Offene Rechnung

Einer der wichtigsten Aspekte Ihres Unternehmens ist es, dafür zu sorgen, dass Sie für Ihre Arbeit bezahlt werden. Dazu gehört, dass Sie Ihre Rechnungen im Auge behalten und dafür sorgen, dass Sie die Zahlungen so schnell wie möglich erhalten. Der Umgang mit offenen Rechnungen spielt dabei eine entscheidende Rolle. Was also ist eine offene Rechnung und wie wirkt sie sich auf Ihr Unternehmen aus?

Was ist eine offene Rechnung?

Dabei handelt es sich um eine Rechnung, die an einen Kunden geschickt wurde, aber noch nicht bezahlt wurde. Beachten Sie, dass eine ausstehende Rechnung nicht zwangsläufig verspätet ist. Normale Kreditbedingungen geben den Kunden etwa 30 Tage Zeit, um zu zahlen. Im Idealfall schließen Ihre Kunden ihre ausstehenden Rechnungen eher früher als später ab, und Sie können Maßnahmen ergreifen, um dies zu fördern.

Die Rolle eines Mahnschreibens für überfällige Rechnungen

Wie der Name schon sagt, senden Sie diese Mitteilung an Kunden als Mahnung, wenn diese ihre offenen Rechnungen nicht bezahlt haben. Einige Unternehmen automatisieren den Versand dieser Mitteilungen. Andere warten mit dem Versand, bis sie versucht haben, den Kunden telefonisch zu erreichen.

Hier sind einige der Vorteile, die das Versenden eines Mahnschreibens über eine überfällige Rechnung mit sich bringt:

Aufforderung an den Kunden, aktiv zu werden und den ausstehenden Betrag zu bezahlen
Informiert den Kunden über etwaige Verzugsgebühren oder Zinsen, die anfallen könnten
Es bietet eine formelle Möglichkeit, die Versuche zur Einziehung der Zahlung zu dokumentieren.
Dient als Hinweis, damit Sie weitere Maßnahmen ergreifen können, z. B. die Beauftragung eines Inkassobüros

Wie die Verfolgung der Rechnungsfälligkeit helfen kann

Um den Überblick über Ihre Forderungen zu behalten, müssen Sie auch die Fälligkeit Ihrer offenen Rechnungen im Auge behalten. Damit wird gemessen, wie lange die einzelnen Rechnungen noch offen sind. Sie können dies manuell oder mit einer Buchhaltungssoftware tun, die diese Funktion bietet.

Manche Unternehmen ziehen es vor, ihre Fälligkeitsberichte genau im Auge zu behalten, weil sie damit daran erinnert werden, sich mit Kunden wegen unbezahlter Rechnungen in Verbindung zu setzen. Er kann Ihnen auch dabei helfen, Prioritäten bei Ihren Inkassobemühungen zu setzen.

Wenn Sie wissen, welche Rechnungen sich dem Ende der Zahlungsfrist nähern, können Sie Maßnahmen ergreifen, um zu verhindern, dass sie in Verzug geraten. Dazu kann das Versenden einer weiteren Mahnung oder ein Telefonat mit dem Kunden gehören, um die Ursache der offenen Rechnung zu klären.

Bewährte Praktiken für die Verwaltung des Rechnungseinzugs

Ziel ist es, so schnell wie möglich bezahlt zu werden und gleichzeitig einen hervorragenden Kundenservice zu bieten. Sie wollen nicht, dass die Spannungen so groß werden, dass Sie wegen einer unbezahlten Rechnung jahrelanges Geschäft verlieren. Nutzen Sie diese Tipps, um Ihre langfristige Investition zu sichern:

Geben Sie Ihre Zahlungsbedingungen auf der Rechnung deutlich an.
Versenden Sie Rechnungen, sobald Sie die Arbeit oder Lieferung abgeschlossen haben.
Setzen Sie sich mit Kunden in Verbindung, die ihre Rechnungen nicht beglichen haben.
Verfolgen Sie, welche Rechnungen offen sind und wann sie fällig werden.
Erwägen Sie den Einsatz von Software, um den Prozess zu automatisieren.

Warum Sie in Automatisierung investieren sollten

Wenn Sie viel Zeit mit der Verfolgung von Zahlungen verbringen, ist es an der Zeit, Automatisierung für diese Aufgabe einzuführen. Diese kann viele Formen annehmen, von der Einrichtung automatischer Mahnungen bis zum Versand von Briefen mit überfälligen Rechnungen. Sie können die Automatisierungsfunktionen auch dann nutzen, wenn Ihr gesamtes Personal mit der Bearbeitung von Außenständen beschäftigt ist. Diese können sich dann auf die Strategie und die schwierigeren Aspekte des Credit Managements konzentrieren.

Dafür benötigen Ihre Mitarbeiter die Unterstützung durch eine Software, die wiederkehrende manuelle Arbeiten reduziert und - z.B. mithilfe von intelligente Workflows - dazu beiträgt, dass Fehler vermieden und eine hohe Qualität im Credit Management sichergestellt wird.

Bilendo ist eine Cloud-Plattform, die Ihrem Unternehmen dabei hilft, Ressourcen einzusparen, die Sie beim effektiven Verwalten von Forderungen aufwenden müssen. Zentraler Bestandteil dieser Leistung ist die optimierte Klärung offener Posten in der Debitorenbuchhaltung.

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