01. Februar 2023 Markus Haggenmiller
Mahnwesen für Finance Executive und Buchhalter 11 Min.
Besonders in Zeiten wirtschaftlicher Turbulenzen kann ein professionelles Forderungsmanagement über das Überleben Ihres Unternehmens entscheiden. Denn oft kommt es zu Zahlungsausfällen, die selbst das erfolgreichste Unternehmen schnell in Bedrängnis bringen können. Es gilt dabei stets, die Risiken zu minimieren und ausstehende Forderungen konsequent einzuholen. Dadurch stärken Sie auch letztlich die eigene Kredibilität und Seriosität gegenüber Ihren anderen Geschäftspartnern.
Wir erklären Ihnen in diesem Artikel, was es beim Thema Forderungsmanagement zu beachten gibt und wie moderne Software Sie dank hoher Automatisierung dabei unterstützen kann. Damit verringern Sie spielend leicht die sonst so hohen Aufwände zum Verwalten Ihrer offenen Forderungen.
Forderungsmanagement beschäftigt sich laut seiner Definition mit der Aufgabe, offene Forderungen vollständig zu erfassen und zu verwalten. Das fängt bereits beim Ordnen, Registrieren und dem Organisieren offener Zahlungen an und erstreckt sich auf zeitgerechte Zahlungserinnerungen sowie Mahnungen. Letzteres sollte natürlich die absolute Ausnahme sein, auch wenn es sich nicht in allen Fällen gänzlich verhindern lässt.
Das übergreifende Ziel dieser Verwaltung ist es, Zahlungsausfälle zu vermeiden, damit Liquiditätsengpässe gar nicht erst entstehen können. Jedoch sind damit nicht selten unglaublich hohe Aufwände verbunden und offene Forderungen einzutreiben, gehört wegen der vielen manuellen Prozessschritte eher zu den undankbaren Aufgaben in Ihrem Unternehmen. Moderne Systeme können Sie jedoch dabei unterstützen und zahlreiche Prozesse größtenteils automatisieren.
Wenn ein Unternehmen über ein gutes Management seiner offenen Forderungen verfügt, dann kann es zahlreiche Risiken frühzeitig minimieren. Diese entstehen immer dann, wenn Kunden und Geschäftspartner selbst in eine Notlage geraten und ihre Zahlung nicht mehr leisten können. Hier ist es also notwendig, auf ein gutes Forderungsmanagement zu setzen.
Daraus ergeben sich auch zahlreiche Vorteile für Ihr Unternehmen:
Ganzheitliche Übersicht zu allen offenen Forderungen
Klare Darstellung der überfälligen Rechnungen bzw. des Zahlungsverzugs
Einhaltung gesetzlicher Richtlinien für anschließende Mahnbescheide
Standardisierung aller Maßnahmen im Fall eines Verzugs oder Ausfalls
Sicherung der Liquidität des eigenen Unternehmens
Besseres Risikomanagement
Insbesondere zu Zeiten eines wirtschaftlichen Abschwungs kann ein professionelles Management dabei helfen, wichtige Liquidität zu erhalten. Kunden zum Begleichen der Forderungen zu bringen, ist nämlich bei steigenden Zinssätzen weitaus attraktiver, als sich zusätzliche liquide Mittel kurzfristig bei der Bank zu leihen.
Wie anfangs bereits kurz erwähnt, beschäftigt sich dieser Themenbereich mit zahlreichen Aufgaben zu offenen Zahlungen von Kunden. Meistens folgt das Unternehmen dabei einem vorgegebenen Ablauf, um alles transparent und klar erfassen zu können.
Dazu gehören unter anderem:
Registrierung und Verwaltung aller offenen Posten
Information zur Bonitätsauskunft von Kunden einholen (bei Bedarf)
Aktuelle Übersicht zum Status aller offenen Zahlungen pflegen
Zahlungserinnerungen verfassen und an Kunden verschicken
Forderungen durch weitere Erinnerung und Mahnungen eintreiben
Externe Inkassodienstleister zuschalten (bei Bedarf)
Gerichtliches Mahnverfahren zur Vollstreckung beantragen (bei Bedarf)
Die Aufgaben können also vielseitig und anspruchsvoll sein. Mitarbeiter benötigen dabei oft sehr viel Fingerspitzengefühl, aber auch die nötige Durchsetzungskraft. Je nach Höhe der offenen Zahlungen sowie der konkreten Ausgangslage, kann es letztlich auch sinnvoll sein, auf externe Dienstleister oder gerichtliche Mahnverfahren zu setzen.
Im Wesentlichen gibt es zwei Möglichkeiten, wie man als Unternehmen offene Zahlungsposten handhaben kann. Beim internen Vorgehen erledigen die eigenen Mitarbeiter das Mahnwesen sowie das (gerichtliche) Mahnverfahren. Die externe Variante vertraut hingegen auf einen externen Dienstleister.
