Die Verjährung einer offenen Rechnung ist nicht nur ein Ärgernis im Alltag, sondern kann im Notfall sogar die Liquiditätslage eines Unternehmens bedrohen. Nach einer bestimmten Zeit verliert man nämlich den kompletten Anspruch auf Bezahlung. Aber welche Verjährungsfristen gelten eigentlich für gewerbliche Rechnungen, und gibt es einen Unterschied zu privaten?

Wir erklären Ihnen in diesem Artikel, wann die Verjährungsfrist einer Rechnung greift und wie Sie diese umgehen können. Mit den richtigen Tipps behalten Sie stets den Überblick und schieben eine mögliche Verjährung konsequent hinaus.

 

Was bedeutet die Verjährung von Rechnungen?

Jedes Unternehmen, das eine vertraglich vereinbarte Leistung erbringt, hat im Anschluss einen Anspruch auf Bezahlung. Hierfür muss eine ordentliche Rechnung erstellt werden, die danach pünktlich zu zahlen ist. Aber nicht alle Kunden begleichen auch den offenen Betrag, weil sie womöglich nicht wollen oder nicht können – Gründe kann es viele geben.

Was viele allerdings vergessen: die Verjährungsfristen betragen sogar bei gewerblichen Rechnungen lediglich 3 Jahre. Danach verliert ein Unternehmen den Anspruch auf Bezahlung, der Schuldner ist also nicht mehr verpflichtet, den offenen Betrag zu begleichen. Das hat dramatische Konsequenzen, weil der komplette Betrag abgeschrieben werden muss.

Demnach sollte jedes Unternehmen ein großes Interesse daran haben, jede unbezahlte Rechnung auf Verjährung zu überwachen. Es geht am Ende schließlich um bares Geld, das womöglich zu einem späteren Zeitpunkt doch noch eingetrieben werden kann.

 

Welche Verjährungsfristen gelten für gewerbliche Rechnungen

Die Verjährungsfrist einer Rechnung beträgt grundsätzlich 3 Jahre, egal ob gewerblich oder privat. Es gibt demnach zwischen Geschäfts- und Privatkunden bei diesem Aspekt prinzipiell keinen Unterschied. Aber es kann dennoch zu Missverständnissen kommen, da die Berechnung der Frist für manche Unternehmen nicht immer ganz klar ist.

Wann verjähren Rechnungen genau? Wie bereits erwähnt sind das 3 Jahre, aber hierbei handelt es sich um die Mindestdauer. Denn die Verjährungsfrist einer Rechnung beginnt nicht sofort mit der Leistungserbringung, sondern erst mit dem Ende des jeweiligen Kalenderjahres. In der Praxis sind es deswegen meist deutlich mehr als 3 Jahre.

Diese Regelung kann einen weiteren praktischen Nutzen haben, weil die Überwachung unbezahlter Rechnungen dadurch vereinfacht wird. So laufen zum 31. Dezember 2024 alle Ansprüche aus dem Jahr 2021 ab, unabhängig davon, zu welchem Datum die Leistung in dem Jahr erbracht wurde (es gilt das Datum der Leistungserbringung, nicht das der Rechnung!).

Verjährungsfristen berechnen – praktisches Beispiel: Ein Unternehmen erbringt eine Leistung und stellt die Rechnung zum Juni 2023 aus. Die Verjährungsfrist beginnt jedoch erst mit dem 31. Dezember 2023 und läuft anschließend bis zum 31. Dezember 2026. Es sind also immer mindestens 3 volle Jahre, in diesem Fall 3 Jahre und 6 Monate.

 

Sonderfälle und Ausnahmen der regelmäßigen Verjährungsfrist

Ausnahmen zur 3-Jahres-Regel gibt es eigentlich kaum. Ansprüche aus der Beseitigung von Mängeln bei Werkleistungen oder Reparaturen verjähren beispielsweise sogar bereits nach 2 Jahren, und weitere nennenswerte Sonderfälle gibt es nicht. Deswegen sollte kein Unternehmen darauf hoffen, aufgrund einer Sonderregelung die Verjährungsfrist zu umgehen.

Viel wichtiger ist es, dank eines professionellen Forderungsmanagements, die Verjährungsfristen von gewerblichen Rechnungen gar nicht erst in Anspruch nehmen zu müssen. Mit einem fordernden Mahnwesen und konsequenter Nachverfolgung kommt es oft überhaupt nicht erst zum Zahlungsverzug – dann ist die Rechnung ohnehin nicht von einer Verjährung betroffen.

 

So kann man die Verjährung offener Rechnungen verhindern

Sollte es dennoch nicht gelingen, den offenen Betrag zeitig einzufordern, kann es sinnvoll sein, die Verjährung der Rechnung hinauszuschieben. Wichtig: Zahlungserinnerungen bzw. Mahnungen schieben die Verjährungsfrist einer Rechnung nicht auf!

