Ganz klar: Nichts ist ärgerlicher, als wenn ein Kunde nicht zahlt, Sie aber bereits Waren geliefert oder Dienstleistung erbracht haben. Besonders gefährlich wird es bei großen Unternehmen, die aufgrund von Forderungsausfällen ein Vielfaches mehr erwirtschaften müssen, um Verluste aufzuwiegen. Im folgenden Artikel verraten wir, was Sie tun können, um einen Forderungsausfall zu minimieren.

 

Was ist ein Forderungsausfall?

Eine Rechnung wird ignoriert oder kann vom Kunden nicht bezahlt werden? Das ist ein sogenannter Forderungsausfall. Und der kann für ein Unternehmen mehr als ärgerlich sein, denn nicht zahlende Kunden bedrohen die Liquidität. Hierbei werden zwei Formen unterschieden: die uneinbringlichen sowie die zweifelhaften Forderungen. Wie Sie den Forderungsausfall berechnen, verraten wir Ihnen in diesem Artikel.

Uneinbringliche Forderungen:

Diese Forderungen entstehen durch den Konkurs oder den Tod des Schuldners. Das ist immer der Fall, wenn die sogenannte "Masse" fehlt, also Dinge, die zwangsversteigert werden könnten. Buchhalterisch geht ein Unternehmen so vor: Wird die Forderung absehbar bis zum Bilanzstichtag nicht beglichen, beträgt der Teilwert der Forderung gleich 0 €. Die Umsatzsteuer muss anschließend korrigiert werden. 

Zweifelhafte Forderungen:

Hierbei ist am Bewertungsstichtag noch nicht klar, ob die Forderung endgültig nicht bezahlt wird. Für die eigene Buchhaltung muss der Wert der Forderung dennoch berichtigt werden. Das geht mithilfe einer Einzelbewertung oder einer Pauschal- oder Sammelbewertung. Mitzuberücksichtigen sind auch Zinsverluste, Gerichtskosten, Mahnkosten und Betreibungskosten, sogenannte Risikofaktoren. 

 

Forderungsausfall minimieren – Wie geht das?

Es gibt einige Möglichkeiten, um einen Forderungsausfall zu minimieren: 

  1. Bonität der Kunden prüfen: Bevor Sie einem Kunden vertrauen und in Vorkasse mit Ihrer Leistung gehen, lohnt es sich bei folgenden Instituten eine Auskunft anzufordern: Online-Bundesanzeiger, IHK, Handelsregister, SCHUFA bei B2C-Verträgen und B2B-Auskünften sowie Creditreform bei B2B-Verträgen. Auskünfte werden teilweise kostenfrei oder gegen eine geringe Gebühr erteilt.

  2. Rechnung sofort erstellen und versenden: Warum aufschieben? Nach erbrachter Leistung gilt es die Rechnung zu erstellen. Das hilft auch den Zahlenden für die eigene Buchhaltung. Überprüfen Sie auch die Zahlungseingänge, um direkt reagieren zu können, wenn die Zahlung ausbleibt.

  3. Mahnung zeitnah versenden: Eine Mahnung ist aus rechtlichen Gründen zwingend erforderlich, damit aus einem Kunden ein Schuldner wird. Hier greift der Paragraph § 286 Abs. 1 BGB. Für den Versuchszeitraum können Sie auch Verzugszinsen und eine Verzugspauschale ansetzen. Tipp: Eine erste Erinnerungs-E-Mail löst das Problem meist schon und hinterlässt keine "verbrannte Erde" bei der Kundenbeziehung. Sollte aber auch danach nicht gezahlt werden, ist eine Mahnung unumgänglich. Das geht übrigens auch automatisch. Mehr dazu hier.

  4. Warenkreditversicherung: Eine Forderungsausfall-Absicherung kann durch den Abschluss einer sogenannten Warenkreditversicherung erfolgen. Die Versicherung greift immer dann, wenn der Kunde zahlungsunfähig oder -unwillig ist. Von der Versicherung werden lediglich die Prüfgebühren sowie der Selbstbehalt abgezogen. Beglichen werden die Forderungen circa 5 Monate nach dem Forderungsausfall.

  5. Factoring: Hierbei verkaufen Sie fortlaufend Rechnungen an ein Factoring-Unternehmen, die diese dann begleicht. Wird Ihr Kunde zahlungsunfähig, müssen Sie die Summe nicht zurückzahlen. Sie sind also gegen Forderungsausfälle geschützt und minimieren das Forderungsausfallrisiko immens.

 

Welche weiteren Möglichkeiten gibt es? 

Es gibt daneben auch noch weitere Möglichkeiten, einen Forderungsausfall zu verkleinern und das Forderungsausfallrisiko zu minimieren:

  1. Legen Sie einen genauen Zahlungstermin fest: Dafür braucht es ein fixes Datum. Das hat den Vorteil, dass bei Ablauf der Deadline der Kunde in Verzug gesetzt wird und der Anspruch auf Verzugszinsen besteht.

  2. Wenn Sie Eigentumsvorbehalte vereinbaren, kann ein Kunde gerichtlich gezwungen werden, Waren wieder herauszugeben. Aber Achtung: Hier sind die AGB des Unternehmens zu berücksichtigen.

  3. Wenn Sie die Aufrechnungen klarstellen, verhindern Sie, dass der Abnehmer Forderung gegen Gegenforderung willkürlich gegenrechnet.

  4. Mithilfe einer Länderrisiko-Weltkarte können Sie sich das Risiko der Nichtzahlung länderspezifisch anzeigen lassen. Gut zu wissen: Die Debitorenlaufzeit zwischen südlichen und nördlichen Ländern unterscheidet sich in Europa stark. In Ländern wie Spanien, Italien oder Portugal ist ein Zahlungsziel von 90 Tagen durchaus üblich, wohingegen ein Kundenziel von durchschnittlich 30 Tagen in nördlichen Ländern typisch ist. Mehr zum DSO-Wert erfahren Sie hier.

  5. Den Forderungsausfall minimieren kann man auch mithilfe eines ausgefeilten Credit Managements. Hierbei werden finanzielles Risiko und Umsatzoptimierung gezielt ausbalanciert.


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Management Summary

Hier noch einmal die wichtigsten Fakten:

  • Definition Forderungsausfall: Eine Rechnung wird ignoriert oder kann vom Kunden nicht bezahlt werden. Das bedroht die Liquidität. Zwei Formen werden unterschieden: die uneinbringlichen sowie die zweifelhaften Forderungen.

  • Die Bonität des Kunden sollte unbedingt vorab geprüft und Mahnungen sollten zügig erstellt werden, um Forderungsausfälle akkurat rechtlich zu dokumentieren.

  • Das Forderungsausfallrisiko kann durch Warenkreditversicherungen oder Factoring minimiert werden. Noch effektiver gehen Sie von, wenn Sie auf vollumfänglich durchdachtes Credit Management setzen.

  • Balance zwischen Risiko und Umsatzoptimierung kann mithilfe von professionellem Credit Managements perfektioniert werden.

 

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