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24. Juni 2019 Markus Haggenmiller
Credit Management für Buchhalter 7 Min.
Das Erfassen und Verwalten offener Posten übernimmt in Ihrem Unternehmen die Debitorenbuchhaltung, ein Teilbereich Ihrer Finanzbuchhaltung. Alle Informationen über Forderungen und deren Schuldner werden hier zusammengetragen und helfen dabei, finanzielle und strategische Entscheidungen zu fällen.
Die Debitorenbuchhaltung beschäftigt sich mit den Forderungen und Geschäftspartnern Ihres Unternehmens. Es werden nicht nur Transaktionen von Kunden erfasst und verwaltet, sondern auch Forderungen gebucht und ausgebucht. Mit Hilfe der Debitorenbuchhaltung behalten Sie den Überblick über alle offenen und bezahlten Rechnungen und sichern die kurzfristige sowie langfristige Liquidität ab.
Zur Debitorenbuchhaltung gehört auch die unangenehme Arbeit, einen Debitor (= Schuldner) sowohl auf den Zahlungsverzug aufmerksam zu machen, als auch diese gegebenenfalls mit allen Mitteln einzutreiben.
Diese Tätigkeit ist für Sie als Kreditor (= Gläubiger) dringend notwendig, da dies nicht nur Ihre Liquidität sichert, sondern auch mit der Informationsbeschaffung über die Zahlungsfähigkeit Ihrer Kunden verbunden ist. Mit diesem Wissen können Sie Debitoren mit schlechter Bonität identifizieren und das Verhalten ihnen gegenüber anpassen.
Um die offenen Forderungen aus Leistungen und Lieferungen einzelner Debitoren festzuhalten, werden diese auf Ihrem Debitorenkonto als Guthaben gegenüber des jeweiligen Kunden dargestellt. Ein Unternehmen kann je nach Kundenstruktur ein gemeinsames Konto für alle Debitoren oder ein eigenes für jeden Kunden anlegen.
In Ihrer Finanzbuchhaltung werden dann sämtliche Kundenguthaben aus der Debitorenbuchhaltung übernommen. Die Finanzbuchhaltung bildet dabei einen Teil des betrieblichen Rechnungswesens ab. Ziel ist es, dass das Gesamtergebnis Ihres Unternehmens ermittelt und abgebildet wird.
Auch bekannt als Zahlungsausfallrisiko, Inkassorisiko oder Delkredererisiko und beschreibt das Risiko, dass ein Auftraggeber eine Forderung nur teilweise oder gar nicht begleichen kann. Durch ein zuverlässig arbeitendes Informationsmanagement kann das Debitorenrisiko möglichst gering gehalten werden.
Ihre Debitorenbuchhaltung hat zwei grundlegende Aufgaben:
Forderungsmanagement - Erfassung und Verwaltung von Forderungen
Informationsmanagement - Ausstehende Zahlungen und Zahlungsmoral der Kunden zusammenfassen und beurteilen
Was ist Forderungsmanagement?
Beim Forderungsmanagement kontrollieren Mitarbeiter der Debitorenbuchhaltung die Debitorenkonten der einzelnen Kunden auf offene Posten. In der Regel werden die offenen Posten in einem 7- oder 14-Tage-Rhythmus überprüft, was zum einen zu ungenauen Angaben bei den offenen Posten führt und zum anderen zu langen Mahnläufen.
Zielführender ist ein tagesaktuelles Forderungsmanagement mithilfe von automatisierten Prozessen, welches Forderungen rund um die Uhr im Auge behält und Mahnläufe stringent und zeitnah verwaltet.
Darüber hinaus ist der Aufwand, den die Offene-Posten-Liste verursacht, enorm und für viele Ihrer Mitarbeiter ein zeitintensives Ärgernis. Denn sie muss regelmäßig Punkt für Punkt abgearbeitet und kontinuierlich aktualisiert werden, um festzulegen, welcher Kunde eine Mahnung erhalten soll und welcher (noch) nicht.
Zielführender ist die transparente Darstellung und Kommunikation aller Debitorenprozesse an einer zentralen Stelle, die das mühsame Zusammentragen aller Daten in einer separaten Liste überflüssig macht. Entscheidungen können schneller, zuverlässiger und auf Basis topaktueller Daten getroffen werden.
Was ist Informationsmanagement?
