt eine Rechnung aus, dann ergibt sich daraus das entsprechende Verhältnis aus Kreditor und Debitor. Im weiteren Umfeld hat diese Beziehung also auch einen wichtigen Einfluss auf die Buchhaltung sowie das Forderungsmanagement.

Wir erklären Ihnen in diesem Artikel alles Wichtige zu diesem Thema und erläutern, wie Sie durch eine bessere Verwaltung Ihrer Debitoren die Liquidität Ihres Unternehmens sichern. Denn insbesondere in wirtschaftlich schwierigen Zeiten sind Forderungsausfälle ein Risiko, das Sie unbedingt vermeiden sollten.

 

Definition und Unterschiede von Kreditoren und Debitoren

Wie zu Beginn kurz angedeutet, handelt es sich bei Kreditoren in der Regel um Lieferanten oder Dienstleister, die eine Vorleistung auf Rechnung erbringen. Sie werden damit also zum Gläubiger, bis der Kunde die ausgestellte Rechnung im besten Fall innerhalb der vorgegebenen Zahlungsfrist begleicht. Der Lieferant bzw. Kreditor übernimmt in dieser Beziehung das unternehmerische Risiko und muss auf ein professionelles Forderungsmanagement setzen, um möglichen Zahlungsverzug zu minimieren.

Der Debitor steht hingegen auf der anderen Seite der Lieferbeziehung. Er erhält nämlich vorab eine Leistung auf Rechnung, die er anschließend bezahlen muss. Es handelt sich also um den Schuldner, der zunächst alle Vorzüge einer Lieferung auf Rechnung genießt. In der Regel hat er aufgrund von Skonto einen Anreiz, die Zahlung innerhalb einer bestimmten Frist zu leisten, um einen besseren Preis zu erhalten.

 

Sonderfälle: Debitorische Kreditoren und Kreditorische Debitoren

Es gibt jedoch zwei Sonderfälle, die immer dann auftreten können, wenn Zahlungen in einer falschen Höhe geleistet wurden oder es nachträglich zu Änderungen kam. Diese Sonderfälle gehören bei vielen Unternehmen zum Geschäftsbetrieb dazu, auch wenn sie unter Umständen nicht täglich auftreten.

  • Debitorische Kreditoren: Hat Ihr Unternehmen als Kreditor zu hohe Zahlungen erhalten, dann müssen Sie später eine Erstattung an den Debitor leisten. Das kann beispielsweise passieren, wenn der Kunde vergessen hat, das Skonto zu berücksichtigen oder aufgrund mangelhafter Ware der Rechnungsbetrag reduziert wurde.

  • Kreditorische Debitoren: Dieser Fall tritt ein, wenn ein Kunde noch vor der Bezahlung einer Rechnung das Produkt wieder zurückgeschickt hat bzw. reklamiert (z. B. aufgrund von Defekt). Es wird also eine Gutschrift gebucht, obwohl zuvor keine Zahlung einging. Das Debitorenkonto weist dann in dieser Zeit ein Habensaldo auf, bis es wieder zur korrekten Umbuchung kommt.

 

Vor- und Nachteile der Arbeit mit Kreditoren und Debitoren

Die Lieferung auf Rechnung gehört in der Geschäftswelt zwischen Unternehmen oft zum Standard. Denn es ermöglicht Unternehmen, Kreditoren direkt nach einem Bestellauftrag zu beliefern, ohne auf einen Zahlungseingang warten zu müssen. Dadurch kann der Lieferant bzw. Kreditor eine schnelle Lieferzeit garantieren und sich von Konkurrenten absetzen, die das Risiko dieser Vorleistung nicht eingehen möchten.

Auf der anderen Seite freut sich natürlich der Kunde als Debitor über die schnelle Lieferung. Zudem kann er im Notfall die Zahlung bis zur Zahlungsfrist hinauszögern und damit auf mögliche Liquiditätsengpässe im eigenen Unternehmen reagieren. Selbst im B2C-Bereich bieten viele Unternehmen die Zahlung auf Rechnung an, damit beide Seiten von dieser Vereinbarung profitieren können.

Als Nachteil erweist sich hingegen die Abhängigkeit von einem erfolgreichem Credit Management bzw. Forderungsmanagement. Insbesondere Kreditoren sind hierbei von Debitoren abhängig und tragen ein ausgesprochen hohes Risiko, falls es Zahlungsschwierigkeiten geben sollte. Deswegen möchten wir im nächsten Abschnitt diese Risiken noch einmal hervorheben.

 

Welche Risiken tragen die Kreditoren und Debitoren?

Der Kreditor trägt zunächst einmal das offensichtlichste Risiko: Er ist bei der Bezahlung auf die Mitwirkungspflicht des Debitors angewiesen. Sollte dieser in einen finanziellen Engpass geraten, dann kommt es im besten Fall zum Zahlungsverzug oder im schlimmsten Fall zum kompletten Zahlungsausfall. Insbesondere in Zeiten von Rezession und Abschwung erhöht sich die Anzahl der Insolvenzfälle, was als Folge auch Kreditoren stark belasten kann.

