Viele, gerade junge Unternehmen tun sich schwer mit dem Forderungsmanagement. Der Hauptgrund liegt in der mangelnden Erfahrung, angefangen bei der Frage, ab wann ein Mahnschreiben berechtigt ist. Außerdem gibt es ja Inkassounternehmen, häufig ist es unklar, ob und wann man sich an ein solches wendet.

 

Ab wann mahnen?

Ab Verzug: Rechnungen gehen mit einer bestimmten Frist raus, und wenn die abgelaufen ist, ist der Rechnungsempfänger im Verzug.

Ein paar Punkte gibt es zu beachten:

30-Tage-Regelung

Grundsätzlich gilt die 30-Tage-Regelung, offene Rechnungen müssen also innerhalb dieses Zeitraums beglichen werden. Im B2B-Bereich muss man nicht explizit darauf hinweisen, ist der Rechnungsempfänger aber ein Privatmann (B2C), muss in der Rechnung diese Frist angegeben werden.

Mahnungen eskalieren

Angefangen mit einer freundlichen Zahlungserinnerung, sollten die folgenden Mahnschreiben zunehmend schärfer formuliert werden. Eigentlich reicht eine Mahnung, üblich sind aber drei. Mehr als drei Mahnschreiben sind nicht zu empfehlen, da sie die Dringlichkeit unglaubwürdig machen.

Tipps:

  • Rechnungen zügig versenden 

  • die erste Mahnungen umgehend nach Fälligkeit versenden

  • weitere Mahnungen in immer kürzeren Abständen folgen lassen

  • Mahnungen im Betreff nicht durchnummerieren (zahlungsunwillige Kunden könnten sonst auf die Idee kommen, Mahnung 2 und 3 abzuwarten)

  • Verzugszinsen und Mahngebühren bauen zusätzlichen Druck auf

  • Konsequenzen frühzeitig ankündigen, Anreiz zur Zahlung schaffen

 

Ab wann Inkasso?

Immer: Auf Wunsch übernimmt ein Inkassoinstitut das gesamte Forderungsmanagement. Die Kosten für den Mahnprozess gehen zulasten des Schuldners.

Aber wie viele Geschäftsleute scheuen vielleicht auch Sie davor zurück, die Leistungen eines Inkassounternehmens in Anspruch zu nehmen. Die häufigsten Gründe dafür sind:

  1. Sie wollen das Forderungsmanagement lieber nicht aus dem Haus geben, sondern selbst stemmen.

  2. Die Kunden könnten irritiert reagieren, wenn eine dritte Partei in Ihr Geschäftsverhältnis tritt und die Forderung eintreibt.

  3. Die beim Forderungseinzug entstehenden Kosten fallen womöglich auf Sie zurück.

Diese Argumente sind nachvollziehbar, aber nicht in Stein gemeißelt. Im Gegenteil kann es grob fahrlässig für Ihr Unternehmen sein, wenn Sie sich durch diese davon abhalten lassen, ein Inkassounternehmen rechtzeitig hinzuzuziehen.

Im Folgenden setzen wir uns ausführlich mit den oben genannten Punkten auseinander. Danach können Sie selbst entscheiden, welcher Weg der bessere für Sie und Ihr Unternehmen ist.

Zu 1. Forderungsmanagement selbst stemmen

Oder: Die Sache mit dem Aufwand

Konsequentes Forderungsmanagement bedeutet enormen Aufwand für Ihre Buchhaltungsabteilung. Zeit, Personal und Kosten sind gebunden. Das erhöht den Kostendruck, der ohnehin durch offene Forderungen besteht, noch weiter. 

Aber klar ist, offene Forderungen erhöhen das Forderungsrisiko und gefährden Ihre Liquidität, schwächen womöglich das Wachstum Ihres Unternehmens. 

Einsatz Inkassounternehmen

In einem Inkassounternehmen arbeiten die Profis der Branche. Nutzen Sie den breiten Erfahrungsschatz dieser Leute, denen alle juristischen und kaufmännischen Schachzüge bekannt sind, um fällige Forderungen einzutreiben. Sie sind ganzheitliche Dienstleister, die in Ihrem Namen auftreten und Ihre Interessen vertreten – ohne die Interessen Ihrer Kunden zu ignorieren.

Dieser Aspekt führt uns zum nächsten Punkt:

Zu 2. Mögliche Irritation des Kundenverhältnisses

Oder: Kulanz mit Grenzen

Im Sinne der Kundenorientierung empfiehlt es sich, offene Forderungen erst einmal selbst einzutreiben und säumigen Kunden Zeit und Raum zu geben, das Versäumte nachzuholen. Dabei können Sie sich unterstützen lassen durch eine entsprechende Cloud-Software, die Sie vom Forderungsmanagement entlastet und dieses optimiert. 

