Das Dispute Management in Accounts Receivable ist eine enorm wichtige Herausforderung für Ihr Unternehmen. Jedes Mal, wenn der Grund unklar ist, warum eine Rechnung dauerhaft offen bleibt, ist auch der tatsächliche Zahlungseingang in Gefahr, was sich verheerend auf Ihr Geschäftsergebnis auswirkt. Denn bei unsachgemäßer Verwaltung von Rechnungsdisputen kommt es zu Forderungsausfällen, Problemen mit der Kundenzufriedenheit und Schwierigkeiten bei zukünftigen Geschäftsabschlüssen. 

Der Trick besteht darin, dass Sie Möglichkeiten finden, offene Posten effizient zu klären und dabei Streitigkeiten zu vermeiden, damit gleichzeitig die Kundenbeziehungen intakt gehalten werden.

 

So kommt es zum Streit über Forderungen 

Zu einem Rechnungsstreit kommt es, wenn ein Kunde beschließt, eine Rechnung nicht zu bezahlen, aus welchen Gründen auch immer. In einigen Fällen werden bis zu 5 % der Rechnungen aufgrund von Streitigkeiten abgeschrieben, was wiederum Ihren Cashflow in Gefahr bringt. Dabei könnte man solch einen verheerenden Streit von Anfang an entgehen, indem man seine Auslöser beachtet und in Zukunft umgeht.

Das sind die häufigsten Gründe für Streitigkeiten über ausbleibende Zahlungen: 

  • Pricing Dispute: Streitigkeiten, die sich aus der Differenz zwischen dem Rechnungsbetrag und dem zuvor vereinbarten Entgelt ergeben.

  • Quality Dispute: Streitigkeiten über die Qualität des Produkts oder der Dienstleistung.

  • Administrative Dispute: Streitfall wegen fehlenden oder falschen Dokumenten.

  • Unaccounted Goods Dispute: Streit über die Abrechnung von nicht erbrachten Waren oder Dienstleistungen.

  • Double Billing Dispute: Streitfall, der entsteht, wenn eine Lieferung fälschlicherweise doppelt in Rechnung gestellt wird.

Wichtig zu verstehen ist, dass der Arbeitsaufwand für das Dispute Management im Bereich Accounts Receivable von vornherein durch eine bessere Abstimmung zwischen Buchhaltung und Vertrieb entlastet und in einigen Fällen vermieden werden kann. 

 

Dispute Management in Account Receivable: die Herausforderungen 

Die Klärung der Unklarheiten und Streitigkeiten ist für die meisten Unternehmen sehr zeitaufwendig und kostspielig. 

Mehrere Abteilungen müssen eng zusammenarbeiten, um den Ursprung des Rechnungsdisputes zu ermitteln und Informationen suchen, eingeben und austauschen, um zu beweisen, dass der Dispute-Fall korrekt ist. 

  • Das bedeutet zum einen, dass wichtige Mitarbeiter von wertschöpfenden Aufgaben abgehalten werden. 

  • Zum anderen erweist sich die Zusammenarbeit zudem meist als sehr komplex, da die Teams z.B. unterschiedliche Tools zur Datenverwaltung verwenden. Die Informationen müssen also manuell ausgetauscht werden, was in der Regel zu Medienbrüchen führt, was sowohl ineffizient als auch fehleranfällig ist. 

  • Außerdem können diese Daten so nicht in Echtzeit verarbeitet werden, was zu Verzögerungen und schließlich sogar zu Abschreibungen und Umsatzeinbußen führen kann.

Darüber hinaus ist das Dispute Management in Account Receivable ein wichtiger Bestandteil der Kunden-Lieferanten-Beziehung. Während die Buchhalter meist auf eine schnellstmögliche Zahlung drängen, ist es auch wichtig zu bedenken, dass die meisten B2B-Anbieter ihr Geschäft auf einem wiederkehrenden Kundenstamm aufbauen. Das heißt, die Zufriedenheit der Kunden hat oberste Priorität.