Debitoren tragen hingegen ein wesentlich kleineres Risiko in dieser Geschäftsbeziehung. Sie profitieren zunächst einmal von der Vorleistung und haben anschließend ausreichend Zeit, die Zahlung in vollem Umfang zu leisten. Lieferungen auf Rechnung können sich jedoch auch als Falle erweisen, bei der sich ein Debitor übernimmt und bei Nichtzahlung anschließend in ein Gerichtsverfahren samt Vollstreckung gezogen werden kann.

 

Kreditorenkonten und Kreditorenbuchhaltung

Dieser Bereich beschäftigt sich im Unternehmen mit der Verwaltung aller Kreditorenkonten, die aus der Unternehmenssicht die eingehenden Rechnungen ausstellen. Dabei teilt das Unternehmen jedem Lieferanten oder Dienstleister eine eindeutige Kreditorennummer bzw. ein Kreditorenkonto zu, um alle wichtigen Daten und Zahlungen transparent zuweisen zu können.

Zu den weiteren Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung gehören:

  • Erfassung aller eingehenden Rechnungen

  • Rechnungsprüfung und Archivierung

  • Pflege der Stammdaten von Kreditoren

  • Bezahlung entsprechend der Zahlungsfristen

Darüber hinaus umfasst der Bereich auch bei Bedarf die aktive Kommunikation sowie den Informationsaustausch mit allen Kreditoren bzw. Lieferanten.

 

Debitorenkonten und Debitorenbuchhaltung

Demgegenüber steht die Debitorenbuchhaltung, die sich aus der Unternehmenssicht mit allen Schuldnern befasst. Es geht also im Wesentlichen darum, offene Forderungen zu verwalten und fällige Zahlungen zeitnah einzuholen. Andere beliebte Begriffe für den gleichen Bereich sind beispielsweise Debitoren- oder Forderungsmanagement.

Die Debitorenbuchhaltung beschäftigt sich zudem noch mit folgenden Aufgaben:

  • Verwaltung aller offenen Forderungen

  • Überprüfung der Bonität von Kunden und Partnern

  • Versenden von Zahlungserinnerungen und Mahnungen

  • Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens

Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sind damit beides wichtige Teilbereiche, die zur effizienten Verwaltung der Unternehmensfinanzen notwendig sind.

 

Workflows für effizientes Debitorenmanagement 

Wenn Sie für einen zügigen Zahlungseingang sorgen und Debitorenrisiken kontrollieren wollen, müssen Sie gründlich bei Ihren internen Prozessen aufräumen. 

Gesteigerte Effizienz im Debitorenmanagement gelingt Ihnen durch den Einsatz einer Cloud-Software wie Bilendo. Mithilfe Workflow-basierter Automatisierung verbessert Bilendo vor allem die Prozesse rund um die interne Abstimmung von Buchhaltung und Vertrieb bei der Klärung offener Posten, welche in Form von endlosen Excel-Listen ("Mahnvorschlagslisten") für viele zur nervtötenden Routingeaufgabe geworden ist.

Das muss nicht weiter sein. Mit Bilendo verabschieden Sie sich ein für alle mal von Fragen wie "Mahnen oder nicht mahnen?" und damit von zeitaufwendigen und kostenintensiven Debitorenprozessen. 

Wenn Sie sich jetzt noch weiter informieren wollen, wie Sie Ihr Debitorenmanagement noch effizienter gestalten können, haben wir zwei Tipps für Sie:

  1. Um sich einen Überblick zu verschaffen, lesen Sie zunächst unseren Artikel “Debitorenmanagement Aufgaben: Übersicht ist der einzige Ausweg!”

  2. Sichern Sie sich unseren kostenlosen Debitorenmanagement-Guide, welchen wir speziell zur Effizienzsteigerung in großen Unternehmen konzipiert haben. Darin erfahren Sie, wie in Ihrem Debitorenmanagement enorm hohe Kosten entstehen und was Sie konkret dagegen tun können - in kurzer Zeit und ohne großes IT-Projekt.

 

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Management Summary

  • Kreditoren und Debitoren sind gängige Begriffe im Geschäftsalltag und bezeichnen die Beziehung zwischen Kreditor (Lieferant) und Debitor (Kunde) beim Kauf auf Rechnung.

  • Der Kreditor geht dabei in Vorleistung und stellt eine Rechnung aus, die der Debitor bis zur vorgegebenen Zahlungsfrist zu begleichen hat.

  • Beide Seiten können in dieser Beziehung von einer schnelleren Lieferzeit profitieren, der Debitor hat zudem einen zeitlichen Spielraum zum Begleichen der Rechnung.

  • Als Kreditor tragen Sie beim Kauf auf Rechnung das größte Risiko, denn Sie gehen als Lieferanten in Vorleistung und sind auf zeitnahe Zahlungen der Debitoren angewiesen.

  • Zum Minimieren des Risikos ist ein professionelles Debitoren- bzw. Forderungsmanagement unabdingbar, denn es prüft vorab die Bonität der Kunden und kann die Zahlungskonditionen entsprechend anpassen.

  • Die leistungsstarke AR-Automation Software von Bilendo hilft Ihrem Unternehmen dabei, das Debitorenmanagement dank automatisierter Prozesse zu optimieren. Damit reduzieren Sie im Handumdrehen sowohl Ihre Aufwände als auch Ihre Risiken als Kreditor.