Im Zentrum des Credit Managements stehen die Planung, Analyse, Steuerung und Kontrolle des Kredit-Engagements eines Unternehmens, insbesondere der daraus resultierenden Risiken. Ziel ist, die Effizienz beim Zahlungsverkehr zu steigern und somit auch den Unternehmenswert.
Hintergründe Credit Management
Beim Kauf auf Rechnung geben Unternehmen ihren Kunden die Möglichkeit, diese Rechnung zu einem späteren Zeitpunkt zu begleichen, sie gewähren also einen Kredit auf die erbrachte Leistung.
Damit geht das Unternehmen das Risiko ein, dass der Kunde in Verzug gerät oder sogar gar nicht bezahlt. Die Folgen können im schlimmsten Fall existenzbedrohend sein, eine Gefahr für die Liquidität und das Wachstum besteht jedenfalls immer.
Ziel kann nicht die absolute und bedingungslose Minimierung des Ausfallrisikos sein, denn schließlich gehen mit der Gewährung des Lieferantenkredits Ertrag und Umsatz einher. Wesentlich ist die Steuerung und Kontrolle von nicht vermeidbaren Risiken.
Credit-Management-Maßnahmen
Um das Kreditrisiko klassifizieren und kontrollieren zu können, ergreift das Credit Management in Unternehmen verschiedene Maßnahmen. Dazu gehören:
- die kontinuierliche Überwachung aller offenen Forderungen gegenüber Kunden
- die Reduzierung von aufwendigen Routineaufgaben bei der Forderungsbeitreibung
- die Unterstützung bei der Festlegung von Zahlungskonditionen
- die Durchführung von Bonitätsprüfungen
- das Treffen von Kreditentscheidungen
In diesem Zusammenhang muss eine betriebliche Credit Policy definiert, müssen Kreditlimite eingerichtet sowie Risikoklassen erstellt werden.
Ggf. ist die Absicherung von Ausfallrisiken notwendig, z. B. durch den Forderungsverkauf oder durch den Abschluss einer Kreditversicherung.
Wichtig sind all diese Maßnahmen auch, um
- das Working Capital und den Cashflow zu verbessern
- den DSO zu reduzieren
- die eigene Finanzierungskapazität (Liquidität) auszubauen
Es geht insgesamt um die finanzielle Gesundheit des gesamten Unternehmens.
Klassische Probleme des Credit Managements
Für diese Maßnahmen ist das Credit Management auf zwei Dinge angewiesen: auf aktuelle Informationen, um schnell Entscheidungen fällen zu können, und auf reibungslose Prozesse, um diese Entscheidungen auch sofort umsetzen zu können. Nur so lassen sich Risiken für das Unternehmen tatsächlich kontrollieren.
Aktualität, Transparenz, Flexibilität
Kunden müssen permanent beobachtet, auf Veränderungen muss sofort reagiert werden können. Für dieses Monitoring von Kunden braucht es eine Datenaktualisierung in Echtzeit. Das manuelle Zusammentragen beispielsweise von Bonitätsdaten in eine Scorecard in Form einer Excel-Tabelle ist zeitaufwendig, weshalb diese Daten zum Zeitpunkt ihrer Nutzung nicht up to date sein können, Entscheidungen also zwangsläufig auf Basis veralteter Zahlen getroffen werden müssen.
Wichtig ist hier eine automatische Datenaktualisierung, die manuelle Aufwände überflüssig macht und kontinuierlich im Hintergrund abläuft.
Die Daten sollten aber nicht nur aktuell, sondern auch vollständig sein. Das Credit Management muss unmittelbar über ALLE Informationen über einen Kunden in einem 360°-Rundumblick verfügen und sollte sich diese nicht mühsam zusammensuchen müssen. Deshalb ist die transparente Abbildung dieser Daten an einer zentralen Stelle essenziell, egal aus welcher Quelle.
Externe Informationen von Auskunfteien und von anderen Zahlungserfahrungspools spielen ebenso eine Rolle wie das eigene Credit Scoring, sollten also gleichermaßen aktuell und transparent zur Verfügung stehen. Idealerweise finden die abstrakten Zahlen eine leicht verständliche Visualisierung in selbst definierbaren Risikoklassen.
Den Kunden und das Risiko im Blick: modernes, flexibles Credit Scoring
Eine Welt, die sich im permanenten Wandel befindet, verlangt von Unternehmen ab, flexibel zu sein. Bei der Bewertung eines Kunden ist die Aussagekraft und die Gewichtung von Parametern immer zu hinterfragen, neue müssen hinzugefügt, veraltete eliminiert werden. Das Credit Management ist darauf angewiesen, neue Informationen über einen Kunden unmittelbar in das Bewertungssystem einfließen lassen zu können. Die festgelegten Parameter für Ermittlung eines Scores dürfen also nicht im System zementiert, sie müssen jederzeit flexibel anzupassen sein.
