Mahnungen zu versenden ist selten eine lustige Angelegenheit. Das Einzige, was noch weniger Spaß macht, als eine Mahnung zu versenden, ist eine Mahnung zu erhalten. Manchmal ist da eine humorvolle und kreative Herangehensweise erfolgreicher. Und wenn Sie richtig erfolgreich sein wollen, beachten Sie noch ein paar Tricks.  

 

Mahnung mit Humor

Beim üblichen Mahnverlauf folgen auf eine erste Zahlungserinnerung zwei weitere Mahnungen mit zunehmender Eskalation. Pflegen Sie zu Ihren Kunden eine gute Beziehung, können Sie die Zahlungserinnerung mit einem Augenzwinkern verfassen. Ihr Kunde wird sich über die humorvolle Erinnerung freuen und Sie selbst erscheinen in einem sympathischen Licht. 

Schon William Shakespeare stellte unumwunden fest: "Humor ist eines der besten Kleidungsstücke, die man in Gesellschaft tragen kann." Und das dürfte nicht nur dem nassen englischen Wetter geschuldet gewesen sein, das jedes andere Kleidungsstück durchnässt, dem trockenen englischen Humor aber nichts anhaben konnte.

Mit jeder Mahnung sollte der Stil jedoch ernster und sachlicher werden. Schlussendlich müssen Sie auch auf rechtliche Konsequenzen hinweisen - Humor scheint dann eher fehl am Platz.

 

Mahnung Vorlage: Zahlungserinnerung

In der Zahlungserinnerung wird davon ausgegangen, dass der Kunde nur vergessen hat, den offenen Posten zu begleichen. Hier können Sie deshalb sehr locker vorgehen. Dennoch sollten alle relevanten Informationen enthalten sein.

Betreff

War da nicht etwas? Zahlungserinnerung zur beigefügten Rechnung [Rechnungsnummer]


Text

Liebe/r [Kundenname],

Schirme, Jacken, Autoschlüssel – werden gerne mal vergessen. Hochzeitstag, Geburtstag vom Chef – können schon unangenehmer werden.

Zum Glück ist es bei Ihnen nur unsere Rechnung.


Nachtext

Bitte begleichen Sie den offenen Betrag, dann haben wir beide das vom Tisch.

Es grüßt Sie,


Doch mit dem Mahnschreiben alleine ist es leider nicht getan. Zu einem erfolgreichen Mahnprozess gehört eine ganze Menge mehr.

 

Effektiver Mahnprozess

Für einen idealen Mahnprozess gibt es keinen verbindlichen Standard. Die einen Unternehmen gehen besser, die anderen etwas weniger gut organisiert an die Sache. 

Um den finanziellen Schaden, den offene Posten verursachen können, so gering wie möglich zu halten, gibt es eine Reihe von bekannten Faustregeln, wie Sie einen Mahnprozess am besten organisieren sollten.


1. Korrekte Stammdaten der Kunden: Sie legen von Anfang an großen Wert darauf, alle notwendigen Angaben über Ihre Kunden im System zu haben. Dazu gehören vollständiger (Firmen-)Name, Anschrift, ggf. Ansprechpartner mit E-Mail-Adresse und Telefonnummer. 

2. Kontrolle der offenen Posten: Sie kontrollieren offene Posten und die verschiedenen Fälligkeiten konsequent und mahnen im Verzugsfalle unmittelbar an. Dass genau dieser Punkt nicht ohne ist, wird weiter unten erörtert.  

3. Rechnung verschickt und prüffähig: Zur internen Klärung, warum ein Kunde nicht zahlt, gehört, dass Sie hinterfragen, ob die Rechnung auch tatsächlich rausgegangen und juristisch prüffähig ist. 

4. Die gestellte Rechnung ist begründet und unstrittig: Intern klären müssen Sie auch, dass der Kunde keine berechtigten Gründe hat, nicht zu zahlen, beispielsweise im Rahmen einer Reklamation.

