Der Kauf auf Ziel oder auf Rechnung ist bei vielen Kunden ausgesprochen beliebt, sowohl im B2C- als auch im B2B-Bereich. Denn die Lieferung kann bei dieser Methode oftmals schneller erfolgen, weil ein Unternehmen erst nicht auf die Bezahlung warten muss. Zudem haben Kunden die Möglichkeit, die Ware nach Erhalt zu prüfen, ehe sie die Rechnung begleichen. Doch diese Zahlungsmethode geht auch mit einem gewissen Risiko für das Unternehmen einher – ein professionelles Debitorenmanagement ist also Pflicht!

Wir erklären Ihnen in diesem Artikel, weshalb die Verwaltung Ihrer Debitoren eine so wichtige Rolle spielen kann. Das hilft Ihnen letztlich dabei, Forderungsausfälle und Liquiditätsrisiken erheblich zu reduzieren und die Liquidität zu stärken.

 

Was versteht man unter Debitorenmanagement?

Wenn ein Kunde die Option wählt, auf Ziel zu kaufen, dann wird er damit zum Debitor (oder Schuldner). Schließlich schuldet er nach Erhalt der Ware die Zahlung des vereinbarten Betrags, das Unternehmen hat also eine offene Forderung gegenüber dem Debitor. Das Debitorenmanagement befasst sich im Wesentlichen damit, offene Forderungen zu erfassen, nachzuverfolgen und letztlich auch einzutreiben. Es ist damit ein wichtiger Bestandteil, um eine ausreichende Liquidität sicherstellen zu können.

Demgegenüber steht das Kreditorenmanagement. Hier wird auch der Unterschied zwischen Debitoren und Kreditoren deutlich, denn als Kreditor schuldet das Unternehmen selbst die Zahlung einer ausstehenden Rechnung. Es stellt also das passende Gegenstück in der Buchhaltung dar – hinter jedem Debitor steht eine Forderung, hinter jedem Kreditor eine Verbindlichkeit des Unternehmens.

 

Aufgaben des Debitorenmanagements

Das Debitorenmanagement (oder die Debitorenbuchhaltung) übernimmt viele wichtige Aufgaben im Unternehmen, um eine pünktliche Rechnungsstellung und -bezahlung gewährleisten zu können. Es überwacht dabei den gesamten Prozess von Anfang bis Ende.

Typische Aufgaben der Debitorenbuchhaltung sind:

  • Durchführung einer Bonitätsprüfung zur Risikominimierung

  • Zügige Ausstellung der Debitor-Rechnung mit klarer Zahlungsfrist

  • Überwachung des pünktlichen Zahlungseingangs bzw. der Debitorenlaufzeit

  • Erfassung von geleisteten Zahlungen durch Debitoren

  • Einleitung von Maßnahmen zur Mahnung bei Zahlungsverzug

Letztlich ist das übergeordnete Ziel dabei immer, die offenen Forderungen einzuholen. Im besten Fall erfolgt natürlich eine pünktliche Zahlung des Kunden, doch bei Bedarf müssen auch konsequente Gegenmaßnahmen eingeleitet werden. Am Ende kann es sogar zu rechtlichen Maßnahmen oder zur Forderungsabtretung kommen.

 

Interne und externe Abwicklung der Debitorenbuchhaltung

Das Debitorenmanagement lässt sich sowohl intern als auch extern abwickeln, beide Optionen haben ihre ganz eigenen Vor- und Nachteile. Es gilt also im Wesentlichen darum, zu entscheiden, ob das Unternehmen die Expertise und Verantwortung selbst aufbauen oder die Verwaltung an einen erfahrenen Partner abgeben soll.

  • Interne Abwicklung: Das Unternehmen verwaltet seine Debitoren selbst und übernimmt alle anfallenden Aufgaben. Oft gibt es dafür, je nach Unternehmensgröße, eine ganze Abteilung, die sich ausschließlich den offenen Forderungen widmet. Es fallen viele zeitintensive Tätigkeiten an – der Einsatz einer modernen Software zur Automatisierung der Prozesse ist also ausgesprochen wichtig.

