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20. Juni 2022 Florian Kappert
Workflows & Automatisierung für Finance Executive 9 Min.
Während im Accounting automatisch ablaufende Prozesse gang und gäbe sind, mangelt es beim Dispute Management und beim Mahnwesen noch gewaltig daran. Dabei wäre es wichtig, auch in diesen Bereichen Ihres Debitorenmanagements manuelle Tätigkeiten durch automatisierte Abläufe zu ersetzen und so Aufwände herunterzuschrauben.
In diesem Text stellen wir Ihnen die Accounts-Receivable-Automation-Plattform Bilendo vor, die genau zu diesem Zweck entwickelt wurde.
Unter Accounts Receivable Automation (kurz AR Automation) versteht man die Automatisierung von Prozessen im Debitorenmanagement (engl. Accounts Receivable). Repetitive und zeitaufwendige Aufgaben laufen dadurch regelbasiert und automatisch ab, also von alleine und ohne manuelles Zutun Ihrer Mitarbeiter.
Im Accounting ist die Automatisierung von Standardprozessen bereits übliche Praxis, die Vorteile liegen auf der Hand: Ihre Mitarbeiter werden entlastet von manuellen Routineaufgaben, die aufwendig und lästig sind, sie sparen dadurch viel Zeit (sowie Nerven) und vermeiden Fehler.
Bisher war es jedoch nicht möglich, zwei wichtige Teilbereich Ihrer Debitorenbuchhaltung sinnvoll zu automatisieren: das Dispute Management (als Grundlage, um so manche Forderung überhaupt erst mahnbar zu machen) und das Mahnwesen.
Für beide Bereiche gibt es zwar Ansätze zur Automatisierung, die allerdings keine tatsächliche Entlastung schaffen. Denn wenn Sie das Dispute Management mithilfe einer Excel-Liste durchführen, die nach Aktualisierung automatisch versendet wird, dann haben Sie zwar diesen winzig kleinen Vorgang schneller gemacht, aber der eigentliche Aufwand bleibt. Und das ist die manuelle Pflege der Liste, das mühsame Zusammentragen von Daten, das schwierige Auslesen der (schnell wieder veralteten) Faktenlage bis hin zum Mitschleppen inaktiver Debitoren, wodurch die ganze Liste noch unübersichtlicher wird. Weder Ihrer Buchhaltung noch Ihrem Vertrieb ist damit gedient.
Und was das Mahnwesen angeht, ist die Automatisierung bisher nur für Standardfälle realisierbar, die aber sowieso keine Aufwände verursachen. Im Zentrum Ihres Interesses stehen die zahlreichen Sonderfälle, die einer Klärung bedürfen, denn die sind das tatsächliches Problem und ein extremer Aufwandstreiber im Debitorenmanagement.
Kernproblem ist dabei die schwierige interne Abstimmung.
Bevor Ihre Buchhaltung einem Kunden wegen einer fälligen Zahlung auf die Füße tritt, muss sie intern klären, ob eine Mahnung gerechtfertigt ist oder ob es gute Gründe gibt, warum der Kunde nicht zahlt. Egal ob Sie in Ihrem Unternehmen mit Mahnvorschlagslisten arbeiten, mit der unzureichenden Klärungsnotiz im Buchungstext kämpfen oder sich die Wahnsinnsmühe machen, Mahnungen für die Freigabe auszudrucken - der manuelle Aufwand ist enorm.
Die interne Kommunikation über einen Kunden und was mit diesem ausgemacht wurde, muss Abteilungsgrenzen übergreifen, Medienbrüche überstehen und unterschiedliche Interessen überbrücken. Um diese Mammutaufgabe irgendwie in den Griff zu bekommen, mahnen die meisten Unternehmen blockweise statt kontinuierlich, was alles andere als effizient ist.
In der Zwischenzeit schießt der DSO-Wert in die Höhe, explodieren die Forderungsrisiken und läppern sich die Prozesskosten zu einem unangenehmen Sümmchen zusammen. Ganz zu schweigen von dem Geld, das im Forderungsprozess gebunden ist und für Investitionen in der Unternehmenskasse fehlt.
Wussten Sie, dass ein Dispute Sie fast genauso teuer zu stehen kommt wie ein Zahlungsausfall?
