Ihr Unternehmen verschwendet Ressourcen, jeden Tag, jede Stunde. Und das frustriert Sie. Denn das Geschäft läuft gut, aber die internen Prozesse stolpern. Verdientes Geld kommt nicht zuverlässig und berechenbar genug herein, was Ihre Liquidität in Schieflage bringt und das Wachstum hemmt.

Um wettbewerbsfähig zu bleiben und Freiräume für Investitionen und Wachstum zu schaffen, müssen die Finanzprozesse in Ihrem Unternehmen optimal ablaufen. Nur Prozesse, die ein Maximum an Effizienz zulassen, stärken die Liquidität Ihres Unternehmens nachhaltig und tragen so dazu bei, dass Ihr Betrieb auch in Zukunft solide dasteht. 

Die folgenden Top-Tipps zeigen Ihnen, wie Sie die bestehenden Prozesse in der Finanzbuchhaltung Ihres Unternehmens optimieren können. Die anschließende Roadmap in 5 Schritten legt dar, wie Sie beim Change Management vorgehen können.

 

Finanzprozesse optimieren: 6 Tipps

1. Rechnungsversand zentral und unmittelbar

In den meisten Unternehmen laufen Erstellung, Freigabe und Versand von Rechnungen an unterschiedlichen Stellen ab. Fehler im Prozess sind dabei keine Seltenheit (Problem Nr. 1). Um Aufwand zu sparen, gehen Rechnungen dann gebündelt raus, manche Fälligkeiten laufen dabei schon (Problem Nr. 2). Wenn Rechnungen nur verzögert raus gehen, geht der Zahlungseingang auch nur verzögert ein (Problem Nr. 3). Insgesamt entsteht ein hoher Aufwand, zeitlich und personell - und das verursacht Kosten (Problem. Nr. 4).

Ein zentraler Rechnungsversand, eventuell via E-Mail, der kontinuierlich und unmittelbar nach Erstellung, schafft hier Abhilfe und sorgt für die nötige Effizienz bei der Forderungsbearbeitung von Anfang an.

2. Mahnwesen sinnvoll automatisieren

Im Prinzip läuft in den meisten Unternehmen das Mahnwesen bereits automatisiert ab - doch leider ist das nur für Standardfälle machbar. Der manuelle Aufwand für die anderen Fälle, die einer individuelle Begutachtung bedürfen, ist enorm und mit viel Zettelwirtschaft verbunden.

Mahnungen werden ausgedruckt und drehen für die Freigabe ihre Runden im Unternehmen. Folge sind Mahnläufe en bloc, meist 14-tägige Mahnläufe, dabei würde ein kontinuierlicher Mahnversand auch zu einem zügigeren Zahlungseingang führen. Folge ist ein hoher DSO-Wert mit allen bekannten Risiken und Problemen.

Indem Sie die für eine Mahnungsfreigabe notwendige Kommunikation auf einer zentralen Plattform abbilden, machen Sie so etwas wie die Offene-Posten-Liste überflüssig - und auch den ganzen Aufwand, der damit verbunden ist.

3. Offene-Posten-Klärung optimieren

Die oben angesprochenen Sonderfälle, die das automatische Mahnwesen aushebeln, kosten Zeit und somit Geld. Denn die interne Abstimmung zwischen den betroffenen Abteilungen (z. B. Buchhaltung und Vertrieb) ist erschwert durch Silo-Strukturen, unterschiedliche Medien für die Kommunikation, Systeme und Zielsetzungen. Es kommt vor, dass Kunden ungerechtfertigt angemahnt werden und irritiert reagieren oder Mahnschreiben ewig liegenbleiben. 

Indem Sie mithilfe von Workflows auch hier auf automatisierte Prozesse setzen (Mahnstopps, Eskalation nach oben etc.), entlasten Sie Ihre Mitarbeiter und sorgen für eine hürdenfreie Kommunikation.

4. Transparenz im Debitorenmanagement schaffen

Das Debitorenmanagement ist einer der komplexesten Teilbereiche des Order-to-Cash-Prozesses. Und Komplexität bedingt Aufwand, Aufwand bedingt Zeitverlust und Zeitverlust bedingt Kosten. 