Beim Informationsmanagement holen Mitarbeiter der Debitorenbuchhaltung Informationen über Kunden ein, um das Debitorenrisiko gering zu halten. Hierzu gehören valide Daten über deren Kreditwürdigkeit, um schon vor dem Abschluss eines Geschäftes dem Forderungsausfall entgegenzuwirken und bei Bestandskunden die Zahlungsmoral im Auge zu behalten.
Informationen über die Kreditwürdigkeit eines Kunden holen sich viele Unternehmen mithilfe von Auskunfteien ein und ergänzen diese mit selbst ermittelten Scoring-Werten. Dies gelingt besonders effizient, wenn Sie beim Credit Scoring auf eine Lösung setzen, die volle Flexibilität bei der Auswahl, Anpassung und Gewichtung Ihrer Parametern zulässt.
Weitere Informationen bzw. Kennzahlen betreffen noch ausstehende Forderungen und damit zu erwartende Zahlungen. Dadurch kann die Geschäftsführung erkennen, wie liquide das eigene Unternehmen in Zukunft sein wird und ob es aus finanzieller Sicht ratsam ist, größere Investitionen zu tätigen. Mithilfe einer modernen Lösung fürs Reporting, bei der Sie alle Einstellungen selbst vornehmen können, verschaffen Sie sich volle Transparenz über alle Daten und machen Geschäftsbereiche unmittelbar vergleichbar.
Transparenz ist der erste Schritt zu besseren Prozessen - auch in der Debitorenbuchhaltung
Komplementärer Zweig der Finanzbuchhaltung ist die Kreditorenbuchhaltung.
Leistungen und Lieferungen, die ein Unternehmen von einem externen Lieferanten oder Dienstleister erhält, müssen verbucht und überwacht werden. Die Buchführung über diese sogenannten Kontokorrentbeziehungen ist der andere Teil der Finanzbuchhaltung, und zwar der Kreditorenbuchhaltung.
Als Teilbereich der Finanzbuchhaltung befasst sich die Kreditorenbuchhaltung mit der Verbuchung und Überwachung der Leistungsabwicklung zwischen einem Unternehmen und den Kreditoren.
Ein Kreditor ist ein Gläubiger. Der Begriff stützt sich auf die Tatsache, dass der Dienstleister oder Lieferant die Risiken eines Kreditgebers übernimmt, indem er etwas liefert bzw. leistet, das erst noch bezahlt werden muss.
Dem gegenüber steht der Debitor (= Schuldner) bzw. die Debitorenbuchhaltung, als komplementärer Zweig der Finanzbuchhaltung (s. o.).
Eine gewissenhaft geführte Kreditorenbuchhaltung sorgt dafür, dass ein Unternehmen bei seinen Lieferanten und Dienstleistern im guten Ruf steht. Pünktlichkeit und Zuverlässigkeit bei der Bezahlung der Verbindlichkeiten fördern einen guten gegenseitigen Workflow und eine gesicherte Zusammenarbeit.
Die Kreditorenbuchhaltung pflegt einen engen Bezug zum Beschaffungswesen eines Unternehmens, also zum Einkauf. Die Salden der einzelnen Kreditorenkonten werden auf einem Abstimmkonto summiert, welches die kreditorischen Verbindlichkeiten eines Unternehmens abbildet.
Hauptsächlich geht es um die Bearbeitung der kreditorischen Eingangsrechnungen, wozu unter anderem gehört:
Ferner gehören zum typischen Aufgabenspektrum der Kreditorenbuchhaltung Themen wie:
Jeder Lieferant oder Anbieter einer Dienstleistung trägt das Risiko, dass der Empfänger nicht rechtzeitig bzw. nicht vollständig bezahlt. Dieses Risiko wird beim Lieferanten oder Dienstleister in der Debitorenbuchhaltung verwaltet (Empfänger/Abnehmer bzw. Kunden = Debitor = Schuldner), um festzulegen, bis zu welcher Höhe Waren / Dienstleistungen auf Ziel (also auf Rechnung mit einer bestimmten Fälligkeit) angeboten werden.
Wie hoch Kreditorenrisiken sind, kann zum Beispiel mittels Bankauskunft ermittelt werden. Eine Möglichkeit, diesen Risiken zu begegnen, ist der Eigentumsvorbehalt.
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