Teilzahlung vereinbaren

Eine beliebte und zielführende Option kann es sein, mit dem Schuldner eine Teil- oder Ratenzahlung zu vereinbaren. Denn mit der ersten Teilzahlung wird die Frist wieder zurückgesetzt und beginnt von Neuem. Das ist ein effizientes Mittel, um Verjährungsfristen von gewerblichen und privaten Rechnungen auf einfache Weise zu umgehen.

Mit dem Schuldner verhandeln

Befinden sich Gläubiger und Schuldner in einer aktiven Verhandlung zur Begleichung der Rechnung, dann kann diese nicht verjähren. Hierfür ist es jedoch ratsam, eine schriftliche Erklärung vom Schuldner einzuholen. Das vereinfacht im Notfall die Beweislast und sorgt für klare Verhältnisse, falls es im weiteren Verlauf zu Missverständnissen kommt.

Gerichtliches Mahnverfahren einleiten

Ebenso kann ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet werden, das die Verjährungsfrist der Rechnung aufschiebt. Sollten eigene Mahnungen erfolglos bleiben, kann das ohnehin ein guter nächster Schritt im Mahnprozess sein. Wenn es im Rahmen des Verfahrens zu einer Verurteilung kommt, entsteht daraus eine titulierte Forderung mit 30-jähriger Verjährungsfrist.

Den Schuldner verklagen

Natürlich gibt es noch einen anderen gerichtlichen Weg: die Klage. Dabei stoppt bereits das Einreichen beim Gericht die Verjährungsfrist der Rechnung, ganz egal, wie lange der weitere Prozess dauert. Das kann eine gute Option für hohe und strittige Forderungen sein, für die sich ein solches Verfahren lohnt – sonst sind die Aufwände einfach zu hoch.

 

4 Tipps zum Umgang mit Verjährungsfristen für Rechnungen

Unternehmen sind gut beraten, es gar nicht so weit kommen zu lassen. Schließlich betragen die Verjährungsfristen von gewerblichen Rechnungen 3 Jahre, was Ihnen im Normalfall ausreichend Zeit gibt, einen ordentlichen Mahnprozess zu durchlaufen. Hier sind einige Tipps.

1. Stellen Sie zügig eine ordentliche Rechnung aus

Zwar bezieht sich die Verjährungsfrist einer Rechnung nicht auf das Datum der Rechnungsstellung, aber für Kunden ist es meistens das einfachere und logischere Datum. Stellen Sie deswegen Rechnungen immer sofort mit dem Zeitpunkt der Leistungserbringung aus, damit es im späteren Verlauf keine Missverständnisse gibt.

2. Schrecken Sie nicht vor Mahnungen zurück

Mahnungen schieben zwar nicht die Verjährungsfrist von Forderungen bzw. Rechnungen auf, doch sie sind ein unverzichtbares Mittel, damit es nicht dazu kommt. Nutzen Sie einen mehrstufigen Mahnprozess, um säumige Kunden bei Bedarf unter Druck zu setzen. Wenn ein Kunde zahlt, kommt es überhaupt nicht erst zur Schuldenverjährung.

3. Leiten Sie bei Bedarf weitere Schritte ein

Sollten Mahnungen erfolglos bleiben, müssen Sie einen der anderen Schritte einleiten (siehe oben): eine Teilzahlung, aktive Verhandlungen, ein gerichtliches Mahnverfahren oder das Einreichen einer Klage setzen die Verjährungsfrist der Rechnung außer Kraft. Wägen Sie für Ihr Unternehmen die Vor- und Nachteile jeder Maßnahme ab.

4. Vertrauen Sie auf eine moderne Software

Forderungsmanagement und speziell das Mahnwesen können mit sehr hohen Aufwänden verbunden sein. Allein das Prüfen, Mahnen und Nachverfolgen ist in einem mehrstufigen Mahnprozess durchaus komplex, aber wichtig. Die AR-Automation-Software von Bilendo kann den Großteil aller Aufgaben automatisieren und Ihre Mitarbeiter entlasten.

 

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Management Summary

  • Die Verjährungsfristen von gewerblichen und privaten Rechnungen betragen 3 Jahre. Ausnahmen und Sonderfälle spielen im Alltag kaum eine Rolle.

  • Danach verfallen alle Ansprüche und der Schuldner muss die Rechnung nicht mehr begleichen – es kommt zu einer vollen Abschreibung.

  • Es gibt aber einige Möglichkeiten, die Verjährungsfrist zu umgehen oder aufzuschieben: Teilzahlungen, Verhandlungen, ein gerichtliches Mahnverfahren oder eine Klage.

  • Im Idealfall kommt es aber gar nicht erst zur Rechnungsverjährung, weil Ihr Unternehmen frühzeitig mahnt und den offenen Betrag erfolgreich eintreibt.

  • Die moderne AR-Automation-Software von Bilendo unterstützt Sie durch ein intelligentes Mahnwesen, damit es nicht zur Verjährung kommt.

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