14. Februar 2023 Helena Loos
Credit Management für Buchhalter 7 Min.
Der Umgang mit ungeplanten Zahlungsausfällen gehört für viele Unternehmen praktisch zum Geschäftsalltag. Ein klassisches Beispiel hierfür ist die Insolvenz eines Kunden, der einfach nicht mehr in der Lage ist, alle seine Rückstände zu begleichen. Daraus ergibt sich natürlich auch ein entsprechendes Risiko für das Unternehmen, das den möglichen Forderungsverlust in der Bilanz widerspiegeln muss. Genau diesen Fall soll eine zweifelhafte Forderung abdecken.
Wir erklären Ihnen in diesem Artikel, worum es sich genau dabei handelt und wie Sie zweifelhafte Forderungen im Unternehmen behandeln.
Jede Forderung hat ein gewisses Ausfallrisiko, das je nach Kunde und Lage unterschiedlich hoch oder niedrig sein kann. In vielen Fällen liegt dieses zwar bei nahezu null, doch insbesondere in volatilen Branchen gibt es absolut realistische Risiken, die zu einem Zahlungsausfall führen können. So stieg etwa die Anzahl der Unternehmensinsolvenzen in der letzten Zeit stark an, was aufgrund hoher Inflation und unsicherer Wirtschaftslage nicht unüblich ist.
Eine zweifelhafte Forderung beschäftigt sich mit genau diesem Ausfallrisiko. Sie liegt immer dann vor, wenn es berechtigte Indizien für einen Ausfall gibt, dieser aber noch nicht eingetroffen ist. Wenn ein Kunde etwa die reguläre Zahlungsfrist nicht einhält und auf Erinnerungen sowie Mahnungen nicht reagiert, dann kann das ein Indiz für eine zweifelhafte Forderung sein. Es besteht also ein Zweifel, ob, wann und in welcher Höhe die Rückstände jemals beglichen werden können.
Ferner gibt es aber noch andere Gründe, weshalb eine zweifelhafte Forderung eintreten kann. Dabei kann es unter Umständen auch gar nichts mit der finanziellen Lage des Kunden zu tun haben, sondern sich schlichtweg um einen Disput zwischen beiden Parteien handeln.
Zu den üblichen Gründen zählen unter anderem:
Ein Kunde ist im Zahlungsverzug und Mahnungen scheinen wirkungslos.
Ebenso kann der Kunde die Zahlung wissentlich verweigern, beispielsweise aufgrund von Mängeln.
Die Parteien befinden sich im Mahnprozess und der Kunde hat einen Widerspruch eingelegt.
Alle diese Szenarien sind vorab nur schwierig für das Unternehmen zu planen und zu bewerten. Deswegen ist es heutzutage immer wichtiger, auf ein professionelles Credit Scoring und auf ein intelligentes Mahnwesen zu setzen. Damit lassen sich viele Risiken minimieren und Zahlungsausfälle vorab vermeiden.
Jedes Unternehmen muss in seiner Bilanz alle Rückstände auf der Aktivseite als Umlaufvermögen buchen (vgl. § 266 Handelsgesetzbuch). Doch nicht alle davon sind auch in voller Höhe auszuweisen, je nachdem, ob es ein Ausfallrisiko gibt oder der Zahlungsausfall womöglich schon unumkehrbar ist.
Es gibt drei Kategorien, in die sich einzelne Forderungen unterteilen lassen:
Einwandfreie Forderung: Wie der Name bereits vermuten lässt, handelt es sich um eine ordentliche Geldforderung, bei der kein Ausfallrisiko ersichtlich ist. Das Unternehmen geht also von einer pünktlichen Bezahlung aus und muss diese Forderung mit dem vollen Nennbetrag ansetzen.
Zweifelhafte Forderung: Es liegen Indizien vor, die auf einen Ausfall hindeuten können (siehe oben). Das Unternehmen muss in diesem Fall das Risiko bewerten und etwaige Rückstände mit einem wahrscheinlichen Wert ausweisen.
Uneinbringliche Forderung: Hier liegt bereits mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit ein Zahlungsausfall vor (z. B. aufgrund von Insolvenz des Kunden). Uneinbringliche Forderungen können sogar mithilfe einer Abschreibung gewinnmindernd ausgewiesen werden.
Einwandfreie und zweifelhafte Forderungen müssen in der Bilanz separat ausgewiesen werden, um eine klare Berechnungsgrundlage zu schaffen und Transparenz zu erhöhen. Uneinbringliche Forderungen können hingegen direkt als Forderungsausfall verbucht werden.
Um den genauen Wert einer zweifelhaften Forderung für die Bilanz zu ermitteln, bedient man sich einer Wertberichtigung. Es gibt hierbei zwei Möglichkeiten: die Einzelwertberichtigung und die Pauschalwertberichtigung. Je nach Umstand bietet sich meistens die eine oder die andere Methode an, vieles hängt aber natürlich auch von der Branche und den Produkten ab.
