Automatisiertes Mahnwesen: Wann macht das wirklich Sinn?

Ohne automatisiertes Mahnwesen  

In regelmäßigen Abständen machen sich Ihre Debitorenbuchhalter daran, die anstehenden Mahnungen auszudrucken und für die Freigabe vorzubereiten. Um Aufwand zu sparen, geschieht dies en bloc, beispielsweise alle 14 Tage. Manche Forderungen sind also schon geraume Zeit fällig, andere erst neuerdings. 

Die sortierten Mahnungen werden anschließend entweder direkt freigegeben oder gehen für die interne Klärung ins Unternehmen. Und der Hürdenlauf beginnt. Über Abteilungsgrenzen hinweg und unter Einsatz verschiedener Kommunikationsmedien (handschriftliche Notiz, E-Mail, Telefon etc.).

Die zuständigen Instanzen sind nie auf demselben Wissensstand, weil wichtige Dokumente wie ursprüngliche Verträge und Rechnungen nicht mitgeliefert werden können. Das Chaos ist komplett, wenn Kollegen im Urlaub oder krank sind. Die Wahrscheinlichkeit, dass ein Vorgang liegen bleibt oder Schleifen im Unternehmen zieht, ist groß.

Die papierbasierte Mahnungsfreigabe ist nicht nur eine irrsinnige Papierverschwendung, sondern viel zu viel manueller Aufwand mit Folgen für die Effizienz des Order-to-Cash-Prozesses und somit für das ganze Unternehmen. Es macht also nur Sinn, sich Gedanke über automatisiertes Mahwesen zu machen! 

Zeitverlust und Geldverschwendung

Allein das Mahnen en bloc bedeutet einen unnötigen Zeitverlust. Wenn Mahnungen nicht kontinuierlich und unmittelbar nach der Fälligkeit rausgehen, gehen auch die Zahlungen nur verzögert ein. Die Hürden, die Mahnungen für ihre Freigabe nehmen müssen, kosten zusätzlich Zeit und verursachen Fehler. Dadurch rückt der finale Zahlungseingang in immer weitere Ferne. 

Insgesamt ist der DSO-Wert (Days Sales Outstanding = Forderungslaufzeit) viel höher, als er sein müsste. 

Der Zeitverlust spiegelt sich in den hohen Prozesskosten, die Sie vielleicht nicht unmittelbar spüren, die aber zwangsläufig entstehen. Hinzu kommt, dass Ihnen bei einer unverhältnismäßig langen Zeit bis zur Zahlung das Geld für neue Investitionen fehlt. Ihr Unternehmen ist weniger liquide, als es sein könnte. Folglich ist das Wachstum gehemmt.

Automatisiertes Mahnwesen mit Bilendo 

Automatisiertes Mahnwesen ist vor allem für Standard-Fälle sinnvoll. Ein Vorgang ist völlig unstrittig und überfällig - die Mahnung kann raus. Sie wissen aber selbst zu gut, dass es Sonderfälle gibt, z. B. bei gewissen Konfigurationen in Ihrem ERP-System (z. B. SAP) oder bei bestimmten Belegarten. Was ist, wenn aus irgendwelchen Gründen ein Mahnstopp gesetzt wurde, die Mahnung aber doch verschickt werden soll? Automatisiertes Mahnwesen ist hier nicht möglich. Und schon nimmt der Aufwand überhand.

Muss er aber nicht. 

Das automatische Mahnwesen mit Bilendo lässt Ihnen Raum für beides: automatisierte Prozesse für die Standard-Fälle und die individuelle Herangehensweise für den Einzelfall. 

Der Schlüssel heißt Workflow-basierte Automatisierung (A/R Automation), bei der Sie und Ihre Mitarbeiter alle Einstellungen für diesen Workflow selbst konfigurieren können. 

Sie sparen sich den ganzen papierbasierten und manuellen Aufwand bei der Freigabe. Ein Vorgang wird unmittelbar an die beteiligten Instanzen im Unternehmen kommuniziert. Freigabe, Klärung und Eskalation sind infolge eine Frage von wenigen Klicks und nicht mehr von mehreren Tagen. Denn mit automatischem Mahnwesen gibt es keine Hürden und Zeitschleifen bei der Kommunikation. 

Da jeder Vorgang mit seiner gesamten Historie, individuelle Absprachen und wichtige Dokumente eingeschlossen, auf einer Plattform zentral abgebildet wird, gibt es keine Missverständnisse mehr. Jeder Mitarbeiter ist unmittelbar auf dem aktuellen Stand der Dinge. 

Der wichtigste Punkt ist, dass Mahnungen kontinuierlich rausgehen an Ihre Kunden und nicht mehr blockweise. Dadurch gehen die Zahlungen schneller auf Ihrem Konto ein. 

Insgesamt sparen Sie einen großen Anteil an Prozesskosten ein. Außerdem entfallen lästige Routineaufgabe und es entsteht mehr Raum für relevante Aufgaben - Ihre Mitarbeiter werden durch automatisiertes Mahnwesen gründlich entlastet. Und deren Drucker auch. 

Kontrolle und Übersicht beim automatischen Mahnwesen

Im Detail sieht das automatische Mahnwesen mit Bilendo folgendermaßen aus:

• Es beginnt, wenn nach Ablauf der Zahlungsfrist kein passender Zahlungseingang erkannt wird.
• Zunächst wird die erste Mahnung in Form einer freundlichen Zahlungserinnerung an den säumigen Kunden geschickt. Hierin werden als positive Zahlungsanreize mögliche Folgen der Nichtbezahlung erwähnt - von denen jedoch noch kulanterweise abgesehen werden kann.
• Ist auch nach Ablauf dieser Frist keine Zahlung eingegangen, wird der Kunde nachdrücklich und eskalierend zur Zahlung angehalten, je nach Einstellung können Sie bis zu 5 Mahnstufen einrichten und Verzugszinsen sowie Mahngebühren berechnen.
• Von der Erinnerung bis zum letzten Mahnschreiben können Sie sowohl Versandart als auch Textinhalt frei wählen bzw. gestalten. Das schafft effektiv und individuell Eindringlichkeit. 
• Sie erhalten vor Versand von Zahlungserinnerungen und Mahnungen stets am Vortag einen Report. Sie können jederzeit manuell in Bilendo den Mahnprozess bearbeiten oder aussetzen.

Wesentlich ist hierbei, dass alles mit dem geringstmöglichen Aufwand für Sie abläuft. Nämlich nach eigener Konfiguration und im höchsten Maße komfortabel. 

***

Management Summary

• Die Freigabe ausgedruckter Mahnungen hat drei massive Nachteile: viel manueller Aufwand, großer Zeitverlust, hohe Prozesskosten.
• Automatisiertes Mahnwesen ist dabei nur eine Teillösung, denn Sonderfälle oder interne Klärungen brauchen eine individuelle Herangehensweise - und die verursacht Aufwand.
• Außer, Sie setzen auf automatisiertes Mahnwesen (AR Automation) mit der Credit-Management-Software Bilendo und automatisieren da, wo es Sinn macht, und nutzen die selbst konfigurierbaren Workflows für den Rest.
• So sparen Sie sich den ganzen papierbasierten und manuellen Aufwand bei der Freigabe.
• Mahnungen können kontinuierlich versandt werden - dadurch gehen die Zahlungen schneller auf Ihrem Konto ein.