Das Kommunikationsmedium E-Mail ist der ideale Weg, effektiv zu mahnen: Sie erreichen Ihre säumigen Kunden direkt, schnell und kostengünstig. Doch E-Mail-Mahnläufe sind in der Praxis sehr aufwendig, denn ein komplexer HTML-Code ist notwendig, um die responsive Darstellung im Postfach aller gängigen Anbieter zu gewährleisten. Deshalb lassen sich viele Unternehmen die effektivste Variante des Mahnens entgehen. Unnötigerweise.

Mit unserer langjährigen Erfahrung als Anbieter von Cloud-Software für die Verwaltung offener Posten ist uns das Thema vertraut. Dieser Artikel ist eine Hilfestellung für Sie und Ihre Debitorenbuchhaltung, die komplexe Problematik von E-Mail-Mahnungen aufzulösen und die Effizienz Ihrer SAP-Mahnläufe grundlegend zu steigern. 

Erfahren Sie, wie Sie mit der Programmiersprache MJML ganz einfach responsive E-Mails erstellen. Um die Umsetzung für Sie weiter zu erleichtern, finden Sie drei E-Mail-Mahnvorlagen, die Sie nach Anleitung konfigurieren, kopieren und unmittelbar anwenden können.

 

Mahnung per Mail

Rechtliche Hintergründe

Da keine gesetzliche Bestimmung für Mahnungen vorliegt, sind diese an keine bestimmte Form gebunden (§ 125 BGB). Ihre Mahnung kann demnach problemlos per E-Mail oder Postversand erfolgen. Sie können die Vorteile beider Kommunikationsmedien für sich nutzen und diese passend zur aktuellen Situation in Ihrer Debitorenbuchhaltung einsetzen. 

Die Vorteile

Kostenersparnis: E-Mail ist das günstigste Medium für den Versand Ihrer Mahnungen, Sie sparen Porto und Papier. 

Zeitersparnis: Daneben sparen Sie wertvolle Zeit. Im Vergleich zum Postweg kommt die E-Mail sofort im Postfach Ihres Kunden an und der Zahlungseingang erfolgt - idealerweise - dann auch schneller. 

Gesparter Aufwand: Ihre Mahnschreiben entstehen ohnehin digital, warum also nicht den manuellen Aufwand, der beim Drucken und Kuvertieren entsteht, sparen?

Nachhaltigkeit: Nicht zuletzt ist die Mahnung per E-Mail der nachhaltigere Weg.

Die Nachteile

Spam: Werden Mahnungen per E-Mail falsch erstellt und nicht korrekt versendet, kommen sie möglicherweise nicht beim richtigen Empfänger an oder landen im Spam-Ordner und werden übersehen. 

Nachweisbarkeit: Im Ernstfall haben Sie Schwierigkeiten, den Zugang der E-Mail, also der Mahnung, zu beweisen. Beim Versand via Mail ist also besondere Umsicht geboten. 


Expertentipps: 

Lassen Sie sich den Eingang der E-Mail / Mahnung telefonisch bestätigen (und dokumentieren Sie das Telefonat).

Versenden Sie Ihre letzte Mahnung per Post. Durch ein Einwurfeinschreiben können Sie den Versand Ihrer Mahnung genau dokumentieren und nachweisen.

Praxistipps 

Hängen Sie die ursprüngliche Rechnung an die E-Mail an und schreiben Sie den eigentlichen Mahntext in die E-Mail. Ein eigenes Mahnschreiben als Dateianhang ist nicht notwendig.

Um zusätzlichen Druck aufzubauen, setzen Sie Ihren Anwalt oder Ihr Inkassounternehmen bei der letzten Mahnung in CC (sofern Sie diese via Mail versenden). Auf diese Weise bekommt Ihr säumiger Kunde das Gefühl, dass es tatsächlich ernst wird.

Details und Hintergründe zu einem gut organisierten Mahnprozess finden Sie hier. 

 

E-Mail-Mahnung in der Praxis

Die Mahnung per Mail gewinnt zunehmend an Beliebtheit. Sie sparen Zeit sowie Aufwand und entsprechen dem modernen Verständnis von Kommunikation. Dennoch nutzen viele Unternehmen diesen Weg noch nicht und lassen sich dadurch eine leicht umzusetzende Maßnahme zur Effizienzsteigerung ihrer Mahnläufe entgehen.

Ein Hauptgrund liegt in der technisch nicht ganz einfachen Umsetzung. Was für jeden Webinhalt gilt, gilt auch für E-Mails: Sie müssen responsive, also auf jedem Endgerät lesbar sein. Was bei einer reinen Text-Mail heutzutage selbstverständlich ist, wird bei festgelegten Formaten und integrierten Logos schon komplizierter. Für die Umsetzung einer E-Mail-Mahnvorlage ist meist ein erfahrener Programmierer notwendig, wodurch wertvolle IT-Ressourcen gebunden werden oder zusätzliche Kosten entstehen.

Außer Sie nutzen die passende Markup Language. 

 

Was ist MJML?