Dieses ganze komplexe Thema Dispute Management und Mahnwesen erledigt Bilendo für Sie und zwar ganz von allein. Bilendo ist eine AR-Automation-Plattform, die Ihnen aufwendige und zeitintensive Prozesse im Debitorenmanagement abnimmt. Die für die Accounts Receivable Automation notwendigen Workflows konfigurieren Sie nach Ihren individuellen Anforderungen selbst, denn Sie wissen selbst am besten, was eine Software für die debitorischen Prozesse in Ihrem Unternehmen können muss. Teures und langwieriges Customizing entfällt dabei.
Dispute Management und Mahnwesen mit Bilendo
Wann soll ein Mahnstopp gesetzt, ein Vorgang an welchen Mitarbeiter kommuniziert oder eskaliert und wann eine Klärung geschlossen werden? Legen Sie die notwendigen Einstellungen selbst fest, die dafür erforderliche interne Kommunikation ist integriert und wird mithilfe von automatischen Workflows gesteuert. So umgehen Sie Medienbrüche und Abteilungsgrenzen, können Informationen besser austauschen und Entscheidungen viel schneller treffen. Kurz gesagt: Ihr Debitorenmanagement läuft sehr viel effizienter ab.
Optimale Abstimmung bei der internen Klärung
In ihrer Eigenschaft als Plattform verschafft Bilendo Ihnen einen 360°-Überblick über alle Forderungen und Informationen rund um Ihre Debitoren. Alle Vorgänge sind an einer zentralen Stelle transparent abgebildet, lassen sich dort verwalten und kontrollieren, sind also jederzeit topaktuell. Jeder berechtigte Mitarbeiter hat Zugriff auf diese Informationen und kann sich lange Kommunikationswege (und -umwege) sparen.
360°: volle Transparenz über alle Debitorendaten
Bilendo reduziert durch Accounts Receivable Automation deutlich die Arbeitsbelastung Ihrer Mitarbeiter und kommt auch dem internen Klima zugute.
Typisches Beispiel hierfür ist das traditionell angespannte Verhältnis von Buchhaltung und Vertrieb. Dem Vertrieb obliegt in vielen Unternehmen die unliebsame Aufgabe offene Forderungen einzutreiben - obwohl er das nicht gerne macht und eigentlich auch nicht zu seinen Kernaufgaben zählt. Außerdem muss er vor Ort beim Kunden Kreditentscheidungen treffen. Für beide Tätigkeiten sind Ihre Vertriebsmitarbeiter auf topaktuelle Daten und einen schnellen Informationsaustausch mit der Buchhaltung angewiesen. Leider hapert es üblicherweise genau daran und die Vertriebskollegen sind über weite Strecken auf ihr Bauchgefühl und ihre Erfahrungen angewiesen - was sicher nicht zu unterschätzen, aber idealerweise mit validen Daten zu ergänzen ist.
Mithilfe der Bilendo-Workflows, die Sie selbst konfigurieren und jederzeit anpassen können, sorgen Sie für eine transparente Darstellung aller Daten und einer internen Abstimmung ohne Umwege, die von alleine abläuft. Ihre Mitarbeiter aus dem Vertrieb haben immer und jederzeit (z. B. auf dem Smartphone) jeden einzelnen Kunden im Überblick, mit allem, was dazu gehört und wichtig ist für eine sichere Verhandlungsführung und Forderungseintreibung.
Workflow-basierte Automatisierung, wie sie mit Bilendo möglich ist, bekommen Sie vor allem in Form einer drastischen Kostenersparnis zu spüren (bis zu 30 %). Denn Bilendo nimmt, wie beschrieben, Ihren Mitarbeitern manuelle Aufwände ab und sorgt so für eine enorme Zeitersparnis. Insgesamt wird die Arbeitsbelastung stark reduziert.
Debitorische Prozesse sind effizienter und nicht mehr abhängig von einer kleinen Anzahl spezialisierter Mitarbeiter (die hoffentlich nie krank oder im Urlaub sind), denn Bilendo ist so anwenderfreundlich konzipiert, dass jeder in Ihrem Unternehmen ohne langwierige Schulung damit arbeiten kann. Sie sind personell unabhängig, auch in Bezug auf die Anzahl Ihrer Debitoren, denn Bilendo ist eine skalierbare Lösung.
Der deutlich reduzierte DSO wirkt sich positiv auf Ihr Working Capital aus, was wiederum starken Einfluss auf Ihr Wachstum nimmt.