Komplexität hebeln Sie zum einen mit der oben erwähnten Workflow-basierten Automatisierung aus, zum anderen, indem Sie für Transparenz über alle Daten, Vorgänge und Kommunikationsschritte sorgen, und zwar in einem 360°-Rundumblick. Dies gelingt Ihnen durch den Einsatz einer Cloud-Plattform, die für Sie und alle Beteiligten im Unternehmen für eine Abbildung an einer zentralen Stelle sorgt. 

Durch die gewonnene Übersicht können Entscheidungen schneller getroffen und Vorgänge (wie z. B. die Mahnungsfreigabe) zielführender abgeschlossen werden.

5. Eigenverantwortliche Konfiguration

Üblicherweise bringen die in Unternehmen eingesetzten ERP-Systeme (wie z. B. SAP) aufgrund ihrer Leistungsfähigkeit ein eigenes hohes Maß an Komplexität mit. Sie sind nicht besonders anwenderfreundlich und Anpassungen (Customizing) sind teuer und zeitaufwendig. Dabei ist es im Geschäftsalltag manchmal wichtig, schnell reagieren zu können. 

Eine moderne Software-Lösung fürs Debitorenmanagement zeichnet sich hingegen durch eine hohe Anwenderfreundlichkeit aus und dadurch, dass Sie alle Einstellungen selbst vornehmen und die Software so Ihrem individuellen Bedarf anpassen können. 

6. Risiken besser einschätzen

Die Weichen für sämtliche Prozesse des Order to Cash und des Credit Managements können Sie frühzeitig perfekt stellen, indem Sie für eine valide Risikobewertung sorgen. Denn wenn Sie über Ihre Kunden genau Bescheid wissen, reduzieren Sie Risiken wie beispielsweise das Debitorenrisiko. 

Mithilfe eines modernen Credit Scorings sorgen Sie dafür, dass Sie und Ihre Mitarbeiter automatisch über alle externen wie internen Daten automatisch informiert werden, die immer topaktuell zur Verfügung stehen. Idealerweise können Sie selbst flexibel einstellen, welche branchen- und unternehmensrelevanten Parameter abgefragt werden sollen. Mit der richtigen Lösung fürs Credit Scoring sind anschließende Prozesse wie die Anpassung und Freigabe neuer Kreditlimite ohne Aufwand möglich und für alle im Unternehmen, die es angeht (wie beispielsweise der Vertrieb) in Echtzeit und ohne Kommunikationsaufwand einsehbar.


Score-Wert, Kreditlimit und Risikoklassen beim Credit Scoring
Kunden kennen und richtig bewerten - transparent, topaktuell und auch mobil verfübar

 

Die genannten Tipps helfen Ihnen, die Finanzprozesse bestmöglich zu gestalten und so die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens zu steigern. Im Zuge der Digitalisierung unterstützen innovative Software-Tools Ihr Unternehmen dabei, zuvor aufwendige Arbeitsschritte ressourcenschonend zu verbessern - wie beispielsweise das Debitorenmanagement. 

Es gibt jedoch kaum etwas Unangenehmeres, als wenn Sie Veränderungen zur Prozessoptimierung in Ihrem Unternehmen durchgefochten haben und dann erkennen müssen, dass Sie dabei auf die falschen Tools und Strategien gesetzt haben. Ein möglicher Gesichtsverlust vor den Mitarbeitern ist die Folge, außerdem steigt der Druck, sich gegenüber Ihren Vorgesetzten rechtfertigen zu müssen. 

 

Roadmap: 5 Schritte

Veränderungsprozesse im Unternehmen anzustoßen, ist nicht immer einfach. Abläufe haben sich eingespielt, Routinen etabliert, Methoden festgefahren – und oft gerät dabei der Kosten-Nutzen-Faktor aus dem Blick. Hinzu kommt der unternehmensweite Einsatz veralteter Systeme und Programme, die einer maximalen Effizienz im Wege stehen. Wenn dann auch noch die üblichen Silostrukturen zwischen den Abteilungen hinzukommen, sind die Widerstände komplett, die das Change Management erschweren. 