Mit MJML haben die Entwickler der E-Mail-Marketing-Software Mailjet eine eigene Markup Sprache entwickelt, die das Umsetzen von responsiven E-Mail-Templates um einiges vereinfacht. Das HTML-Design für E-Mails unterscheidet sich in vielen Punkten und Anforderungen von dem für Webseiten. MJML konvertiert fertig gestaltete E-Mail-Vorlagen automatisch in mobiltaugliches HTML.

Dadurch wird möglich, das Corporate Design Ihres Unternehmens auch in E-Mails (und insofern Mahnungen) fortzusetzen.

 

Was macht MJML?

MJML ist ein Transpiler, also eine Art Übersetzer, der eine einfache Programmiersprache in eine andere Programmiersprache übersetzt. Die Problematik bei E-Mail-Vorlagen ist, dass viel spezifisches Wissen und besondere Code-Schnipsel benötigt werden, um eine gute Darstellung auf allen Endgeräten zu gewährleisten. Gerade bei der Durchführung von Mahnläufen in SAP, Oracle oder Microsoft Navision ist die Implementierung mobiler E-Mail-Vorlagen problematisch. 

Mit MJML wird die Komplexität aus dem Prozess genommen. Die Engine nimmt den MJML-Code als Input und generiert als Output einen zur direkten Benutzung fertigen und für mobile Endgeräte optimierten HTML-Code, der mit den meisten E-Mail-Clients sofort kompatibel ist.

 

Vorlagen zur Mahnungen per Mail

Im Bereich "Vorlagen" unserer Library finden Sie drei E-Mail-Mahnvorlagen mit Umsetzungshilfen zur sofortigen Verwendung. Je Vorlage finden Sie dort auch kurze Anleitungen zur Konfiguration. MJML ist ein gängiges und etabliertes Format, Sie finden also auch online eine Vielzahl an Anleitungen und Hilfestellungen.

Unsere Vorlagen sind responsive, d. h. optimiert für die gängigsten Endgeräte und E-Mail-Clients. Unterschiede bestehen lediglich im Design. 
 

Die E-Mail-Mahnvorlagen in der Übersicht

Vorlage Nr. 1 ("Clean") ist relativ schlicht gehalten. Header und Body der E-Mail haben einen weißen Hintergrund. Das Logo ist mittig im Header und linksbündig im Footer platziert. Nur der Footer hat einen farbigen Hintergrund. 

Vorlage Nr. 2 ("Striped") unterscheidet sich dadurch, dass auch der Header einen farbigen Hintergrund hat. 

Vorlage Nr. 3 ("Branded") verdeutlicht, wie gut sich die Vorlagen an das Corporate Design Ihres Unternehmens anpassen lassen. Die Wahl der Farben und Grafiken spiegelt das Corporate Design von Bilendo wider. 


Diese kurze Filmsequenz veranschaulicht die (responsive) Darstellung Ihrer Vorlage für die Mahnung per Mail.

 

So nutzen Sie die E-Mail-Vorlagen 

Kopieren Sie den MJML-Code aus Ihrer favorisieren Vorlage und fügen Sie diesen links in das vorgesehene Fenster des MJML Online-Editors ein.

MJML Online-Editor - so entsteht Ihre responsive E-Mail-Mahnvorlage

Die rechte Seite des Online-Editors zeigt Ihr Template in visueller Form

 

Im nächsten Schritt nehmen Sie Ihre individuellen Konfigurationen vor. Dazu können Sie unsere Anleitungen nutzen, die ebenfalls in den jeweiligen Vorlagen enthalten sind. 

Sie brauchen jetzt nur noch den MJML-Code Ihrer angepassten Vorlage per Klick auf "View HTML" zu HTML umwandeln und diesen in das entsprechende Eingabefeld Ihres ERP- oder E-Mail-Marketing-Systems übertragen.

Alternativ können Sie die Engine herunterladen und den Code offline editieren. Wie Sie dabei vorgehen, erfahren Sie hier.

Trotz der Vereinfachung durch unsere Vorlagen sind einige manuelle Schritte nötig. Um die Effizienz Ihres Mahnwesens weiter zu steigern, empfiehlt sich die Automatisierung des gesamten Prozesses mithilfe einer geeigneten Software.


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Management Summary

  • Mit der Mahnung per Mail sparen Sie Zeit und Geld, erreichen Ihre säumigen Kunden schneller und sorgen so für einen zügigeren Zahlungseingang.
  • Damit leisten Sie einen wichtigen Beitrag für die gesicherte Liquidität Ihres Unternehmens und sparen wichtige Ressourcen ein.  
  • Für die technisch unkomplizierte Umsetzung stellen wir Ihnen in unserer Library unter "Vorlagen" drei E-Mail-Mahnvorlagen auf Basis von MJML zur Verfügung.
  • So erscheinen Ihre Mahnungen nach Ihren Vorstellungen (und entsprechend Ihres Corporate Designs) optimiert für jedes Endgerät und jeden E-Mail-Client bei Ihren Kunden.