Geht Ihnen das auch so? Mahnungen zu verschicken, ist fast genauso unangenehm, wie Mahnungen zu erhalten. Sie wollen Ihre Kunden ja nicht vergraulen und unkulant wirken. Wenn aber der Zahlungseingang auf sich warten lässt, ist eine Erinnerungsstütze angebracht. Schließlich geht es dabei um Geld, das Sie sich verdient haben und bestimmt gut brauchen können.

 

Zahlungserinnerung mit Augenzwinkern

Sie müssen Ihren Kunden ja nicht gleich auf die Finger hauen oder die Tür eintreten. Ein kleiner Schubs darf aber sein, und den können Sie durch kreative Formulierungen kundenfreundlich und zuvorkommend verpacken. Meist reicht eine erste, freundliche Zahlungserinnerung und Ihre Kunden zahlen unmittelbar. Entscheidend ist Ihr Kundenverhältnis, es darf also ruhig auch mal flapsig zugehen.

 

Beispiele für Formulierungen


Betreff:

Der richtige Schubs beginnt schon beim Betreff, verschenken Sie also diese Chance auf einen effektiven Einstieg nicht.

Tipp: In fett gedruckt, dann fällt sofort ins Auge, worum es in Ihrem Schreiben geht.

Neutral: Zahlungserinnerung zu unserer Rechnung vom [Datum, Re-Nr.]

Fröhlich: Ups, vergessen! Unsere Rechnung vom [Datum, Re-Nr.]

Charmant: War da nicht etwas? Richtig, unsere Rechnung vom [Datum, Re-Nr.]

Anrede:

Die Anrede kennzeichnet Ihr Kundenverhältnis. Sind Sie einen freundschaftlichen Umgang mit Ihren Kunden gewöhnt, dann bleiben Sie auch dabei.

Durch eine distanziertere Anrede haben Sie in den späteren Mahnstufen die einfache und doch effektive Möglichkeit, einen sich verschärfenden Tonfall und eine beginnende Eskalation zu signalisieren.

Förmlich: Sehr geehrte/r Herr/Frau XY,

Freundschaftlich: Hallo XY,

Familiär: Liebe/r XY,

Text:

Hier ist Kreativität erlaubt. Je nach Kundenverhältnis und nach Art Ihrer Leistung können Sie Anspielungen und Insiderwitze anbringen, um zu signalisieren, dass Sie trotz Mahnung an einem Strang ziehen.

Serviceorientiert bei erbrachter Dienstleistung:

wir freuen uns über den erfolgreichen Abschluss unserer Zusammenarbeit. Wie Sie wissen, legen wir immer größten Wert auf zuverlässige und ordentliche Vertragserfüllung. Verlief alles zu Ihrer Zufriedenheit? Dann möchten wir Sie bitten, den ausstehende Rechnungsbetrag zeitnah auf unser Konto zu überweisen.

Serviceorientiert bei Warenleistung:

wir freuen uns, dass Sie bei uns gekauft haben. Ist das Produkt in Ordnung und verlief alles zu Ihrer Zufriedenheit? Dann möchten wir Sie bitten, den ausstehende Rechnungsbetrag zeitnah auf unser Konto zu überweisen.

Freundlich bei erbrachter Dienstleistung:

wir freuen uns über den erfolgreichen Abschluss unserer Zusammenarbeit! In der Hektik des Alltags geht das eine oder andere schon mal unter, eine Rechnung zum Beispiel. Kann ja mal passieren.

Freundlich bei Warenleistung:

wir freuen uns, dass Sie bei uns gekauft haben. Gefällt Ihnen unser Produkt? Wenn ja, war da nicht etwas? In der Hektik des Alltags geht das eine oder andere schon mal unter, eine Rechnung zum Beispiel. Kann ja mal passieren.

Persönlich bei erbrachter Dienstleistung:

wir freuen uns über den erfolgreichen Abschluss unserer Zusammenarbeit! Sie haben uns als verlässlichen Geschäftspartner kennengelernt. Wir freuen uns, wenn das auf Gegenseitigkeit beruht.

Persönlich bei Warenleistung:

wir freuen uns, dass Sie bei uns gekauft haben. Sie haben uns als verlässlichen Geschäftspartner kennengelernt. Wir freuen uns, wenn das auf Gegenseitigkeit beruht.

Langjähriger Kunde bei erbrachter Dienstleistung:

wir freuen uns über den wieder sehr erfolgreichen Abschluss unserer Zusammenarbeit! Sie gehören zu unseren vertrauten Kunden, doch leider können Sie trotzdem bei uns – anders als in anderen Branchen – nicht anschreiben lassen. Deshalb diese kleine Erinnerungshilfe.

Langjähriger Kunde bei Warenleistung:

wir freuen uns, dass Sie bei uns gekauft haben und hoffen, dass Sie mit unserem Produkt zufrieden sind. Sie gehören zu unseren vertrautesten Kunden, doch leider können Sie trotzdem bei uns – anders als in anderen Branchen – nicht anschreiben lassen. Deshalb diese kleine Erinnerungshilfe.

Fröhlich allgemein:

Schirme, Jacken, Autoschlüssel – werden gerne mal vergessen. Hochzeitstage, Geburtstage vom Chef – können schon unangenehmer werden. Zum Glück ist es bei Ihnen nur unsere Rechnung vom [Datum].

