Sie haben Ihre Leistung erbracht, die Rechnung gestellt und warten nun auf deren Begleichung - oft leider vergebens. Der DSO-Wert steigt, das Geld fehlt für neue Investitionen, außerdem möchten Sie Ihre Forderungsrisiken kontrollieren und den Kostendruck senken, der auf Ihrem Unternehmen lastet. Beim Forderungseinzug ist Fingerspitzengefühl gefragt, aber auch ein strategisch richtiges Vorgehen.

Meist geben kleine Unterschiede den großen Ausschlag. Differenzieren Sie zum Beispiel beim Verfassen der Mahnschreiben nach Art Ihrer Leistung.

 

Mahnschreiben "Warenleistung" 

Hinterfragen Sie bei Ihrem säumigen Kunden ganz direkt, ob es ein bestimmtes Anliegen gibt, das ihn von der Zahlung abhält. War er vielleicht mit dem Produkt nicht zufrieden oder bestehen Mängel? Überprüfen Sie, bevor Sie den Mahnprozess starten, ob das Produkt vielleicht bereits in die Reklamation gegangen ist. 

Sollte nichts dergleichen vorliegen, dient Ihnen folgende Vorlage als Orientierungshilfe:

Betreff

Zahlungserinnerung zu unserer Rechnung vom [Datum, Re.-Nr.]

 

 

Anrede

Sehr geehrte/r Frau/Herr XY,

oder 

Liebe/r XY,

Vortext

wir freuen uns, dass Sie bei uns gekauft haben. Ist das Produkt in Ordnung und verlief alles zu Ihrer Zufriedenheit? Dann möchten wir Sie bitten, den ausstehende Rechnungsbetrag innerhalb von 5 Tagen auf unser Konto zu überweisen.

 

Positiver Zahlungsanreiz [spätestens beim nächsten Schreiben, der 1. Mahnung]

Nach § 288 BGB sind wir im Verzugsfalle berechtigt, Verzugszinsen und zudem Mahngebühren zu erheben. Geht Ihre Überweisung postwendend bei uns ein, sehen wir hiervon noch einmal ab.

 

Zinsen, Mahngebühren [spätestens beim nächsten Schreiben, der finalen Mahnung]

Rechnung vom [Datum]

[kurze Leistungsbeschreibung]

Mahngebühren X,- Euro

XX % Zinsen XX,- Euro

(Zeitraum vom XX.XX. bis XX.XX.)

 

 

Zahlbetrag XX,- Euro

 

Nachtext

Bitte holen Sie die ausstehende Zahlung fristgerecht nach. Das erspart Ihnen weitere Kosten, uns Arbeit und uns allen Unstimmigkeiten.

 


Rückrufangebot und Zufriedenheitsnachfrage

Sollte etwas nicht zu Ihrer Zufriedenheit sein, rufen Sie uns an unter […] oder schreiben Sie eine E-Mail […].

 

Abschluss

Mit freundlichen Grüßen

oder

Beste Grüße

Vor- und Zuname

 

Mahnschreiben "Dienstleistung" 

Hier besteht das Problem, dass Sie eine Dienstleistung nicht zurücknehmen oder reparieren können. Hat Ihre Leistung beispielsweise in einer fachlichen Beratung bestanden und verweigert Ihr Kunde die Zahlung, indem er Unzufriedenheit o. ä. vorschiebt, können Sie die Qualität Ihrer Leistung nicht so einfach beweisen wie bei einer Produktlieferung.

Es empfiehlt sich, den genauen Leistungsumfang im Vorfeld mithilfe eines Vertrages festzulegen und auch ein genaues Zahlungsziel zu bestimmen. Darauf können Sie sich im Zweifelsfalle berufen. Vielleicht nennt Ihr Kunde in einem Telefonat konkret die Gründe seiner Unzufriedenheit und Sie einigen sich auf einen (kostenlosen?) Leistungszusatz.

 

Betreff

Zahlungserinnerung zu unserer Rechnung vom [Datum, Re.-Nr.]

