Wenn Sie eine Rechnung ausstellen, sollte diese immer eine Frist enthalten. Bei B2B-Kunden liegt diese in der Regel zwischen 14 und 30 Tagen. Wann oder ob die Kunden innerhalb dieser Frist zahlen, bestimmt den Status Ihrer Rechnung. Dieser kann von ausstehend bis überfällig reichen. Davon hängt auch ab, ob Sie Ihrem Kunden ein Schreiben über eine überfällige Rechnung zukommen lassen müssen oder nicht.
Was ist eine überfällige Rechnung?
Eine überfällige Rechnung entsteht, wenn ein Kunde seine Rechnung nicht innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens begleicht. Wenn Rechnungen zu lange unbezahlt bleiben, stören sie den Betrieb und machen es einem Unternehmen schwer, seinen eigenen finanziellen Verpflichtungen nachzukommen. Dieser Dominoeffekt kann sich in der gesamten Branche fortsetzen und ist besonders schädlich, wenn große Unternehmen die Rechnung schulden.
Was ist der Unterschied zwischen einer ausstehenden Rechnung und einer überfälligen Rechnung?
Von dem Zeitpunkt an, an dem Sie die Rechnung verschicken bis zum Ablauf der Frist, ist die Rechnung oder Zahlung ausstehend. Sie wird an dem Tag, an dem die Frist verstreicht und Sie noch keine Zahlung erhalten haben, als verspätet oder überfällig betrachtet. Manche Unternehmen legen auch eine bestimmte Anzahl an Tagen fest, um die beiden Fälle zu unterscheiden. So kann eine Rechnung beispielsweise auch erst als überfällig gelten, wenn sie 30 Tage nach der Zahlungsfrist noch nicht bezahlt wurde.
Was ist eine Mahnung für überfällige Rechnungen?
Das Debitorenmanagement erstellt eine Reihe von Mahnungen und übermittelt sie meist per E-Mail. Mit jeder weiteren Mahnung wird die Dringlichkeit erhöht. In einigen Schreiben heißt es, dass das Konto an ein Inkassobüro übergeben wird, wenn der Kunde nicht innerhalb einer bestimmten Anzahl von Tagen zahlt. Andere Unternehmen drohen mit rechtlichen Schritten oder der Verweigerung weiterer Kredite.
Eine gute Mahnung für überfällige Rechnungen umfasst die folgenden Bestandteile:
- Höhe des ausstehenden Betrags
- Datum, an dem die Zahlung fällig war
- Eventuell erhobene Säumnisgebühren
- Verfügbare Zahlungsarten
- Aufforderung, so schnell wie möglich zu zahlen
Was können Unternehmen tun, um überfällige Forderungen zu reduzieren?
Selbst mit den besten Risikomanagementsystemen werden Sie bei der Gewährung von Krediten wahrscheinlich irgendwann mit Zahlungsverzug und Zahlungsausfällen konfrontiert sein. Unternehmen nutzen diese Optionen häufig, um die frühzeitige und pünktliche Zahlung zu fördern:
- Rabatte für frühzeitige Zahlung anbieten: Sie können Ihren Kunden einen prozentualen Nachlass auf den Gesamtbetrag gewähren, wenn sie die Rechnung vorzeitig bezahlen, z. B. 1 % für 10 Tage im Voraus.
- Teilzahlungen: Sie können Teilzahlungen akzeptieren, wobei der Restbetrag bis zu einem bestimmten Datum vollständig bezahlt werden muss.
- Automatisierung der Debitorenbuchhaltung: Eine moderne AR-Automation-Software kann viele Ihrer manuellen Aufgaben im Zusammenhang mit der Debitorenbuchhaltung rationalisieren und digitalisieren, einschließlich der Ausstellung von Rechnungen und dem automatischen Versand von Mahnungen.
- Verringerung der Anzahl der Tage bis zur Fälligkeit der Zahlung: Einige Unternehmen haben einen Anstieg der Zahlungen festgestellt, indem sie die Zeitspanne, die den Kunden zur Begleichung der Rechnung zur Verfügung steht, verringert haben.
- Bieten Sie mehrere Zahlungsmöglichkeiten an: Wenn Sie mehrere Zahlungsmöglichkeiten anbieten, ist es für Ihre Kunden einfacher, die für sie passende zu finden.
- Versenden von Mahnungen vor dem Fälligkeitsdatum: Wenn Sie Ihre Kunden vor der Rechnungsstellung und vor den Fälligkeitsterminen vorwarnen, können Sie sie an eine frühzeitige Zahlung erinnern.
- Erhebung von Gebühren für Zahlungsverzug: Verspätungszuschläge verteuern jede Transaktion, daher werden kluge Unternehmer alles tun, um sie zu vermeiden. Gängige Möglichkeiten sind Mahngebühren und die Verzugszinsen bzw. -pauschale.
Wie kann die Automatisierung der Debitorenbuchhaltung helfen?
Die Automatisierung der Debitorenbuchhaltung mittels AR-Automation-Software kann Unternehmen dabei helfen, überfällige Forderungen zu reduzieren, indem sie den Order-to-Cash-Prozess ab Rechnungsstellung und -erstellung automatisiert. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass Rechnungen rechtzeitig versandt werden und Zahlungen umgehend eingehen. Automatisierte Systeme können auch Zahlungen nachverfolgen, Sie bei Zahlungsverzug benachrichtigen und andere Berichtsfunktionen bereitstellen, die Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Außenstände helfen können.
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