5. Ausgemachte Zahlungskonditionen: Üblicherweise haben Sie in den AGB vertraglich Zahlungskonditionen festgelegt.

6. Ursprünglicher Vertrag, Abnahmeprotokoll bzw. Übergabebeleg griffbereit? Um zu hinterfragen und intern zu klären, was mit dem Kunden abgesprochen wurde, sollten alle wichtigen Dokumente sofort verfügbar sein. 

7. Mehrstufiger Mahnverlauf: Nach einer freundlichen Zahlungserinnerung (siehe Vorlage Mahnung oben) setzt der mehrstufige Mahnprozess ein.

8. Druck durch Eskalation: Sie werden im Wortlaut schärfer werden und versenden die Schreiben in immer kürzeren Abständen, bauen Druck durch Verzugszinsen und Mahngebühren auf.

9. Effizienz durch Differenzierung: Kunde ist nicht gleich Kunde, Leistung ist nicht gleich Leistung. Deshalb unterscheiden Sie in Ihren Mahntexten zwischen Dienst- und Warenleistung und wie Sie Ihren Fokus legen: Zahlungseingang oder Kundenzufriedenheit.

10. Ausweg Inkasso: Bleibt der Mahnprozess ergebnislos, übergeben Sie den weiteren Forderungseinzug automatisch an ein Inkassounternehmen. 

 

Aufwand im Debitorenmanagement

Die beschriebenen 10 Punkte spiegeln ein Problem: Offene Posten eintreiben ist extrem aufwendig, woran Automatisierung nur teilweise etwas ändern kann. Die Prozesse im Debitorenmanagement sind zu komplex, als dass sie sich komplett automatisch abwickeln ließen. 

Das beginnt mit der Pflege der Offene-Posten-Liste und der internen Klärung, was wurde mit dem Kunden wann von wem abgesprochen? Wo liegen die wichtigen Dokumente? Darf der Vertrieb ein neues Geschäft mit dem Kunden eingehen und wie sieht es mit dessen Kreditwürdigkeit aus?

Ein gut organisiertes Debitorenmanagement fordert Ihre Mitarbeiter, und zwar in mehrfacher Hinsicht durch den immensen Aufwand: zeitlich, personell, finanziell. Nervlich übrigens auch. Zudem leidet die Geschäftsbeziehung zu Ihren Kunden. Außer Sie holen sich die passende Unterstützung.


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Entlastung und Effizienz

Bilendo ist eine Cloud-Anwendung, die Sie in Sachen Debitorenmanagement maximal unterstützt, beispielsweise beim Mahnwesen:

  • kaufmännisches Mahnwesen per Post und per E-Mail
  • automatischer Mahnversand auf Basis voreingestellter Workflows
  • bis zu 5 Mahnstufen einstellbar
  • individuelles Mahnverfahren auf Debitorenebene
  • verschiedene Text- und Antwortvorlagen

Abseits der Standardfälle, die Sie automatisch mahnen können, ermöglicht Bilendo eine sinnvolle Herangehensweise im Einzelfall. Hintergrund sind die konfigurierbaren Workflows, die Sie selbst einstellen können, um festzulegen, wie mit einer offenen Forderung umzugehen, wer in die notwendige Kommunikation einzubeziehen ist. 

So vermeiden Sie Medienbrüche bei der internen Zusammenarbeit, Zeitverlust und Fehler. Sie sind personell weniger abhängig und entlasten Ihre Mitarbeiter von lästigen Routineaufgaben, beschleunigen Zahlungseingänge und reduzieren insgesamt Ihre Forderungsrisiken. 

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Management Summary

  • Ein sinnvoller, gut organisierter Mahnprozess ist eine kleine Kunst für sich. Zum einen, weil man den richtigen Ton treffen sollte, zum anderen, weil das ganze Drumherum aufwendig und darum kostspielig ist.
  • In Sachen Ton sind Sie gut beraten, erst mal mit einem Lächeln Ihrem Kunden gegenüberzutreten - oft erübrigen sich dann weitere Maßnahmen von selbst.
  • Was das debitorische Drumherum angeht, sind Sie am besten beraten, wenn Sie sich von einem digitalen Assistenten helfen lassen, der Ihnen den Aufwand abnimmt oder auf ein absolutes Minimum reduziert.