Nicht zuletzt liegt ein bedeutender Vorteil darin, dass Bilendo eine intelligente Ergänzung zu Ihrem bestehenden ERP-System ist und sich ohne großen Aufwand in Ihre IT-Landschaft integrieren lässt.
Eine wichtige Voraussetzung für ein effizientes Debitorenmanagement ist eine vernünftige Kundenbewertung und Risikoeinschätzung. Dazu führen Sie Credit Scoring durch und arbeiten mit Kreditrichtlinien.
Nun sind aber leider auch alle Prozesse rund um Credit Scoring und Kreditrichtlinien von manuellen Aufwänden geprägt - aus den gleichen Gründen wie beim Dispute Management: Ihr eingesetztes System verfügt nicht über die notwendige Flexibilität und Funktionalität.
Die manuelle Pflege einer Score-Card (z. B. in Form einer Excel-Liste) ist aufwendig und birgt den Nachteil, dass die Daten immer nur für kurze Zeit topaktuell sind.
Credit Scoring in Excel - Übersicht zu einem hohen Preis
Der ermittelte Score muss umständlich im Unternehmen kommuniziert, der darauf aufbauende Prozess für die Festlegung eines neuen Kreditlimits mühsam organisiert werden. Auch hier entstehen durch manuelle Aufwände und Kommunikationsschleifen Zeitverlust und Prozesskosten, auf die Sie eigentlich verzichten möchten - und können.
Auch hier schafft Accounts Receivable Automation mithilfe der Bilendo-Workflows Abhilfe, genauer gesagt das Add-on "Scoring & Risk".
Probleme beim Credit Scoring beginnen ja schon bei der Auswahl der richtigen Parameter, die einem Kunden für eine valide Bewertung gerecht werden. Die Bedingungen für Märkte und Branchen ändern sich heutzutage schnell, die Situation eines Kunden kann durch kleinste Entwicklungen schon morgen eine völlig andere sein - also müssen Sie bei der Kundenbewertung anpassungsfähig sein.
Beim Credit Scoring mit Bilendo sind Sie in der Lage, Parameter flexibel einzurichten, jederzeit anzupassen und von alleine kontinuierlich aktualisieren zu lassen. So entspricht der abgebildete Score (der automatisch ergänzt wird um externe Scoring-Daten) in Echtzeit immer der tatsächlichen Situation eines Kunden und die Risikoübersicht ist eine Frage von wenigen Klicks.
Das Risiko im Überblick - beim Credit Scoring mit Bilendo
Die interne Kommunikation, um darauf aufbauend Kreditlimits anzupassen, ist mithilfe der automatischen Workflows auch nur eine Frage der Konfiguration. Die Software erstellt Ihnen auf Basis der Bewertungen Vorschläge für Kreditlimitanpassungen oder ermöglicht Ihren Mitarbeitern (z. B. aus dem Credit Management oder Vertrieb), solche Vorschläge eigenständig einzubringen. Der dann notwendigen Freigabeprozesse und wer darin involviert ist, läuft alleine ab, ganz entsprechend Ihrer Konfiguration.
Gleichermaßen verwalten und aktualisieren Sie Ihre digitale Kreditrichtlinie selbst, auch mehrere z. B. nach Geschäftsbereich. Das gesamte Credit Management wird weniger aufwendig, übersichtlicher und besser.
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Der Order-to-Cash-Prozess ist komplex und darum aufwendig, ganz besonders der Bereich Finanzprozesse.
Automatisierung gilt derzeit als nächste Stufe des digitalen Wandels. Denn von alleine ablaufende Prozesse ersetzen ineffiziente manuelle Tätigkeiten.
Doch nicht alle Prozesse lassen sich (sinnvoll) automatisieren.
Bilendo nimmt Ihnen Aufwände beim Credit Management ab und sorgt für ein effizientes Debitorenmanagement (Accounts Receivable Automation).
Bislang kaum zu automatisierende Prozesse beim Dispute Management und Mahnwesen sind mithilfe intelligenter Workflows eine Frage der eigenen Konfiguration.
Mithilfe der Bilendo-Workflows machen Ihre Mitarbeiter weniger Fehler und sparen gründlich Zeit, weil die Software repetitive Routineaufgaben übernimmt und zuverlässig ausführt.
Der größte Benefit Ihrer Mitarbeiter ist die Entlastung. Der größte Benefit Ihres ganzen Unternehmens ist eine erheblichen Kosteneinsparung.
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