 

Effizientes Dispute Management mit Bilendo 

Durch den Einsatz einer zentralen Cloud-Plattform wie Bilendo vermeiden Sie unter anderem beim Dispute Management in Accounts Receivable ganz einfach unnötigen Kommunikationsaufwand, Medienbrüche und manuelle Prozessschritte. 

Workflow-basiert werden Klärungen automatisch erstellt, Mahnstopps gesetzt oder aufgehoben, Vorgänge an die nächst höhere Instanz im Unternehmen eskaliert und sinnvolle Folgemaßnahmen eingeleitet.

Auf einem benutzerfreundlichen und zentralisierten Dashboard werden für alle Einzelposten Disputes erfasst, was die Kommunikation und Zusammenarbeit der beteiligten Teams vereinfacht und nebenbei mithilfe von Echtzeitdaten die Aussagekraft Ihres Accounts Receivable Reportings erhöht. 


Bessere interne Kommunikation im Dispute Management
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Zusätzlich können in jedem Dispute-Fall auch die zugehörigen Informationen und Dokumente, wie z.B. Rechnungen, angehängt und allen Teammitgliedern sofort zugänglich gemacht werden.

Durch effizientes Dispute Management sparen Sie sich Prozesskosten ein und durch die reduzierte Debitorenlaufzeit gehen Zahlungen schneller auf Ihrem Konto ein. Sie sichern also insgesamt die Liquidität Ihres Unternehmens und sorgen so für ein stabiles Wachstum.

Wenn Sie jetzt gleich unverbindlich herausfinden wollen, wie Bilendo Ihren Prozesskosten im Dispute Management reduzieren kann, nutzen Sie unseren kostenlosen Rechner:

 

 

Sie sehen die große Hebelwirkung, die Bilendo auf Ihr Unternehmen haben kann. Falls Ihnen die Verbesserung unrealistisch oder zu optimistisch erscheint, scheuen Sie sich nicht, unverbindlich Kontakt aufzunehmen und unser Versprechen auf Herz und Nieren zu prüfen. Gerne errechnen wir einen vollständigen Business Case individuell für Ihr Unternehmen. 

 

Konkreter Ablauf: Dispute Management mit Bilendo

  • Ihre Buchhaltung bucht täglich die debitorischen Belege.

  • Bilendo plant den Mahnlauf für den nächstmöglichen Tag laut vordefiniertem Workflow.

  • Der Vertrieb wird, je nach Konfiguration, automatisch über den Zahlungsverzug informiert und um strukturiertes Feedback gebeten.

  • Das Feedback gibt der Vertriebsmitarbeiter in eine einfach zu bedienende Onlinemaske ein, die Buchhaltung wird automatisch zum Vorgang informiert und kann eine schnelle Entscheidung ableiten.

  • Während der Klärung werden betroffene Belege automatisch auf Mahnstopp gesetzt und durch den Workflow automatisch wieder aufgehoben.

 

So können Sie die Gründe für eine Nicht-Zahlung schnell erfassen und eine passende Entscheidung treffen. Insgesamt reduzieren Sie durch den Einsatz von Bilendo die durchschnittliche Zeit bis zur Zahlung um 25% und sparen damit eine Menge Geld.

 

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Management Summary

  • Rechnungs-Disputes gefährden die Zahlungseingänge und damit Ihre Liquidität. Das kann sich verheerend auf Ihr Geschäftsergebnis auswirken.

  • In vielen Fällen können Unklarheiten bei Ihren offenen Posten geklärt und Streitigkeiten vermieden werden, indem die interne Abstimmung zwischen einzelnen Abteilungen optimiert wird. 

  • Das Dispute Management im Bereich Accounts Receivable ist für Ihr Unternehmen sowohl zeitaufwendig, kostspielig und zudem meist ineffizient und fehleranfällig. 

  • Neben der Sicherung von Zahlungseingängen sollte die Aufrechterhaltung Ihrer Kundenbeziehungen und -zufriedenheit beachtet werden.

  • Durch den Einsatz einer zentralen Cloud-Plattform wie Bilendo, reduzieren Sie Ihre Prozesskosten im Dispute Management und durch die reduzierte Debitorenlaufzeit gehen Zahlungen schneller auf Ihrem Konto ein.