Die Einzelwertberichtigung bezieht sich auf den konkreten Einzelfall einer zweifelhaften Forderung. Meldet beispielsweise ein Kunde einen Mangel am gelieferten Produkt und kündigt an, nicht den vollen Betrag zahlen zu wollen, dann kann eine Einzelwertberichtigung sinnvoll sein. Wenn das Unternehmen zum Beispiel mit einem Ausfall von 10 % rechnet, kann es den Nennwert mit 90 % der ursprünglichen Forderung ansetzen.
Bei der Pauschalwertberichtigung greift das Unternehmen hingegen auf Erfahrungswerte zurück, um eine pauschale Berichtigung vorzunehmen. Wenn die Erfahrung zeigt, dass beispielsweise 5 % der Beträge niemals eingehen, dann kann das Unternehmen diesen Wert ohne Einzelnachweis als zweifelhafte Forderungen pauschal ausweisen. Dafür bedarf es natürlich aber einer entsprechend ausführlichen Datengrundlage, die als Nachweis dienen muss. Es muss also belastbare Zahlen aus der Vergangenheit geben.
Bei der Bewertung von Geldforderungen sollte sich das Unternehmen zunächst ein Gesamtbild für die Bilanz verschaffen. Es gilt also, sämtliche Positionen zu erfassen und dann bei Bedarf entsprechende Wertberichtigungen oder Abschreibungen vorzunehmen.
Dabei kann das Unternehmen wie folgt vorgehen:
Erfassung aller einwandfreien Forderungen
Ermittlung aller zweifelhaften Forderungen
Einzelwertberichtigung der jeweiligen zweifelhaften Forderung (sofern möglich)
Pauschalwertberichtigung der sonstigen zweifelhaften Geldforderungen (sofern möglich)
Erfassung und Abschreibung aller uneinbringlichen Forderungen
Beim Buchen dieser Geldforderungen muss sich ein Unternehmen selbstverständlich an die gesetzlichen Rahmenbedingungen halten. Zunächst einmal sind zweifelhafte Forderungen durch einen separaten Eintrag zu trennen, genauer gesagt, auf einem dafür eigenen Konto zu erfassen. Hierbei lässt sich auch die Höhe durch den entsprechenden Buchungssatz zu Bilanzierungszwecken darstellen.
Es erfolgt also eine teilweise Umbuchung, die dem Konto für zweifelhafte Forderungen gutgeschrieben wird, während das Debitorenkonto mit dem entsprechenden Betrag belastet wird. Das kann natürlich erst nach einer Einzel- oder Pauschalwertberichtigung erfolgen, die im vorherigen Abschnitt bereits erklärt wurde. Der Differenzbetrag bzw. Nennwert wird dabei zum Buchungsbetrag. Sollten die Rückstände später doch eingehen, kann dieser Betrag wieder ausgebucht werden.
Bei uneinbringlichen Geldforderungen steht der Zahlungsfall hingegen bereits fest, deswegen erfolgt eine entsprechende Ausbuchung. Es werden also die Forderungsverluste (Abschreibungen auf Forderungen und Umsatzsteuer) an das Konto für Rückstände aus Lieferungen und Leistungen in voller Höhe gebucht. Anschließend muss jedoch noch eine Korrektur der Umsatzsteuer folgen.
Zweifelhafte und uneinbringliche Geldforderungen können jedes Unternehmen vor riesige Herausforderungen stellen. Denn eine solide Liquidität ist besonders in wirtschaftlich schwierigen Zeiten absolut überlebenswichtig. Viele Unternehmen setzen jedoch nach wie vor auf veraltete Lösungen und haben ein ineffizientes Forderungsmanagement.
Dabei ermöglicht moderne AR-Automation-Software wie die von Bilendo, dass Sie Ihr Credit Management revolutionieren und Zahlungsausfälle minimieren. Schlanke und effiziente Debitorenprozesse helfen Ihrem Unternehmen dabei, das Forderungsmanagement komplett zu digitalisieren sowie manuelle Aufwände und Fehler zu reduzieren. Zudem erhalten Sie Zugriff auf unser leistungsstarkes Credit-Scoring-Add-on, um alle Debitorenrisiken bestmöglich erfassen zu können.
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In Zeiten von hoher Inflation, hohen Zinsen und unsicherer Wirtschaftslage erhöht sich das Risiko von Zahlungsausfällen ganz erheblich. Ein professionelles Forderungsmanagement ist also heutzutage unabdingbar.
Zweifelhafte Forderungen bilden genau dieses Ausfallrisiko in der Bilanz eines Unternehmens ab. Sie bewerten Rückstände, bei denen nicht klar ist, ob und in welcher Höhe sie jemals vom Kunden beglichen werden.
Es gibt zahlreiche Gründe, die zum Entstehen einer zweifelhaften Forderung führen können. Dazu gehören beispielsweise längerer Zahlungsverzug (auch nach Mahnungen), Zahlungsverweigerung des Kunden oder ein Widerspruch im Mahnprozess.
Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Wertberichtigung vorzunehmen: Einzelwertberichtigung und Pauschalwertberichtigung. Ersteres betrifft einen konkreten Einzelfall, Zweiteres basiert auf Erfahrungswerten und historischen Daten.
Zweifelhafte Forderungen sind in der Bilanz auf ein gesondertes Konto zu buchen, damit die Grundlagen der Buchhaltung sowie Transparenz gewährleistet werden können.
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