  • Externe Abwicklung: Hierbei werden bestimmte Aufgaben an einen externen Dienstleister ausgelagert, der das Debitorenmanagement für das Unternehmen übernimmt. Der Umfang lässt sich in der Regel flexibel an die Anforderungen des Unternehmens anpassen. Ein Dienstleister kann nur Teilbereiche oder die komplette Verwaltung übernehmen (inklusive möglicher Mahn- und Inkassoverfahren).

Insbesondere kleinere Unternehmen konnten in der Vergangenheit von einer externen Abwicklung profitieren, denn eine Vollzeitstelle und das passende Know-how fehlten oftmals. Doch im Zeitalter der Digitalisierung lassen sich viele Tätigkeiten automatisieren. So kann die leistungsstarke AR-Automation-Software von Bilendo alle Schritte der Debitorenbuchhaltung abdecken und dadurch die Aufwände erheblich reduzieren.

 

Tipps für ein effizientes Debitorenmanagement

Es gibt auch einige praktische Tipps, mit denen Sie auch in Ihrem Unternehmen die Debitorenbuchhaltung im Handumdrehen effizienter gestalten können. Beachten Sie die folgenden Hinweise, um für pünktliche Zahlungseingänge und minimale Forderungsausfälle zu sorgen.

1. Prüfen Sie vorab immer die Bonität

Ob bei Neu- oder bei Bestandskunden, die Bonität gibt einen wichtigen Indikator, ob ein Kauf auf Ziel bei dem betreffenden Kunden überhaupt infrage kommt. Setzen Sie dabei vor allem auf ein ausgefeiltes Scoring & Risk System, das alle Informationen verwaltet und Kreditlimits steuert.

2. Setzen Sie immer ein klares Zahlungsziel

Dadurch schaffen Sie von Anfang an eine transparente Erwartung, bis wann Sie die Zahlung des Kunden erwarten. Eine klare Frist ist zwar keine notwendige Bedingung zum anschließenden Mahnen, doch sie beugt auf beiden Seiten möglichen Missverständnissen vor.

3. Scheuen Sie nicht vor einer Mahnung zurück

Viele Unternehmen mahnen zu spät, um die Kundenbeziehung nicht zu gefährden. Doch ein mehrstufiges Mahnverfahren sollte immer zeitig mit einer höflichen Zahlungserinnerung beginnen – womöglich hat der Kunde einfach nur die Frist vergessen.

4. Nutzen Sie auch gerichtliche Schritte oder Inkasso

Im Notfall müssen Sie auch dazu bereit sein, Ihre Forderungen rechtlich geltend zu machen. Ein spezialisierter Inkasso-Anwalt oder ein Inkassodienstleister können Ihnen womöglich dabei helfen, sonst bleibt noch die Option auf ein gerichtliches Mahnverfahren.

5. Schaffen Sie eine moderne Software-Umgebung

Internes Debitorenmanagement war früher ein ausgesprochen zeitintensiver Bereich, doch heute kann moderne Software viele Schritte automatisieren und Aufwände erheblich reduzieren. Investieren Sie also unbedingt in eine leistungsstarke Software, die Ihre Mitarbeiter bei allen Tätigkeiten aktiv unterstützt.

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Management Summary

  • Das Debitorenmanagement beschäftigt sich mit der Verwaltung von offenen Forderungen, von der anfänglichen Bonitätsprüfung bis zum Eintreiben der Bezahlung.

  • Somit spielt es eine wichtige Rolle bei der Sicherstellung von Zahlungseingängen und folglich auch der Liquidität eines Unternehmens.

  • Optimieren Sie Ihr Debitorenmanagement, indem Sie vorab immer die Bonität prüfen, klare Zahlungsfristen setzen, frühzeitig mahnen und natürlich auch durch den Einsatz einer modernen Software.

  • Die AR-Automation-Software von Bilendo kann Ihnen dabei helfen, viele dieser aufwendigen Schritte zu automatisieren und offene Forderungen zügiger einzuholen.

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