Um diesen Herausforderungen gut gerüstet begegnen zu können, empfehlen wir Ihnen folgende Schritte:

1.     Zeitrahmen festlegen

Grundlegende Veränderungen vollziehen sich nicht über Nacht. Planen Sie ausreichend Zeit ein, die richtigen Lösungsansätze zu finden und umzusetzen. Die tatsächliche Dauer hängt davon ab, was Sie alles verändern möchten und müssen. 

Stoßen Sie Veränderungsprozesse im Einklang mit laufenden Projekten und anderen Change-Management-Themen an. Wenn Sie sich gegenseitig in die Quere kommen, ist niemandem gedient und Veränderungen bzw. Verbesserungen verzögern sich oder scheitern sogar ganz.

Und auch nach der Umsetzung brauchen Sie und Ihre Mitarbeiter Zeit, sich in die neuen Prozessabläufe einzufinden. Planen Sie also Ihre Ressourcen sorgfältig und langfristig ein.

2.     Bedarfe identifizieren

Ermitteln Sie genau, wo Bedarfe bestehen und welche Maßnahmen Sie treffen können, um diese zu decken. Bilden Sie hierfür eine Taskforce aus allen betroffenen Abteilungen und Mitarbeitern (Buchhaltung, Vertrieb, Support etc.). Es kann nur in Ihrem Sinne sein, wenn alle Beteiligten das anzuschaffenden Tool zur Prozessoptimierung befürworten und Sie bei der Implementierung unterstützen. 

Eine Allzwecklösung für alle Probleme wird nur schwer zu finden sein. Identifizieren Sie also genau, was Ihre Lösung bieten muss:

  • Hat die Buchhaltung Probleme beim Zahlungsabgleich offener Forderungen?
  • Sind die Daten über die Bestandskunden (z. B. hinsichtlich deren Bonität) nicht immer aktuell genug?
  • Gewährt der Vertrieb zu lange Zahlungsziele und gerät so in Konflikt mit der Buchhaltung? 
  • Hapert es an der abteilungsübergreifenden Kommunikation? 
  • Werden Zahlungsstörungen zu spät erkannt und zu ineffizient behoben?
  • usw.

Je konkreter Sie diese Fragen formulieren, desto spezifischer wird der Lösungsansatz ausfallen - desto besser können Sie “nach oben” kommunizieren, warum Sie sich für eine bestimmte Lösung entschieden haben.

3.     Anbieter evaluieren

Erstellen Sie eine Liste mit möglichen Anbietern und schauen Sie sich deren Demos an. Überzeugen Sie sich bei Ihren Recherchen von der Kompetenz der infrage kommenden Lösungsansätze. Nutzen Sie die Möglichkeit einer kostenlosen Beratung und gehen Sie mit konkreten Vorstellungen und Fragen in diese Gespräche. 

Natürlich hängen die Informationen, die Sie einholen müssen, von der Art des Produktes ab, für das Sie sich interessieren. Aber im Großen und Ganzen gibt es Fragen, die für jede Art von Anbieter gelten. Die folgenden sollten Sie in jedem Fall stellen: 

  • "Wie groß sind die Unternehmen, die Ihre Leistung nutzen?"
  • "Arbeiten Sie mit anderen Unternehmen in unserer Branche?"
  • "Welche Schulungen bieten Sie an?"
  • "Ist Ihre Lösung ohne Weiteres in meine IT-Infrastruktur integrierbar?"
  • "Wie sehen Ihre Implementierungs- und Supportmodelle aus?"
  • "Wie lange dauert die Implementierung normalerweise?"
  • "Kann ich Ihre Lösung unabhängig vom Endgerät nutzen? Also auch mobil?"
  • "Wie sehen Ihre Preise aus?"
  • "Gibt es versteckte Kosten?"

Nehmen Sie sich nach jeder Demo und nach jedem Beratungsgespräch mit Ihrem Team Zeit zu reflektieren. Wo liegen Stärken und Schwächen? Gibt es Funktionen, die mehr in die Tiefe gehen sollten?  

