Eine Klärungsnotiz im Buchungstext beim Dispute Management mit SAP reicht nicht aus, um eine offene Forderung umfassend zu klären, allein schon wegen der begrenzten Zeichenanzahl nicht. Wie sollen Sie da eine Klärung vernünftig kommunizieren?

 

Klärungsnotiz entfacht Chaos 

Wenn ein Kunde nicht zahlt, müssen Sie in der Debitorenbuchhaltung eine Klärung anstoßen. Für die damit verbundenen Informationen steht Ihnen in Ihrer Buchhaltungssoftware (z. B. in SAP) ein Feld zur Verfügung, in das Sie Ihren Text schreiben können, die sogenannte "Klärungsnotiz". Doch leider reicht dieses Feld nicht aus, um einen Vorgang umfassend zu beschreiben. 

Deshalb verschicken Sie parallel eine E-Mail, nicht zuletzt auch, um wesentliche Dokumente und Belege anzuhängen – und machen damit einen zweiten Kommunikationskanal auf, der verfolgt werden muss und von anderen Aufgaben ablenkt. Wenn Sie zusätzliche Kollegen involvieren möchten, müssen Sie die Mails weiterleiten und der Aufwand multipliziert sich.

Das Chaos im Dispute Management ist dann komplett, wenn eine E-Mail in der täglichen Flut im Posteingang untergeht oder Kollegen sich telefonisch (zusätzlicher Kommunikationskanal) bei Ihnen melden, um Informationen zu liefern oder Punkte zu hinterfragen.

Die zwangsläufige Folge sind Kommunikationsschleifen und viel manueller Aufwand, um alle notwendigen Informationen zu bündeln und den Prozess der Klärung vernünftig voranzubringen.  

Klärungsnotiz im Buchungstext beim Dispute Management SAP- das kann nicht alles sein!Bloß nicht verzetteln: der normale Wahnsinn bei der internen Klärung in SAP (Dispute Management)

Dispute Management in SAP

Durch den Einsatz einer zentralen Cloud-Plattform wie Bilendo vermeiden Sie unter anderem im Dispute Management ganz einfach unnötigen Kommunikationsaufwand, zusätzliche Kanäle und manuelle Prozessschritte. 

Sie können die ganze Historie eines Vorgangs abbilden und alle notwendigen Dokumente, wie Verträge oder Rechnungen, einbinden, die jedem Mitarbeiter jederzeit zugänglich sind. 

Auf einer Plattform kommunizieren Sie ohne Umschweife und ohne Medienbrüche. Alle Details und Absprachen sind an zentraler Stelle gebündelt, können in Echtzeit aktualisiert und abgerufen werden.

Workflow-basiert werden Klärungen automatisch erstellt, Mahnstopps gesetzt oder aufgehoben, Vorgänge an die nächst höhere Instanz im Unternehmen eskaliert und sinnvolle Folgemaßnahmen eingeleitet.

Insgesamt reduzieren Sie durch den Einsatz von Bilendo die durchschnittliche Zeit bis zur Zahlung um 25% und sparen damit einen großen Batzen Geld.

Das Beste daran ist: Bilendo ist mit SAP kompatibel, bietet also eine ideale Ergänzung zu Ihren gewohnten Prozessen - deren Komplexität vor allem im Bereich Dispute Management deutlich reduziert wird. 

Bessere interne Kommunikation im Dispute Management

Die interne Kommunikation im Dispute Management ist mithilfe von Bilendo übersichtlich und einfach

 

Einfache IT-Implementierung

Als Cloud-Software lässt sich Bilendo ohne spürbare Eingriffe in Ihre IT-Infrastruktur implementieren. Sie treten damit kein riesiges IT-Projekt los (wie z. B. damals bei der Umstellung auf SAP), das Ihren und den Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeiter wochenlang auf den Kopf stellt. 

Durch die Benutzerfreundlichkeit entfallen aufwendige Schulungen oder langwierige Einarbeitungszeiten. Die moderne Anwendungsoberfläche sorgt zudem für Spaß bei der Arbeit. Wie jüngste Auswertungen zeigen, halten sich Nutzer aus der Buchhaltung überdurchschnittlich gerne in der Software auf, mehr als 3 Stunden am Tag, und Kollegen aus Vertrieb und Service ca. 30 Minuten. 

Sie und Ihre Mitarbeiter wissen am besten, welche Anforderungen Ihr Unternehmen mit sich bringt und was Ihre Buchhaltungssoftware dafür können muss. Entsprechend können Sie die vielfältigen Funktionen von Bilendo ganz nach Bedarf konfigurieren (wie zum Beispiel das Dispute Management). Das räumt Ihnen bei der Anwendung große Flexibilität ein und macht sie frei von einengenden Standards oder aufwendigem und teurem Customizing. 


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Management Summary

  • Die Klärungsnotiz im Buchungstext ist ein völlig unzureichendes Textfeld beim Dispute Management mit SAP
  • Die zwangsläufige Folge sind Kommunikationsschleifen und viel manueller Aufwand
  • Wenn Sie offene Posten intern vernünftig klären möchten, setzen Sie am besten eine moderne Cloud-Plattform wie Bilendo als Ergänzung zu SAP ein
  • Auf einer zentralten Plattform können Sie alle Daten und Dokumete ohne Umwege und ohne Medienbrüche abbilden und kommunizieren
  • Workflow-basiert werden Klärungen automatisch erstellt, Mahnstopps gesetzt oder aufgehoben, Vorgänge an die nächst höhere Instanz eskaliert und sinnvolle Folgemaßnahmen eingeleitet
  • So kommen Sie Ihrem Ziel näher, die Gründe zu eliminieren, die für eine unnötig lange Zeit bis zur Zahlung verantwortlich sind
  • Ihr gesamter Order-to-Cash-Prozess wird optimiert - Kosten und Aufwände werden eingespart