Unbezahlte Forderungen sind nicht nur ärgerlich, sondern können auf Dauer auch die Existenz eines sonst erfolgreichen Unternehmens bedrohen. Insbesondere in Zeiten von steigenden Firmenpleiten besteht ein hohes Risiko, dass Kunden oder Geschäftspartner schlichtweg nicht mehr zahlen können. Sollte es tatsächlich zum vollständigen Zahlungsausfall kommen, dann muss Ihr Unternehmen auch entsprechend uneinbringliche Forderungen buchen.

Wir erklären Ihnen in diesem Artikel alles zum Thema der uneinbringlichen Forderung und auch, wie Sie uneinbringliche Forderungen buchen. Im besten Fall können Sie jedoch dank eines professionellen Forderungsmanagements bereits frühzeitig alle Risiken erkennen, damit es gar nicht erst zum Forderungsausfall kommt.

 

Was sind uneinbringliche Forderungen?

Wenn ein Unternehmen bei der Lieferung auf Rechnung in Vorleistung geht, setzt es sich auch einem gewissen Ausfallrisiko aus. Sollte der Kunde nämlich anschließend aus irgendeinem Grund nicht mehr in der Lage sein, die Rechnung zu begleichen, dann entsteht daraus eine uneinbringliche Forderung. Es handelt sich also prinzipiell um einen kompletten Forderungsausfall und das Unternehmen hat meistens nur noch die Möglichkeit einer Abschreibung.

 

Einwandfreie, zweifelhafte und uneinbringliche Forderungen

Im Wesentlichen kann man in der Geschäftswelt zwischen drei Arten von Forderungen unterscheiden. Diese drücken aus, mit welcher Wahrscheinlichkeit das Unternehmen rechnet, dass diese letztlich auch beglichen werden können.

Zusammengefasst kann gesagt werden:

  • Einwandfreie Forderungen haben kein ersichtliches Ausfallrisiko.

  • Zweifelhafte Forderungen sind aufgrund vorliegender Indizien durchaus risikobehaftet.

  • Uneinbringliche Forderungen sind praktisch nicht mehr einzuholen.

Selbstverständlich ist jedes Unternehmen daran interessiert, nur einwandfreie Forderungen in den Büchern zu haben. Doch es kann viele Gründe geben, weshalb es zu einem Forderungsausfall kommt. Im nächsten Abschnitt gehen wir kurz auf diese Gründe ein und erklären danach, wie Sie uneinbringliche Forderungen buchen müssen.

 

Wie kommt es zu uneinbringlichen Forderungen?

Der wichtigste Tatbestand einer uneinbringlichen Forderung ist die Tatsache, dass ein Forderungsausfall bereits feststeht und die Zahlung gar nicht mehr erfolgen kann. Es besteht also eine absolute Gewissheit zur aktuellen Sachlage.

Die gängigsten Gründe hierfür sind unter anderem:

  • Der Kunde ist insolvent und bestätigt seine Zahlungsunfähigkeit.

  • Das anschließende Insolvenzverfahren kann die Forderungen nicht decken.

  • (Privat-)Kunden können versterben, eine Zahlung ist dann nicht mehr möglich.

  • Eine Forderung kann in der Regel nach drei Jahren verjähren.

Speziell in wirtschaftlich schwierigen Zeiten können insbesondere Liquiditätsengpässe bei Kunden zum Anstieg von Zahlungsausfällen führen. Oftmals lassen sich diese jedoch vermeiden, beispielsweise durch eine gründliche Bonitätsprüfung, noch bevor das Unternehmen in Vorleistung geht.

 

Uneinbringliche Forderungen buchen

Sollte es zum sicheren Forderungsausfall kommen, dann muss das Unternehmen eine entsprechende Abschreibung vornehmen bzw. die betroffenen Forderungen ausbuchen. Grundlage hierfür ist eines der Konten für Forderungsverluste (SKR03, Konto 2400 und weitere), mit dem eine Wertberichtigung gemäß HGB erfolgt. Der einfache Buchungssatz lautet hierfür: Forderungsverluste an Forderungen aus Lieferungen und Leistungen.

Anschließend muss auch eine Korrektur der enthaltenen Umsatzsteuer vorgenommen werden, damit diese zum Jahresabschluss in richtiger Höhe erfasst und abgeführt wird. Moderne Buchhaltungsprogramme übernehmen diese Aufgabe oftmals schon automatisch bei der erstmaligen Ausbuchung des Forderungsverlustes. Sie bieten Nutzern nämlich verschiedene Forderungsverlust-Konten mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen an.

 

Verjähren von Forderungen

Forderungen können verjähren und sind dann ebenfalls abzuschreiben bzw. auszubuchen, weil sie als uneinbringlich gelten. Hierbei erfolgt eine Berichtigung zum Ende eines Kalenderjahres nach drei Jahren, die Frist zur Verjährung umfasst also immer drei volle Kalenderjahre. Hat ein Unternehmen beispielsweise eine offene Forderung vom 15.05.2020, dann erfolgt die Verjährung nach drei Jahren zum Ende des Kalenderjahres – in diesem Fall also zum 31.12.2023.

Ein aktiver Mahnprozess kann die Verjährung nicht aufschieben. Einigen sich Gläubiger und Schuldner jedoch auf eine Ratenzahlung, dann beginnt die Frist mit der jeweiligen Zahlung der Rate von neu. Kommt es letztlich dennoch zu einem Forderungsausfall durch Verjährung, dann gilt der gleiche Vorgang, wie im Abschnitt zuvor erklärt: Das Unternehmen muss uneinbringliche Forderungen buchen bzw. den Wert berichtigen und die Umsatzsteuer korrigieren.

 

So vermeiden Sie uneinbringliche Forderungen

Im besten Fall kommt es jedoch gar nicht erst zum Forderungsausfall. Unternehmen, die auf ein professionelles Forderungsmanagement und eine leistungsstarke Software setzen, können viele uneinbringliche Forderungen vermeiden. Denn die sonst aufwendigen Prozesse lassen sich dank der Digitalisierung heutzutage erheblich verschlanken.

So kann die AR-Automation-Software von Bilendo aufgrund des umfangreichen Credit Managements Ihrem Unternehmen dabei helfen, bereits vorab die Bonität Ihrer Kunden besser einzuschätzen. Sollte es dennoch zum Risiko kommen, hilft das intelligente Mahnwesen dabei, offene Forderungen zuverlässig zu erfassen und einzutreiben. Sie reduzieren also nicht nur Aufwände in Ihrem Unternehmen, sondern auch Ausfallrisiken bei Ihren offenen Forderungen.

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Management Summary

  • Uneinbringliche Forderungen sind mit einem Forderungsausfall gleichzusetzen – es steht also bereits fest, dass es zum Zahlungsausfall kommen wird.

  • Dafür kann es viele verschiedene Gründe geben, oftmals handelt es sich um einen zahlungsunfähigen Kunden, der auch nicht genug Insolvenzmasse vorweisen kann.

  • Das Unternehmen muss uneinbringliche Forderungen buchen und eine Wertberichtigung vornehmen – dazu gehört auch eine Korrektur der Umsatzsteuer.

  • Forderungen können sogar nach drei Jahren verjähren und werden dadurch uneinbringlich, daraufhin erfolgt die gleiche Wertberichtigung und Korrektur wie bei allen anderen Gründen des Forderungsausfalls.

  • Die moderne AR Automation Software von Bilendo kann Ihrem Unternehmen dabei helfen, dank des leistungsstarken Credit Managements das Risiko einer uneinbringlichen Forderung zu reduzieren.