4.     Erfahrungsberichte einholen

Nun ist es an der Zeit, mit den Nutzern Ihrer präferierten Lösung zu sprechen. Bitten Sie einen Kollegen im Vertrieb, Referenzen bei einem Kunden einzuholen. Idealerweise finden Sie jemanden, der das Tool mindestens ein Jahr genutzt hat. Mit einem fundierten Erfahrungsschatz sollte ein Nutzer in der Lage sein, Ihnen sämtliche Pros und Cons einer Lösung aufzuzählen, denen Sie ebenfalls begegnen werden. 

Beginnen Sie dieses Referenzgespräch, indem Sie Ihren Gesprächspartner nach dessen Position, der Unternehmensgröße und der Branche befragen. Je nach Art der Lösung können Details wie Bürostandort oder Prozentsatz der Mitarbeiter im Homeoffice relevant sein. All dies gibt Ihnen ein besseres Verständnis davon, wie die Erfahrungen des anderen Unternehmens auf Ihres übertragbar sind. 

Wie auch immer Ihre Situation aussieht, stellen Sie auf alle Fälle diese Fragen:

  • "Warum haben Sie sich für dieses Tool entschieden?"
  • "Welche Funktion des Tools verwenden Sie am häufigsten? Am seltensten?"
  • "Was denken Ihre Mitarbeiter von diesem Tool?"
  • "Welche Lösung haben Sie zuvor verwendet?"
  • "Wie zufrieden sind Sie mit dem Service des Anbieters?"
  • "Sind in irgendeinem Punkt die Kosten unverhältnismäßig?"
  • "Verwenden Sie irgendwelche Integrationen? Wie einfach waren sie einzurichten?"
  • "Wie lief die Implementierung ab?"

Referenzen sind hilfreich, aber bedenken Sie, dass diese meistens von Befürwortern ausgesprochen werden. Für ein objektives Bild, das Ihren Zwecken dient, brauchen Sie eine möglichst umfassende Grundlage und eine gründliche Evaluierung. Ihr persönliches berufliches Netzwerk sowie Ihre Online-Community kann Ihnen dabei zusätzlich helfen. 

5.     Entscheider einbeziehen

Wenn Sie Ihre Optionen genau abgewogen und Referenzen eingeholt haben, wenden Sie sich mit Ihrem Spitzenreiter an die Führungsebene. Stellen Sie eine Präsentation zusammen, die die entscheidenden Features Ihrer Wunsch-Lösung hervorhebt. Inkludieren Sie einen Vergleich mit Lösungen, die Sie erwogen und verworfen haben. Teilen Sie die Informationen mit, die Sie bei den Telefonaten mit Anbietern und Referenzen einholen konnten. Zum Schluss erklären Sie, warum genau diese Lösung ideal für Ihr Unternehmen ist und dieses entscheidend voranbringt. Vielleicht kann Ihnen sogar der Anbieter Ihrer Wunsch-Lösung Beispielfolien oder andere Dokumente (Daten und Fakten) zur Verfügung stellen, die Sie in Ihre Präsentationen einbeziehen können. 

Wenn Sie beispielsweise versuchen, den CFO Ihres Unternehmens zu überzeugen, zielen Sie bei der Argumentation auf die hohen Kosten ab, die der Ressourceneinsatz bei Finanzprozessen in Ihrem Unternehmen üblicherweise verursacht, und wie Ihr Lösungsansatz an diesem Punkt sinnvoll Abhilfe schafft.

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Management Summary

  • Optimierte Finanzprozesse stärken die Liquidität Ihres Unternehmens und somit dessen Wachstumschancen.
  • Die erörterten 6 Tipps betreffen wichtige Prozesse in Ihrer Finanzbuchhaltung, die üblicherweise Aufwand und damit Zeitverlust verursachen (Rechnungsversand, Mahnwesen, Offene-Posten-Klärung, Datentransparenz, Systemanpassungen, Credit Scoring).
  • Prozessoptimierung will jedoch gut überlegt und vorbereitet sein. 
  • Unsere Roadmap in 5 Schritten unterstützen Ihre Entscheidungsfindung für die Auswahl des richtigen Tools.