 

 

Anrede

Sehr geehrte/r Frau/Herr XY,

oder 

Liebe/r XY,

 

 

Vortext

wir freuen uns über den erfolgreichen Abschluss unserer Zusammenarbeit. Verlief alles zu Ihrer Zufriedenheit? Dann möchten wir Sie bitten, den ausstehende Rechnungsbetrag innerhalb von 5 Tagen auf unser Konto zu überweisen. 

 

Positiver Zahlungsanreiz [spätestens beim nächsten Schreiben, der 1. Mahnung]

Nach § 288 BGB sind wir im Verzugsfalle berechtigt, Verzugszinsen und zudem Mahngebühren zu erheben. Geht Ihre Überweisung postwendend bei uns ein, sehen wir hiervon noch einmal ab.

 

 

Zinsen, Mahngebühren [spätestens beim nächsten Schreiben, der finalen Mahnung]

Rechnung vom [Datum]

[kurze Leistungsbeschreibung]

Mahngebühren X,- Euro

XX % Zinsen XX,- Euro

(Zeitraum vom XX.XX. bis XX.XX.)

 

Zahlbetrag XX,- Euro

 

Nachtext

Bitte holen Sie die ausstehende Zahlung fristgerecht nach. Das erspart Ihnen weitere Kosten, uns Arbeit und uns allen Unstimmigkeiten.

 

Rückrufangebot und Zufriedenheitsnachfrage

Sollte etwas nicht zu Ihrer Zufriedenheit sein, rufen Sie uns an unter […] oder schreiben Sie eine E-Mail […].

 

 

Abschluss

Mit freundlichen Grüßen

oder

Beste Grüße

Vor- und Zuname

 

Abgesehen vom passenden Text gibt es ein paar Faustregeln, die einem erfolgreichen Mahnprozess den Weg ebnen.

 

Checkliste Mahnwesen

  • Verschicken Sie Rechnungen und Mahnungen zügig und kontinuierlich. 

  • Überprüfen Sie die Rechtmäßigkeit Ihrer Mahnung. Hatte der Kunde womöglich gute Gründe, nicht zu zahlen? Ging die Rechnung tatsächlich raus, die nun überfällig ist? 

  • Fügen Sie die ursprüngliche Rechnung der Zahlungserinnerung sowie allen weiteren Mahnschreiben in Kopie bei. Das erspart Ihrem Kunden Zeit, Ihnen Ausreden und beschleunigt den Zahlungseingang. 

  • Sind Abnahmeprotokoll bzw. Übergabebeleg vorhanden? So können Sie belegen, dass Ihre Leistung erbracht und abgenommen und im Idealfall auch gegengezeichnet wurde. 

  • Mit dem ursprünglich vereinbarten Kaufvertrag – in dem Sie idealerweise auch die Zahlungskonditionen festgelegt haben – können Sie beweisen, was vereinbart wurde und dass Ihr Kunde einverstanden war.

  • Nummerieren Sie Mahnungen nicht durch. "1. Mahnung" kündigt indirekt an, dass es weitere Mahnungen geben wird und räumt unfreiwillig Spielraum ein.

  • Achten Sie unbedingt auf die Vollständigkeit und korrekte Schreibweise der Stammdaten Ihres säumigen Kunden.

  • Stellen Sie einen persönlichen Bezug her, indem Sie individuell auf den Kunden eingehen und am Ende des Schreibens Ihren Vor- und Zunamen nennen.

  • Setzen Sie zunächst auf positive Anreize zur Zahlung, anstatt gleich zu drohen.

  • Erhöhen Sie den Eskalationsgrad in jeder einzelnen Mahnstufe durch einen schärferen Tonfall und das Veranschlagen von Verzugszinsen, Verzugspauschale und Mahngebühren. 

  • Kündigen Sie die Übergabe an ein Inkassounternehmen bzw. an einen Rechtsanwalt und die damit verbundenen finanziellen Folgen an und informieren Sie über die Folgen für die Kreditwürdigkeit und das Image der Branche.