Aber: Kundenorientierung ist eine Gratwanderung. Denn so wichtig diese ist, so leicht kann sie nach hinten losgehen. In den meisten Fällen stecken handfeste Zahlungsschwierigkeiten hinter dem Verzug und da hilft auch ein gut organisierter Mahnprozess nichts. Der Forderungsausfall wird zur Wahrscheinlichkeit. Dieses Risiko sollten Sie frühzeitig abwenden. 

Einsatz Inkassounternehmen

Vergessen Sie das realitätsfremde Bild muskelbepackter Geldeintreiber, die Ihren säumigen Kunden die Tür eintreten. Die Mitarbeiter eines Inkassounternehmens suchen kundenorientiert und fair nach einer Lösung, beraten umfassend beide Seiten und unter Berücksichtigung Ihres Geschäftsverhältnisses. Sie sollen auch in Zukunft noch mit diesem Kunden zusammenarbeiten können.

Zu 3. Anfallende Kosten

Oder: Details beachten

Im generellen Fall gilt, dass nicht Sie, sondern Ihr Kunde die anfallenden Kosten für den Forderungseinzug durch ein Inkassounternehmen trägt. Um zu vermeiden, dass diese Kosten doch auf Sie zurückfallen, sollten Sie Verschiedenes beachten:

  • Ihre Forderung muss rechtmäßig sein.

  • Prüfen Sie, ob der Kunde gute Gründe hatte, nicht zu zahlen.

  • Trödeln Sie nach Fälligkeit nicht, mahnen Sie sofort.

  • Ziehen Sie den selbst gestemmten Mahnprozess gut organisiert durch.

  • Wenden Sie sich frühzeitig an ein Inkassounternehmen.

Einsatz Inkassounternehmen

Je nach Zahlungsfähigkeit Ihres säumigen Kunden bleibt ein Restrisiko für den tatsächlichen Forderungsausfall inklusive Prozesskosten bei Ihnen. Aber genau diesen Punkt wollen die Fachleute eines Inkassounternehmens vermeiden, denn sie sind primär Ihrem Auftraggeber, also Ihnen verpflichtet. Dazu bieten sie ihr ganzes Know-how auf und arbeiten mit Ihnen und Ihrem Kunden zusammen an einer Lösung.


Mahnwesen gut organisiert selbst stemmen
Ein gut organisierter Mahnprozess kann den Einsatz eines Inkassounternehmens ersparen

 

Ein Schritt zurück

Das Mahnwesen ist nur ein Teil Ihres Credit Managements, im Rahmen dessen Sie für einen zügigen Zahlungseingang sorgen und Forderungsrisiken minimieren. Und auch wenn sich darum ein Inkassounternehmen kümmern kann, so bleibt eine wichtige Aufgabe doch an Ihnen kleben: die Suche nach der Antwort auf die Frage, warum ein Kunde nicht zahlt. An dem Punkt hakt es nämlich üblicherweise ganz gewaltig, gerade wenn Ihr Unternehmen keines der kleinen, überschaubaren Sorte ist. Meist sind es interne Abstimmungsprobleme, die das Mahnwesen bzw. vorgelagerte Dispute Management so aufwendig und darum kostspielig machen.

Mithilfe einer Cloud-Plattform wie Bilendo sorgen Sie ganzheitlich dafür, dass Zahlungen schneller eingehen, indem Sie Ihre debitorischen Prozesse an einer zentralen Stelle transparent abbilden und mithilfe von Workflow-basierter Automatisierung optimal organisieren. Eine optimale interne Abstimmung ist so nur eine Frage von wenigen Klicks. Den Aufwand mit den Mahnungen übernimmt die Software - und der Einsatz eines Inkassounternehmens wird in den meisten Fällen überflüssig. 


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Management Summary

  • Konsequentes Forderungsmanagement sichert den Eingang ausstehender Zahlungen und somit die Liquidität Ihres Unternehmens.
  • Sobald die Fälligkeit einer Rechnung abgelaufen ist, ist der Rechnungsempfänger im Verzug und der Mahnprozess läuft an - doch der birgt Risiken und ist aufwendig.
  • In vielen Fällen ist der Einsatz eines Inkassounternehmens sinnvoll und wichtig.
  • Mithilfe der richtigen Credit-Management-Lösung lässt sich der Zahlungseingang in den meisten Fällen selbst organisieren.