Insbesondere große Unternehmen erledigen das Forderungsmanagement meistens lieber selbst, um keine vertraulichen Daten nach außen geben zu müssen. Oft haben sie aber auch eine entsprechend große Menge offener Forderungen zu verwalten, sodass es durchaus sinnvoll sein kann, sogar eine eigene Abteilung damit zu beschäftigen. Diese kann sich dann auf dieses komplexe und herausfordernde Thema spezialisieren.
Bei dieser Variante geben Sie Ihr Forderungsmanagement an einen externen Dienstleister ab, der für Sie die Verwaltung aller offenen Posten übernimmt. Auf die Expertise eines Spezialisten in diesem Bereich zu vertrauen, kann besonders kleineren Unternehmen im Alltag sehr helfen. Denn diese müssen in der Regel nicht mit derart vielen Forderungen jonglieren, als dass sich eigens dafür ausgebildete Mitarbeiter lohnen würden.
Prinzipiell gehört es zur guten Praxis vieler Unternehmen, ein dreistufiges Mahnverfahren zu durchlaufen. Damit lassen sich die meisten Forderungen eintreiben, ohne dass ein aufwendiges gerichtliches Verfahren angestrengt werden muss.
Erste Mahnung als Zahlungserinnerung: Hierbei ist ein höflicher Ton und eine kurze Zahlungserinnerung angebracht. Schließlich kann die Bezahlung im stressigen Arbeitsalltag einfach vergessen worden sein. Hängen Sie auch unbedingt eine Kopie der Rechnung an und bitten Sie um eine zeitige Zahlung.
Zweite Mahnung als ausdrückliche Aufforderung: Sollte die erste Mahnung nach zwei Wochen keine Wirkung gezeigt haben, dann kann die zweite Mahnung als ausdrückliche Aufforderung folgen. Je nach Fall kann es sinnvoll sein, noch einmal eine explizite Zahlungsfrist zu setzen.
Dritte Mahnung zur Androhung rechtlicher Konsequenzen: Wenn auch die zweite Mahnung erfolglos bleibt, dann kann mit der dritten Mahnung eine Androhung rechtlicher Schritte erfolgen. Hierbei wird einigen Kunden dann erst der Ernst der Lage klar. Beachten Sie jedoch mögliche Konsequenzen für die langfristige Partnerschaft im B2B-Bereich, bevor Sie sich für diesen Schritt entscheiden.
Gesetzliche Vorgaben gibt es dabei nicht, Sie können die Anzahl der Mahnungen flexibel an die Bedürfnisse des Unternehmens und der jeweiligen Lage anpassen. Nicht in allen Betrieben und Branchen eignet sich ein klassisches dreistufiges Verfahren, entscheiden Sie also auch immer im Hinblick auf die eigenen Interessen, welches Vorgehen in Ihrem Fall sinnvoll sein kann.
Der zeitliche Ablauf im Mahnwesen ist eine grundlegende Bedingung zum Erstellen ordnungsgemäßer Mahnungen sowie Mahnbescheide. Denn zunächst gilt es, sich mit der Frage zu beschäftigen: Wann tritt Zahlungsverzug überhaupt ein? Die Antwort daraus ergibt sich aus dem Gesetz und kann sowohl mit als auch ohne Mahnung erfolgen.
Zahlungsverzug mit Mahnung: Ein Schuldner kommt in Verzug, wenn er eine Aufforderung zum Begleichen der Forderungen erhalten hat. Der Verzug beginnt dabei mit der meistens postalischen Zustellung.
Zahlungsverzug ohne Mahnung: Ebenso kommt der Schuldner in Verzug, wenn er die Rechnung nicht zum Zahlungsdatum oder innerhalb des angegebenen Zeitraums begleicht. Gleiches gilt, wenn er die Zahlung ernsthaft und endgültig verweigert.
30-Tage-Regelung: Sollte die Rechnung kein explizites Zahlungsziel nennen, dann kommt der Schuldner spätestens nach 30 Tagen nach Erhalt der Rechnung in Verzug.
In diesen Fällen kann das Unternehmen also einen gesetzlichen Mahnbescheid beantragen, selbst wenn zuvor keine Mahnung verschickt wurde. Jedoch ist es eigentlich immer empfehlenswert, einen internen Mahnprozess zu durchlaufen, bevor man auf den gerichtlichen Prozess zurückgreift. Denn dieser ist meistens mit einem hohen organisatorischen Aufwand verbunden.
Mit Hilfe von Bilendo lassen sich Zahlungsstörungen und offene Posten mühelos abstimmen
Forderungs- oder Debitorenmanagement kann also ein unglaublich komplexes Thema sein, das viel Erfahrung und Fingerspitzengefühl erfordert. Doch Sie können auch vorab die besten Rahmenbedingungen schaffen, indem Sie gewisse Tipps berücksichtigen.
Schon bei der Rechnungsstellung setzen Sie den Grundstein für nachfolgende Mahnungen, sollten diese später notwendig sein. Die Rechnung ist zügig zu stellen und muss alle relevanten Informationen wie Zahlungsmethoden und Zahlungsziele enthalten. Skonto im B2B-Bereich kann als zusätzlicher Zahlungsanreiz dienen, Forderungen möglichst schnell zu begleichen.
