Im Unternehmensalltag fallen eine Menge Unterlagen an: Verträge, Rechnungen, Lieferscheine, Korrespondenzen verschiedenster Art, Sie führen ein Handelsbuch, erstellen Inventare etc. pp. Fragen Sie sich nicht auch manchmal, wie lange Sie das alles aufbewahren sollen und wie es mit der Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und andere Dokumente aussieht? Was genau Sie aufbewahren müssen? Und was es sonst noch zu beachten gilt?

Durch die im Folgenden beschriebenen Verpflichtungen wird sichergestellt, dass Geschäftsvorfälle nachvollziehbar bleiben, beispielsweise aus steuerlichen Gründen, aus Haftungsgründen oder als Beweismittel vor Gericht.

 

Aufbewahrungsfrist

Die wichtigste Pflicht betrifft die Dauer der Aufbewahrung Ihrer Dokumente. Regelungen hierzu finden Sie an vielfacher Stelle, im Steuerrecht § 147 (Abgabeordnung), im Handelsgesetzbuch (§ 257), im Arbeitsrecht, in der Sozialversicherung oder in Bezug auf Themen wie die Produkthaftung – um nur einige wichtige zu nennen.

Rechnen Sie mit einer Aufbewahrungsfrist zwischen 6 und 10 Jahren. Als Faustregel können Sie sich merken:

  • 6 Jahre müssen Sie Dokumente aufbewahren, die einen aus geschäftlicher Sicht anbahnenden und kommunikativen Charakter haben (insbesondere gesendete und empfangene Handelsbriefe).
  • 10 Jahre müssen Sie Dokumente aufbewahren, die zahlungsrelevanten und dokumentierenden Charakter haben (z. B. Handelsbücher, Jahresabschlüsse und Lageberichte, Inventare, Buchungsbelege usw.).

 

Art der Dokumente

Aufbewahrungsfristen gelten besonders für:

  • Handelsbücher und Aufzeichnungen (Grundbuch, Haupt- und Nebenbücher bzw. Konten bei der doppelten Buchführung)
  • Inventare (die regelmäßigen Bestandsaufnahmen über Vermögensgegenstände)
  • Jahresabschlüsse und Lageberichte
  • Eröffnungsbilanz mit Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
  • Handels- oder Geschäftsbriefe (jegliche Kommunikation und Korrespondenz, die das Geschäft zum Inhalt hat)
  • Buchungsbelege/Quittungen
  • Unterlagen für die Zollanmeldung
  • sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind

 

Pflichten bei der Aufbewahrung


1. Geordnete Aufbewahrung

Gesetzlich vorgeschrieben ist, dass wichtige Dokumente geordnet aufzubewahren sind. Gemeint ist damit, dass Sie

  • die Unterlagen jederzeit auffinden,
  • deren Authentizität jederzeit nachweisen können und
  • dass diese immer lesbar sind.

2. Art der Aufbewahrung

Für die Art der Aufbewahrung gilt:

  • als Originale oder als zulässige Wiedergaben = originalgetreue Übertragungen (s. u.)
  • ausreichend geschützt vor äußeren Einflüssen

3. Ort der Aufbewahrung

Was vielen nicht bewusst, heutzutage aber gar nicht so selbstverständlich ist: Unterlagen, die der Aufbewahrungspflicht unterliegen, sind in Deutschland aufzubewahren. Brisant wird dieser Punkt bei der Nutzung von Cloud-Diensten.

Wenn Sie einen schriftlichen Antrag bei Ihrer zuständigen Finanzbehörde stellen, kann diese Ihnen eine Genehmigung für die Speicherung elektronischer Unterlagen im Ausland erstellen.

 

Aufbewahrung digitaler Dokumente

Für elektronische Dokumente müssen Sie die gleichen Pflichten, also auch die Aufbewahrungsfrist beachten wie für solche in Papierform. Das Format der Speicherung ist nicht vorgeschrieben, allerdings muss für Behörden die Überprüfung der Daten jederzeit möglich sein.

Beachten Sie aber: Medienbrüche sind nicht erlaubt! Das Ausdrucken einer ursprünglich digitalen Rechnung und anschließende Löschen des Originals ist unzulässig.

Zulässig sind jedoch eingescannte Papierrechnungen (die oben bereits erwähnten "originalgetreue bildliche Wiedergabe"). Zu empfehlen ist, die Originale dennoch aufzubewahren.

Mehr zum Thema E-Rechnungen können Sie in unserem Artikel nachlesen.

 

Verstoß gegen Aufbewahrungsfrist

Ganz egal, wie groß Ihr Unternehmen ist, ob Sie Selbstständiger, Kleinunternehmer, CEO eines Start-ups oder aus dem Bereich der KMU sind – die Aufbewahrungspflicht von Dokumenten geht Sie immer an. Verstöße entsprechen der Nichterfüllung der Buchführungspflicht und es drohen empfindliche Strafen. Vom Vorwurf der Ordnungswidrigkeit mit Geldstrafe bis hin zum Vorwurf der Steuerhinterziehung mit Haftstrafe ist alles drin.

 


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Management Summary

Es ist dringend zu raten, nach Projektabschluss nicht einfach zum nächsten Thema überzugehen, sondern Aufbewahrungsfristen für Rechnungen und Co. sowie die damit verbundenen Pflichten gewissenhaft zu beachten.

  • Entstehende Dokumente, schriftlich wie elektronisch, spielen bei Ihrer Unternehmensführung eine wichtige Rolle.
  • Alle Geschäftsvorfälle müssen nachvollziehbar sein – auch Jahre später noch.
  • 6 Jahre müssen Sie Dokumente aufbewahren, die einen aus geschäftlicher Sicht anbahnenden und kommunikativen Charakter haben.
  • 10 Jahre müssen Sie Dokumente aufbewahren, die zahlungsrelevanten und dokumentierenden Charakter haben.
  • Für elektronische Dokumente gelten die gleichen Pflichten und Aufbewahrungsfristen.
  • Die Einhaltung der Aufbewahrungsfrist von Rechnungen & Dokumenten sichert ihr Unternehmen juristisch ab.
  • Verstöße entsprechen der Nichterfüllung der Buchführungspflicht und es drohen empfindliche Strafen.
  • Trotz Aufbewahrungsfristen ist vor allem bei Rechnungen das Thema Verjährung im Hinterkopf zu behalten - eine Forderung besteht nicht für immer!