Ein Zahlungsverzug sowie langwieriges Mahnverfahren ist für Unternehmen nicht nur ärgerlich, sondern kann bei größeren Ausmaßen auch schnell die Liquidität in Gefahr bringen. Hinzu kommt der oft unüberschaubare Aufwand für die eigenen Mitarbeiter. Denn offene Forderungen von Ihren Geschäftspartnern zeitig einzuholen, kann viel Zeit und Nerven kosten. Ebenso gilt es, auf alle wichtigen Aspekte beim Ablauf des Mahnverfahrens zu achten – die Aufwände auf Ihrer Seite schießen dabei schnell in unbekannte Höhen.

Deswegen zeigen wir Ihnen in diesem Artikel, wie Sie ein gerichtliches Mahnverfahren optimal und effizient umsetzen können. Dank moderner Software zur Workflow-Automatisierung lässt sich dieser Prozess heutzutage auch schnell und einfach digital abbilden.

 

Nicht zahlende Kunden – ab wann gilt Verzug?

Es gibt zwei Arten, wie ein nicht zahlender Kunde in Zahlungsverzug geraten kann:

30-Tage-Regelung (§ 286 Abs. 3 Satz1 BGB): Wenn Sie eine Rechnung schreiben, dann beginnt sofort nach Erhalt eine gesetzliche 30-tägige Frist, um die offene Rechnung zu begleichen. Versäumt der Kunde diese Frist, befindet er sich in Zahlungsverzug und Sie können mit einem gerichtlichen Mahnverfahren beginnen.

Verzug durch Mahnung (§ 286 Abs. 4 BGB): Indem Sie bei Nichtbezahlen einer Rechnung ohne Fristangabe eine Mahnung verschicken, versetzen Sie Ihren Kunden in Verzug. Bei Rechnungen mit genauem Zahlungstermin beginnt der Verzug mit Verstreichen dieser Frist automatisch auch ohne Mahnung.

Die Notwendigkeit einer Mahnung entfällt auch dann, wenn der Kunde die Bezahlung ernsthaft und endgültig verweigert. Letztlich kommt er auch in Verzug, wenn er versucht, durch eine Kündigung der erhaltenen Leistung einem Mahnverfahren zu entgehen.

Hinweis:

Es kann natürlich im eigenen Interesse des Unternehmens sein, ein mehrstufiges außergerichtliches Mahnverfahren einzusetzen. Sollte das nämlich erfolgreich sein, sparen Sie sich den oft aufwendigen gerichtlichen Prozess. Deswegen gehört es sprichwörtlich zum guten Ton vieler Unternehmen, zunächst auf bis zu drei Mahnungen zu setzen. Gesetzlich sind diese jedoch nicht notwendig, sondern basieren einzig und allein auf der Kulanz des Unternehmens.

 

Optimales außergerichtliches Mahnverfahren bei Zahlungsverzug

Da viele Unternehmen oft gleichzeitig mit mehreren Mahnungen zu kämpfen haben, stellen wir Ihnen hier das optimale Verfahren vor, um diese effizient und mit minimalem Aufwand abzuwickeln. Einige manuelle Arbeiten fallen jedoch immer an.

 

1. Überprüfen der Relevanz bestehender Mahnstopps und Anpassung

Bevor Sie als Unternehmen das Mahnverfahren einleiten, ist das Überprüfen des Ist-Status zur Erstellung der späteren Mahnvorschlagsliste unabdingbar. Achten Sie auf womöglich nicht mehr bestehende Mahnstopps, um sicherzugehen, dass auch alle mahnbaren Posten im anstehenden Mahnlauf enthalten sind.

 

2. Erstellen der Mahnvorschlagsliste im Kernsystem (z.B. SAP)

Für jeden Mahnlauf sollten Sie unbedingt eine Mahnvorschlagsliste erstellen. Dabei spielt es keine Rolle, wie viele offene Mahnposten vorhanden sind. Die Liste ist in jedem Fall notwendig, um später auch bei wenigen Einträgen stets die Übersicht zu behalten. Bei der Erstellung fallen in der Regel manuelle Aufwände an.

 

3. Bereinigen der Mahnvorschlagsliste

Eine Mahnvorschlagsliste enthält nicht selten Kunden, die zwar im Verzug sind, jedoch keine Mahnung bekommen sollten. Die Gründe hierfür können vielfältig sein und sind anhand des Verzugsdatums nicht immer ersichtlich. Kontrollieren und bereinigen Sie also die Liste je nach Bedarf.

