Der Kauf auf Rechnung ist bei Kunden aufgrund der vielen Vorteile ausgesprochen beliebt, doch er geht auch mit etwas Unsicherheit einher. So müssen Unternehmen nicht selten sprichwörtlich dem Geld hinterherrennen, um am Ende halbwegs zeitig bezahlt zu werden. Es gibt jedoch einige sinnvolle Maßnahmen, mit denen Sie frühzeitig Ihre Forderung geltend machen können. Dadurch minimieren Sie letztlich auch das Risiko für einen Ausfall und stärken gleichzeitig Ihre Liquidität.

Wir erläutern in diesem Artikel, mit welchen Schritten Sie erfolgreich eine offene Forderung eintreiben können. Dabei ist es besonders wichtig, sowohl auf die Rechte und Pflichten des Gläubigers, als auch auf das richtige Vorgehen zu achten, um die zusätzlichen Aufwände möglichst gering zu halten.

 

Rechte und Pflichten beim Eintreiben von offenen Forderungen

Bevor Sie Ihre Forderung geltend machen können, muss der Kunde sich zunächst im Zahlungsverzug befinden. Dieser tritt nach Ablauf der auf der Rechnung angegebenen Zahlungsfrist ein. Ohne eine spezifische Angabe sind das üblicherweise 30 Tage. Sollte also die Zahlungsfrist verstrichen sein, stehen Ihnen danach zahlreiche Optionen zur Verfügung, um die offene Forderung beim säumigen Kunden geltend zu machen.

Beachten Sie jedoch, dass Sie in der Beweispflicht sind. Das bedeutet, die Forderung muss nachweislich unbestritten, bezifferbar und fällig sein. Deswegen sollten Sie bereits beim Ausstellen der Rechnung darauf achten, dass alle Informationen stimmen und ein korrektes Datum angegeben ist. Mit ordentlichen Rechnungen oder Vertragsunterlagen gelingt es nämlich meistens sehr einfach, bei einem Widerspruch die nötigen Beweise zu liefern.

 

So mahnen Sie richtig

Als Gläubiger steht es Ihnen frei, bei Zahlungsverzug einen Kunden zu mahnen oder nicht. In vielen Branchen hat sich ein dreistufiges Mahnverfahren etabliert, das die zunehmende Dringlichkeit einer Bezahlung ausdrücken soll. Solche Mahnungen haben keinerlei rechtliche Bindung und sind nicht mit (gerichtlichen) Mahnbescheiden zu verwechseln, doch sie können bei richtiger Anwendung zu einem schnellen Erfolg führen.

Sie sollten also zunächst immer auf ein mehrstufiges außergerichtliches Mahnverfahren setzen:

  • Erste Stufe: Ein säumiger Schuldner hat womöglich einfach nur die Zahlung vergessen oder die Rechnung verloren. Deswegen ist es am besten, die erste Stufe als höfliche Zahlungserinnerung zu betrachten, auch um das Kundenvertrauen nicht zu beschädigen.

  • Zweite Stufe: Sollte es nach der ersten Mahnung keine Reaktion geben, können Sie anschließend eine ausdrückliche Aufforderung zur Zahlung verschicken. Weisen Sie dabei erneut auf eine explizite Zahlungsfrist hin, ohne weitere Konsequenzen zu nennen.

  • Dritte Stufe: Als Letztes bleibt Ihnen nur noch die Drohung mit rechtlichen Konsequenzen, um Ihre Forderung geltend zu machen. Wägen Sie jedoch unbedingt zuvor ab, wie sich das langfristig auf die Kundenbeziehung auswirken könnte.

Dieses mehrstufige Mahnverfahren setzt aber auf die Kulanz von Ihnen als Unternehmen. Rechtlich notwendig ist es nicht, Sie können also bei Zahlungsverzug auch direkt zu anderen Optionen greifen, ohne vorher selbst mahnen zu müssen.

Tipp: Tipp: Beim Mahnwesen ist es ratsam, die einzelnen Mahnungen nicht mit "Erste Mahnung", "Zweite Mahnung" oder ähnlichen Bezeichnungen zu betiteln. Denn dies suggeriert den Debitoren, dass noch weitere Mahnungen folgen werden und sie daher die Zahlung noch weiter hinauszögern können, bis nach der nächsten Mahnung. Stattdessen ist es besser, in den Mahnschreiben eine klare und unmissverständliche Frist zur Zahlung zu setzen, ohne auf weitere Mahnungen hinzuweisen.

