Das Order to Cash in Ihrem Unternehmen ist von hochkomplexen Prozessen geprägt, die wiederum in Teilprozesse gegliedert sind. Für viele dieser Teilprozesse sind manuelle Tätigkeiten notwendig und die verursachen zeitlichen und finanziellen Mehraufwand. Klassisches Beispiel hierfür ist das AR Management (Accounts Receivable).

Indem Sie mithilfe von Cloud-Software diese komplexen Teilprozesse beim AR Management automatisieren, sorgen Sie für mehr Effizienz mit dem wünschenswerten Resultat, dass Kapital nicht übermäßig lange im Forderungsprozess gebunden ist. 

 

Liquiditätskiller #1: manuelle Prozesse

In Ihrem Unternehmen kommt es täglich zu Geschäftsabschlüssen. Damit einhergehend müssen Rechnungen beglichen, geschrieben und versendet, eingehenden Zahlungen zugewiesen und gegebenenfalls bei Verzug individuelle Mahnläufe angestoßen werden. In den meisten Unternehmen ist damit nach wie vor ein großer manueller Aufwand verbunden. Manuelle Transaktionen sind zeit- und darum kostenintensiv - und nicht gerade selten fehleranfällig. 

Nehmen Sie das Beispiel Rechnungsstellung. Diese findet in den meisten Betrieben digital statt. Doch damit hat es sich auch schon. Häufig sind Erstellung, Freigabe und Versand von Rechnungen ein Riesenthema, weil sie nicht in einem, sondern in drei getrennten, teilweise manuellen Prozessschritten ablaufen, bei dem die vorab ausgedruckten Rechnungen intern herumgereicht werden. 

Cloud-Software für die Forderungsbearbeitung bietet hier hilfreiche Unterstützung an, die dafür sorgt, dass Rechnungen automatisch erstellt, dem richtigen Ansprechpartner zur Freigabe zugeordnet und, je nach Konfiguration, automatisch versendet werden. Ohne Zettelwirtschaft und Ausdruck, alles digital, ohne Umwege und Zeitverlust. Rechnungen gehen also kontinuierlich raus - folglich die Zahlungen zügiger ein.

Das nur als kleines Beispiel. Das große Beispiel ist das AR Management, das zu den tatsächlichen Kostentreibern in Ihrer Finanzbuchhaltung gehört - und zu den Bereichen, wo Sie am meisten Kosten einsparen können!

Beim AR Management werden alle ausgehenden Rechnungen erfasst, Debitorenkonten für die Kunden angelegt und gepflegt sowie Forderungen ein- und nach Begleichung ausgebucht. Was sich so schön kurz und bündig zusammenfassen lässt, ist in Wirklichkeit in zahlreiche hochkomplexe Teilprozesse untergliedert. Die, Sie ahnen es schon, auch von manuellen Aufwänden geprägt sind. 

Gerade die Pflege einer Offene-Posten-Liste ist mühsam und aufwendig. Ein Großteil dieses Aufwands betrifft die interne Abstimmung (ob mit oder ohne Offene-Posten-Liste): Was wurde mit welchem Kunden wann durch wen abgesprochen? Die Klärung dieser Frage über Abteilungsgrenzen hinweg - womöglich noch über verschiedene Standorte hinweg - ist ein langatmiger Prozess, bei dem unterschiedliche Medien zum Einsatz kommen (von der Excel-Liste zur E-Mail, zum Telefonat, zur handschriftlichen Notiz bis hin zur mündlichen Absprache. Und jetzt stellen Sie sich mal vor, in dieser Zeit geht einer der beteiligten Mitarbeiter in den Urlaub).

Aber ohne diese Klärung können Ihre Mitarbeiter in der Buchhaltung keine Mahnungen verschicken. Und in der Zwischenzeit verschiebt sich der Zahlungseingang immer weiter nach hinten, steigt der DSO-Wert und fehlt das Geld in Ihrer Unternehmenskasse. Infolge steht es um Ihre Liquidität schlechter, als es sein müsste. 

 

Die Lösung: Bilendo

Durch den Einsatz einer Cloud-Plattform wie Bilendo, auf der Sie alle Prozesse abbilden und kommunizieren, optimieren Sie Ihr AR Management: 

Workflows, die Sie selbst konfigurieren können, sorgen für einen regelbasierten und kontinuierlichen Ablauf Ihrer debitorischen Prozesse. Eine interne Klärung wird automatisch dem richtigen Ansprechpartner zugeordnet, im Bedarfsfall eskaliert oder letztendlich geschlossen. Mahnstopps können automatisch gesetzt oder aufgehoben werden.

Es gibt keine Medienbrüche und Kommunikationsschleifen, weil für alle Mitarbeiter jeder einzelne Vorgang mit allen wichtigen Informationen auf der Plattform abrufbar ist, und weil von Ihnen mittels Konfiguration voreingestellt wurde, wer in die Kommunikation einbezogen werden soll. Dokumente wie Verträge und Rechnungen müssen nicht mehr gesucht und via E-Mail hin und her geschickt werden. 

Ihr AR Management wird so um Längen effizienter! Denn so macht automatisiertes Mahnwesen erst wirklich Sinn, gehen Mahnungen zügig und kontinuierlich raus und Zahlungen entsprechend schneller auf Ihrem Konto ein.


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Management Summary

  • Manuelle Aufwände beim AR Management sind ein erheblicher Kostentreiber.

  • Mittels automatisch ablaufender Workflows reduzieren Sie diese Aufwände. 

  • Infolge sparen Ihre Mitarbeiter Zeit und Kosten, sinken Fehlerquote und DSO-Wert, steigen Liquidität und Wachstum.