Branchenbezogene Beispiele, die Sie gerne erweitern können:

Baugewerbe:

Sie bauen auf uns, das ist gut so und soll auch weiterhin so bleiben. Wir bauen auf Ihre Zustimmung, dass der Kaffee in der Frühstückspause irgendwie bezahlt werden muss.

Verpackungsindustrie:

schnell verpackt ist halb verschickt – aber noch lange nicht bezahlt. Also: Tüten Sie die Überweisung ein, dann machen wir den Sack zu.

Gebäudereinigung:

wir alle blicken manchmal nicht durch, aber klar ist, hier ist noch etwas offen. Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag zeitnah auf unser Konto – dann können wir alle sauber abschließen.

Bürobedarf:

das ganze Klein-klein des Alltags, schon klar, dass manchmal irgendetwas zwischen die Akten rutscht. Unsere Rechnung vom [Datum] zum Beispiel.

Nachtext:

Sofern noch nicht Bestandteil des eigentlichen Textes, kann im Nachtext noch einmal eine direkte Aufforderung zur Bezahlung angefügt werden.

Allgemein:

Bitte überweisen Sie den noch offenen Betrag zur beigefügten Rechnung vom [Datum] zeitnah auf unser Konto.

Mit Frist:

Bitte überweisen Sie den noch offenen Betrag zur beigefügten Rechnung vom [Datum] innerhalb von 7 Tagen auf unser Konto.

Zusätzliches:

Abschließend steht es Ihnen frei, sich gesprächsbereit zu zeigen oder einen positiven Zahlungsanreiz zu bieten.

Mit Rückrufangebot:

Sollte etwas nicht zu Ihrer Zufriedenheit sein, / Sollten Sie Fragen haben, rufen Sie uns an unter […] oder schreiben Sie eine E-Mail […].

Mit positivem Zahlungsanreiz:

Nach § 288 BGB sind Sie im Verzugsfalle schadenersatzpflichtig und wir sind berechtigt, Verzugszinsen zu erheben, und außerdem ab der ersten Mahnung Mahngebühren zu verlangen. Geht Ihre Zahlung in Kürze auf unserem Konto ein, schenken wir Ihnen diesen finanziellen Mehraufwand.

Abschluss:

Halten Sie es mit der Schlussformel wie mit der Anrede: Bleiben Sie im gewohnten Tonfall.

Auch hier haben Sie das einfache Mittel zur Hand, durch eine distanziertere Formulierung in den folgenden Mahnschreiben ein nahendes Ende Ihrer Kulanz zu signalisieren.

Förmlich: Mit freundlichen Grüßen / Freundliche Grüße,

Weniger förmlich: Es grüßt Sie / Beste Grüße,

Sehr familiär: Herzliche Grüße / Liebe Grüße,

 

Mahnungen und offene Posten

Dem eigentlichen Mahnverfahren geht meistens ein recht umständlicher Prozess vorneweg: Welcher Kunde soll wann und auf welche Weise gemahnt werden? Gibt es evtl. gute Gründe dafür, dass er oder sie noch nicht gezahlt hat? Das sind Fragen, die Sie in Ihrem Arbeitsalltag ausbremsen und Sie in Form von nervtötenden Routineaufgaben begleiten. Da nützen Ihnen die schönsten Mahntexte nichts!

Eine zentrale Cloud-Software wie Bilendo kann Ihr operatives Geschäft entscheidend unterstützen. Wir bei Bilendo wissen, wie wichtig es ist, Debitorenprozesse flexibel und effizient zu gestalten. Denn aufgrund ihrer Komplexität brauchen diese Prozesse einen enormen Einsatz an Ressourcen: sie sind zeitaufwendig und kostenintensiv. 

Bilendo hilft Unternehmen dabei, Zahlungseingänge zu beschleunigen und Forderungsrisiken zu kontrollieren. Qualitativ hochwertige Debitorendaten werden zentral zur Verfügung gestellt, sodass Sie bessere Entscheidungen unter anderem bezüglich Ihrer Mahnungen und Kreditlimite treffen können.

In Bilendo können Sie - mit den individuell eingestellten Textvorlagen - Standardfälle automatisch mahnen. Für alle anderen Fälle bieten wir eine individuelle und effiziente Herangehensweise. So bleibt das ganze Thema auch für Sie und Ihre Mitarbeiter sympathisch.

 

Management Summary

Schon mit der ersten Zahlungserinnerung setzen Sie ein wichtiges, womöglich vielsagendes Zeichen:

  • Verschicken Sie die Zahlungserinnerung zeitnah, erkennt Ihr Kunde, trödeln ist nicht drin.
  • Formulieren Sie diese fröhlich und charmant, fühlt er oder sie sich trotzdem nicht gleich auf den Schlips getreten.
  • Verbinden Sie diese mit geschenkten Mahngebühren und Verzugszinsen, geben Sie sich kulant, signalisieren aber auch, dass Sie auch anders könnten.
  • In jedem Fall bleiben Sie souverän – allein das reicht schon, um Ihren Kunden eine kleine, sympathische Lektion zu erteilen und den Zahlungseingang zu beschleunigen.
  • Das Mahnwesen ist nur ein kleiner Teil der Stellschrauben, die Sie bedienen können um Ihren Order-to-Cash-Prozess zu optimieren. 
  • Aufgrund ihrer Komplexität brauchen debitorische Prozesse einen enormen Einsatz an Ressourcen: sie sind zeitaufwendig und kostenintensiv.
  • Bilendo hilft Unternehmen dabei, diese Ressourcen einzusparen, Zahlungseingänge zu beschleunigen und Forderungsrisiken zu kontrollieren.