 

Forderungen außergerichtlich geltend machen

Darüber hinaus stehen Ihnen aber noch weitere Maßnahmen zur Verfügung, die ebenfalls zum Erfolg führen können, ohne dass ein Gericht eingeschaltet werden muss. So setzen viele Unternehmen bei höheren Forderungen zunächst auf einen spezialisierten Inkasso-Anwalt, der direkt nach Beauftragung im Namen des Unternehmens agieren kann. Er kann mit Verzugszinsen und Schadensersatzansprüchen drohen oder eine Klage einreichen, was viele Kunden letztlich zur Zahlung bewegen kann.

Eine weitere Option kann ein Inkasso-Unternehmen sein, an das Sie sogar die gesamte zweifelhafte Forderung abtreten können. Es zahlt Ihnen in der Regel im Gegenzug eine niedrige Summe aus und übernimmt im Anschluss alle weiteren Pflichten zur Geldeintreibung. Sie müssen sich aber im Klaren sein, dass Sie dann nicht mehr selbst die Forderung geltend machen können. Doch der große Vorteil ist, dass Sie komplett ohne weiteres Risiko zumindest eine Teilsumme der Forderung erhalten.

Hinweis: Die Inkasso-Branche ist dafür bekannt, auch weniger seriöse Unternehmen anzulocken, die teilweise mit zweifelhaften Methoden arbeiten. Sollten Sie sich also für diese Option entscheiden, dann stellen Sie sicher, dass Ihr Inkasso-Partner seriös und professionell arbeitet. Sonst kann das im schlimmsten Fall sogar ein schlechtes Licht auf Ihr eigenes Unternehmen werfen.

 

 

Ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten

Sollten Mahnungen trotz aller Anstrengungen erfolglos bleiben und auch die anderen Optionen erschöpft sein, dann bietet sich in manchen Fällen der Weg zum Gericht an. Das kann mitunter die letzte Möglichkeit sein, um die offene Forderung geltend zu machen. Der Ablauf beim gerichtlichen Mahnverfahren ist fest vorgegeben und erlaubt beiden Seiten, ihren jeweiligen Standpunkt darzustellen.

 

Mahnbescheid einreichen

Als Erstes müssen Sie den Mahnbescheid ausfüllen und beim zuständigen Amtsgericht einreichen. Heutzutage gibt es das Formular auch als praktischen Download samt dazugehöriger Hilfestellung auf der offiziellen Seite Online-Mahnantrag. Anschließend wird der Mahnbescheid an Ihren Schuldner zugestellt.

Dieser hat nach der Zustellung eine 14-tägige Frist, um darauf reagieren zu können. Wenn er infolgedessen die offene Forderung begleicht, endet der Prozess auch schon. Sollte ein säumiger Schuldner wie so oft nicht reagieren, können Sie im nächsten Schritt den Vollstreckungsbescheid beantragen. Erhebt der Schuldner hingegen Widerspruch, kommt es direkt danach zum Klageverfahren.

 

Vollstreckungsbescheid beantragen

Die meisten Unternehmen stehen also im zweiten Schritt vor der Entscheidung, einen Vollstreckungsbescheid beantragen zu müssen. Prinzipiell erfolgt hierbei ein ähnliches Vorgehen wie beim Mahnbescheid, jedoch handelt es sich diesmal um einen vollstreckbaren Titel. Das bedeutet, am Ende können Sie auch einen Gerichtsvollzieher beauftragen, eine Vollstreckung vorzunehmen.

Der Schuldner hat zunächst jedoch wiederum 14 Tage Zeit, auf den Bescheid zu reagieren. Er kann entweder zahlen oder Einspruch einlegen, zweiteres führt dann wieder zu einem Klageverfahren. Wenn Sie als Gläubiger das Verfahren gewinnen, entsteht daraus eine titulierte Forderung mit der Möglichkeit zur Zwangsvollstreckung. Die Kosten von Mahnbescheid und Gerichtsverfahren muss dann ebenfalls der Schuldner zahlen.


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Management Summary

  • Ein Kauf auf Rechnung ist für Ihre Kunden zwar eine attraktive Option, doch für Ihr Unternehmen kann das mit zusätzlichen Risiken verbunden sein.

  • Als Unternehmen müssen Sie also im Notfall dazu in der Lage sein, Ihre Forderung geltend machen zu können, bestenfalls ohne hohe Aufwände zu erzeugen.

  • Die erste Option sollte dabei immer ein mehrstufiges Mahnverfahren sein, bei dem Sie den säumigen Kunden an seine Zahlungsverpflichtung erinnern.

  • Als weitere Optionen bietet sich das Hinzuschalten eines Inkasso-Anwalts oder das Abtreten der Forderung an ein Inkasso-Unternehmen an.

  • Sie können am Ende auch auf ein gerichtliches Mahnverfahren setzen, dass Ihnen beim Eintreiben und beim Vollstrecken Ihres Anspruchs behilflich sein kann.

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