Dienste und Leistungen auf Rechnung oder auf Ziel zu verkaufen, ist zwar besonders im B2B-Bereich sehr beliebt, aber es geht auch mit einem gewissen Risiko einher. Credit Scoring kann dabei helfen, das Debitorenrisiko zu bewerten und anschließend eine Entscheidung zu treffen, welche Zahlungsart man dem Kunden anbieten sollte. Im besten Fall kann man auf diese Weise bereits vorab die größten Risiken umgehen.
Wie zuvor im Text erwähnt, kann ein professionelles Mahnwesen oft den Großteil aller offenen Forderungen eintreiben. Hierbei sind jedoch systematisches Vorgehen und viel Fingerspitzengefühl die grundlegenden Bedingungen. Zudem sollten Mitarbeiter viel Erfahrung in diesem Bereich mitbringen, um aufwendige Eskalationen möglichst zu vermeiden.
In der modernen Geschäftswelt spielt die Automatisierung von aufwendigen Prozessen eine immer größere Rolle. Das betrifft auch das Thema Forderungsmanagement, das in vielen Unternehmen oftmals noch händisch in Excel-Dateien erfolgt. Eine leistungsstarke Software kann jedoch viele Arbeitsschritte optimieren und automatisieren, damit der Arbeitsaufwand, bei steigender Datenqualität und Zuverlässigkeit, sinkt.
Lesen Sie hierzu auch unseren Artikel “Automatisiertes Mahnwesen: Wann macht das wirklich Sinn?”.
Mit einer Kreditversicherung kann sich ein Unternehmen gegen Zahlungsausfall schützen. Diese greift sowohl bei gewöhnlichem Zahlungsausfall als auch im Falle einer Insolvenz des Kunden. Insbesondere kleinere Unternehmen können davon profitieren, um im Notfall nicht direkt vor einem möglichen Bankrott zu stehen. Das hilft zwar nicht direkt beim Forderungsmanagement, kann aber letztlich als spätere Absicherung dienen. Größere Unternehmen hingegen sollten sich auf die Optimierung ihrer internen Prozesse beim Forderungsmanagement fokussieren.
Die Digitalisierung erlaubt es heutzutage, aufwendige Prozesse im Forderungsmanagement weitreichend zu automatisieren. Das hilft dabei, Mitarbeiter zu entlasten, die sich dann auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren können, anstatt händisch die Offene-Posten-Liste in Excel zu verwalten. Zudem erlauben moderne Systeme einen optimierten Informationsfluss, der die Kommunikationswege verschlankt und die Transparenz im Unternehmen erhöht.
Mit der AR Automation Software von Bilendo vereinfachen Sie im Handumdrehen - das heißt ohne aufwendige Implementierung - das Forderungsmanagement Ihres Unternehmens.
Die benutzerfreundliche und übersichtliche Bedienung der Cloud-Software macht es denkbar einfach für Sie, alle offenen Forderungen samt wichtiger Informationen transparent darzustellen.
Das intelligente Mahnwesen glänzt mit workflowbasierter Automatisierung, einfachen Arbeitsabläufen und smarten Mahnstopps, um Eskalationen zu minimieren. Und die Möglichkeiten der flexiblen Skalierungs- und Anpassungsmöglichkeiten erlauben den Einsatz individuell zugeschnitten auf Ihr Unternehmen.
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Forderungsmanagement ist ein wichtiges Thema, das sich mit der Erfassung, Verwaltung und Eintreibung aller offenen Forderungen beschäftigt.
Ein gutes Management offener Posten kann Ihremdem Unternehmen zahlreiche Vorteile bieten, darunter eine transparente Übersicht sowie die Sicherung von essenzieller Liquidität.
Bei den verschiedenen Aufgaben im Forderungsmanagement werden mehrere Schritte durchlaufen, angefangen beim Monitoring bis zum Abmahnen bei Zahlungsverzug.
Unternehmen haben die Wahl, das Management von offenen Zahlungen komplett intern zu regeln oder an externe Dienstleister abzugeben, die sich auf dieses Thema spezialisiert haben.
Das Mahnwesen ist ein wichtiger Teilaspekt, um Kunden zunächst an ausstehende Zahlungen zu erinnern und bei Bedarf die Grundlage für einen anschließenden Mahnbescheid zu legen.
Sollte Zahlungsverzug eingetreten sein, ob mit der ohne Mahnung, kann das Unternehmen als Gläubiger einen Mahnbescheid anstreben (und später die gerichtliche Vollstreckung).
Es gibt zahlreiche Tipps, mit denen Sie Ihr Forderungsmanagement verbessern können. Der Einsatz einer modernen Software ist dabei heutzutage oftmals eine Bedingung, um ineffiziente manuelle Prozesse gänzlich zu ersetzen.
Bilendo hilft Ihrem Unternehmen mit seiner AR Automation Software, von allen Vorteilen der Digitalisierung zu profitieren und das Forderungsmanagement weitreichend zu automatisieren.
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