 

4. Freigabe der Mahnvorschlagsliste mit dem Management

Oft kommt es vor, dass wichtige Kunden direkt durch das Management betreut werden. Auf Arbeitsebene sind dann die Informationen manchmal nicht mehr aktuell. Stimmen Sie deswegen wichtige Debitoren und kritische Vorgänge stets mit dem Management ab, um die Mahnvorschlagliste gemeinsam freizugeben.

 

5. Trennen der Mahnungen nach Versandkanal

Die Digitalisierung der Gesellschaft hat auch das Mahnwesen erreicht, denn eine Mahnung ist nicht an eine bestimmte Form gebunden. Deswegen stehen Ihnen heute zum postalischen Weg noch viele weitere digitale Versandkanäle zur Verfügung. Besonders beliebt in der Geschäftswelt ist natürlich die E-Mail.

 

6. Versand der Mahnungen per E-Mail

Wenn Sie sich für den Versand per E-Mail entscheiden, sollten Sie auf einen klaren Betreff und aussagekräftige Anhänge achten. Zudem braucht es auch meistens einen individuellen Mahntext, bei dem zusätzlicher Aufwand entstehen kann. Einen (gesetzlichen) Zustellungsnachweis haben Sie bei diesem Versandkanal jedoch nicht.

 

7. Versand der Mahnungen per Post

Beim Versand per Post gilt es natürlich, alle Mahnung drucken, frankieren und versenden zu müssen. Das kommt zum Schreiben der teilweise individuellen Texte also noch hinzu, wodurch manuelle Aufwände noch weiter steigen können. Eine Mahnung mit zusätzlichem Einschreiben gilt jedoch als nachweislich zugestellt, falls dies im jeweiligen Fall notwendig sein sollte.

 

Gerichtliches Mahnverfahren – wie ist der Ablauf?

Sollte das außergerichtliche Mahnverfahren erfolglos bleiben, können Sie bei Zahlungsverzug anschließend auf das gerichtliche Verfahren setzen. Damit erwirken Sie einen Vollstreckungstitel, der wesentlich schneller und günstiger ist als ein Klageverfahren. Ein Gerichtsvollzieher hilft Ihnen anschließend bei der Vollstreckung Ihrer Forderung.

Der gerichtliche Mahnprozess umfasst im Wesentlichen bis zu vier Schritte:

  1. Mahnantrag: Sie stellen einen Antrag auf einen Mahnbescheid. Dieser ist vorschusspflichtig und die Kosten hängen von der Höhe des Streitwerts ab.

  2. Mahnbescheid: Anschließend wird dem Debitor der Mahnbescheid zugestellt. Dieser hat zwei Wochen Zeit zu widersprechen, sonst folgt der Vollstreckungsbescheid.

  3. Widerspruch: Sollte der Debitor widersprechen, kommt es zum Rechtsstreit vor dem zuständigen Prozessgericht. Hier kann er sich gegen die Zahlungsforderung zur Wehr setzen.

  4. Vollstreckungsbescheid: Nachdem der Widerspruch geklärt wurde, folgt der Bescheid, sofern die Zahlungsforderung nach wie vor besteht.

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Management Summary

  • Ein Kunde kommt in Verzug, wenn er die Zahlung nach einer Mahnung sowie 30-tägiger Frist versäumt oder die vereinbarte Zahlungsfrist auf der Rechnung nicht einhält.

  • Es steht Ihnen als Unternehmen frei, auf ein mehrstufiges außerordentliches Mahnverfahren zu setzen. Das kann sehr sinnvoll sein, um den aufwendigeren gerichtlichen Weg zunächst zu vermeiden.

  • Besonders die Bearbeitung von mehreren Mahnposten samt Mahnvorschlagsliste kann hohe Aufwände erzeugen. In der Regel fallen viele manuelle Tätigkeiten an.

  • Sollte das außerordentliche Mahnverfahren bei Zahlungsverzug nicht erfolgreich sein, bietet sich das gerichtliche Verfahren als letzter Schritt an.

  • Mithilfe eines automatisierten Mahnwesens können Unternehmen stets den Überblick im Mahnprozess behalten. Dadurch realisieren Sie erhebliche Zeitersparnisse bei allen Schritten.