Checkliste für B2B-Mahnschreiben
Check! Ein paar Punkte sind für ein optimiertes Mahnwesen zu beachten


Der ideale Mahnlauf ist gesetzlich nicht geregelt und die Gestaltung steht jedem frei. Ein paar Grundregeln sind aber zu empfehlen:

Anzahl: In der Praxis werden meistens bis zu drei Mahnungen verschickt. Wenn Sie mehr als drei Mahnungen versenden, machen Sie sich unglaubwürdig und räumen dem säumigen Kunden einen gefährlichen Spielraum ein.

Form: Schriftlich, egal ob auf dem postalischen Weg oder per E-Mail. Gegebenenfalls ist auch eine telefonische Mitteilung möglich. 

Intervall: Die zeitlichen Abstände zwischen den einzelnen Schreiben sollte im Sinne der Eskalation kürzer werden.

Anrede: Grundsätzlich gilt B2B natürlich die förmliche Sie-Anrede, das persönlichere "Du" ist abhängig vom einzelnen Kundenverhältnis.  

Sprache: Verfassen Sie die Mahnschreiben in der Sprache des jeweiligen Empfängers. 

Zustellung: Versenden Sie die Mahnschreiben auf dem schnellsten und direktesten Weg. Stellen Sie sicher, dass der Kunde diese auch erhält, egal ob per Post oder per E-Mail.

 

Mahnschreiben automatisieren

Gerade in größeren Unternehmen ist es nicht unbedingt das Mahnwesen, das Probleme macht, sondern die internen Prozesse drumherum. Bevor eine Mahnung rausgeht, muss intern geklärt werden, ob sie überhaupt gerechtfertigt ist oder ob der Kunde womöglich berechtigte Gründe hat, nicht zu zahlen.

Da dieser Klärungsprozess über mehrere Abteilungsgrenzen hinweg verläuft, an Silo-Strukturen und durch Medienbrüche bei der internen Kommunikation ins Stocken gerät, ist viel manueller Aufwand nötig, den auch ein leistungsstarkes ERP-System wie SAP nicht in den Griff bekommt. Viele Unternehmen nutzen eine in Excel geführte Offene-Posten-Liste, deren Pflege mühsam und zeitaufwendig ist. 

In dieser problematischen internen Abstimmung liegt die Ursache begründet, warum Mahnungen blockweise statt kontinuierlich rausgehen, warum ein automatisiertes und darum schnelleres Mahnwesen nur in wenigen Standardfällen möglich ist. Infolge gehen Zahlungen auch nur verspätet ein. Da nützt das schönste Mahnschreiben nichts. 

Abhilfe schafft eine Cloud-Plattform, auf der alle debitorischen Prozesse mitsamt der ganzen Kommunikation drumherum an einer zentralen Stelle abgebildet wird. Die Frage, warum ein Kunde nicht zahlt, lässt sich mit wenigen Klicks klären. Konfigurierbare Workflows sorgen dafür, dass ein Vorgang zügig und ohne Hürden geklärt und zum Abschluss gebracht wird und die passenden Mahnschreiben unmittelbar rausgehen. 

Folglich gehen Zahlungen schneller ein, sinkt der DSO und lassen sich Forderungsrisiken effektiv kontrollieren. Das frei werdende Kapital kann für neue Investitionen genutzt und das Wachstum stabilisiert werden


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Management Summary

  • Mahnen ist meist eine unangenehme Angelegenheit, denn es kostet Zeit und Nerven und belästigt den säumigen Kunden.
  • Im Rahmen des verantwortungsbewussten Credit Managements ist es jedoch unerlässlich, um Kostendruck und Forderungsrisiken zu kontrollieren.
  • Mit den richtigen Worten unter Berücksichtigung der Art Ihrer Leistung erreichen Sie jedoch das gewünschte Ziel.

Weitere vorformulierte Mahntexte finden Sie in unseren Vorlagen.