Digitale Kreditrichtlinie
Gleiches gilt für die Kreditrichtlinie, auch diese darf nicht in Stein gemeißelt sein. Denn bei der Antwort auf die Frage, wie weit ein Unternehmen bereit ist, einem Kunden Kredit einzuräumen, spielt der Score-Wert eine entscheidende Rolle. Das Kreditlimit ändert sich in Abhängigkeit von diesem Wert, muss also durch das Credit Management flexibel anzupassen sein.
Die notwendige Validierung und Freigabe von Kreditlimiten darf dann kein ausufernder Prozess sein, der große Zeit in Anspruch nimmt, weil er mit einem hohen Kommunikationsaufwand innerhalb des Unternehmens verbunden ist.
Durch selbst konfigurierbare Workflows lässt sich das Verfahren abkürzen: Wer wird informiert, entscheidet etwas, gibt ein neues Limit frei? Wie soll ein Score-Wert berechnet werden? Die Kommunikation rund um diese Fragen läuft automatisch und ohne Umwege ab, das spart Zeit und Aufwand.
Der Credit Manager
Der Credit Manager nimmt eine Schlüsselfunktion im Unternehmen ein, da er zwischen der Buchhaltung und dem Vertrieb situiert ist und zwischen den unterschiedlichen Zielsetzungen der beiden Abteilungen vermittelt. Der Vertrieb will Geschäfte machen und hat die Gewinnmaximierung im Blick. Die Buchhaltung fokussiert den zügigen Zahlungseingang.
Die Nähe des Vertriebs zum Kunden bedingt, dass er - obwohl das nicht seine Aufgabe ist - häufig mit der Forderungseintreibung betraut ist oder die Offene-Posten-Liste aus der Buchhaltung abarbeiten darf. Alles Tätigkeiten, die ihn von seiner eigentlichen Arbeit abhalten und mit ein Grund ist für das traditionell angespannte Verhältnis zwischen Buchhaltung und Vertrieb.
Tatsächliche Aufgabe des Vertriebs ist es, Geschäfte abzuschließen. In diesem Rahmen trifft er Kreditentscheidungen - idealerweise mit Echtzeit-Daten über den betreffenden Kunden. Die Abstimmung mit der Buchhaltung über Kreditlimite und Zahlungsverhalten ist aber zeitaufwendig. Also geht der Vertrieb Geschäfte ohne valide Datenbasis ein, nimmt also teilweise unkalkulierbare Risiken in Kauf.
Schlüsselfunktion
Wenn der Credit Manager dazu in der Lage ist, a) für aktuelle Daten in Echtzeit zu sorgen, die die Mitarbeiter des Vertriebs beispielsweise jederzeit auf Ihrem Smartphone aufrufen könnten, leistet er einen wesentlichen Beitrag zu dessen Ziel “Gewinnmaximierung” leisten.
Und wenn er b) alle Daten an einer zentralen Stelle pflegen kann, entfallen lästige und zeitaufwendige Routineaufgaben wie die Pflege der Offene-Posten-Liste sowie Abstimmungsprobleme über Abteilungsgrenzen hinweg.
Mit der Unterstützung einer passenden Lösung, ist der Credit Manager genau dazu in der Lage. Eine Lösung, die den Aufwand bei der Risikoverwaltung reduziert, indem sie durch Workflow-basierte Automatisierung für kontinuierlich aktualisierte Daten sorgt, für eine zielgerichtete interne Kommunikation ohne Umwege und Medienbrüche sowie für die nötige Flexibilität bei der Konfiguration dieser Workflows.
So können Buchhaltung und Vertrieb manuelle Aufwände zu einem Großteil verabschieden und sich auf ihre Kerntätigkeiten konzentrieren. Vertrieb und Credit Management könnten am größeren und gemeinsamen Ziel der Existenzsicherung des gesamten Unternehmens arbeiten.
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Management Summary
Das Credit Management leistet einen essentiellen Beitrag zum Risikomanagement eines Unternehmens:
- Es verwaltet mit seinen umfassenden Maßnahmen das Kredit-Engagement
- Dafür benötigt es einen 360°-Überblick über alle Debitorendaten
- Optimierte Prozesse sind nötig, um Entscheidungen schnell zu treffen und umzusetzen
- Eine Debitorenmanagement-Plattform versetzt den Credit Manager im Rahmen seiner Schlüsselposition im Unternehmen in die Lage, Aufwände und Prozesskosten deutlich spürbar zu reduzieren.