Mahnfristen – diese Regeln müssen Sie befolgen!

B2B-Kunden und Privatkunden: Welche Mahnfristen gelten?

Beim Thema Mahnungen und Mahnfristen gibt es prinzipiell nur wenige Unterschiede zwischen B2B- und Privatkunden. Ein Lieferant oder Verkäufer kann in beiden Fällen eine frei wählbare Zahlungsfrist angeben, zu dem er die Begleichung der Rechnung erwartet. Ob der Kunde ein Unternehmen oder Verbraucher ist, spielt dabei zunächst keine Rolle.

Der größte rechtliche Unterschied zeigt sich erst, wenn auf der Rechnung kein Zahlungsziel angegeben ist. Unternehmen geraten dann nach Ablauf der gesetzlichen Zahlungsfrist von 30 Tagen automatisch in Verzug, auf Verbraucher trifft das jedoch nicht zu. Diese müssen in Abwesenheit eines Zahlungsziels immer eine Mahnung erhalten, um in Verzug zu geraten.

Bei den Mahnfristen haben Lieferanten hingegen freien Spielraum. Wann, wie oft und mit welcher Dringlichkeit gemahnt wird, liegt komplett in der Hand des Mahnenden – das gilt für B2B und Privatkunden gleichermaßen. Lediglich bei einem gerichtlichen Mahnverfahren gibt es gesetzliche Fristen, die wir im verlinkten Artikel etwas genauer erklären.

So können Sie den Schuldner in Verzug setzen

Bevor es zu einer Mahnung kommt, muss sich ein Kunde in Verzug befinden. Hierfür gibt es einige verschiedene Szenarien, die wir bereits angedeutet haben. Die Angabe einer Zahlungsfrist auf der Rechnung ist hierbei eines der wichtigsten Instrumente.

Kunden geraten in folgenden Fällen in Verzug, sofern die Leistung erbracht wurde:

• B2B- und Privatkunden nach Ablauf des Zahlungsziels auf der Rechnung.

• B2B-Kunden nach 30 Tagen, selbst wenn ein Datum zur Zahlung fehlt.

• Privatkunden nach 30 Tagen und dem Erhalt einer Mahnung, wenn aus der Rechnung kein Datum zur Zahlung hervorgeht.

Hier gibt es die meisten Missverständnisse, da viele Privatkunden bzw. Verbraucher eine Mahnung erwarten. Doch sofern auf der Rechnung bereits ein klares Zahlungsdatum angegeben ist, geraten sie sogar ohne eine Mahnung in Verzug (§ 286 Abs. 2 BGB). Zudem gibt es bei Mahnprozessen von Unternehmen keine gesetzlich festgelegten Mahnfristen.

Jedem Unternehmen bzw. Lieferanten steht es frei, seine säumigen Kunden zu mahnen oder nicht. Die Angabe eines Zahlungsziels auf Rechnungen ist heute oftmals Standard, sodass nach dessen Ablauf ein Verzug automatisch eintritt. Der Lieferant muss also keine Mahnung samt neuer Zahlungsfrist verschicken – rechtliche Konsequenzen können auch so drohen.

Wie oft muss ein Lieferant den Kunden mahnen?

Die nächste Frage ist anschließend: Wie oft muss man mahnen? Viele Kunden nehmen an, drei Mahnschreiben seien Pflicht. Aber das ist eine beliebte Fehlannahme, denn der Lieferant muss nämlich meistens überhaupt nicht mahnen (siehe oben). Eine Mahnung oder Zahlungserinnerung samt neuer Frist ist in den meisten Fällen eine reine Kulanzleistung.

Dennoch ist es im Alltag üblich, auf einen mehrstufigen Mahnprozess zu setzen. Damit gibt man säumigen Kunden die Möglichkeit, ohne ein gerichtliches Verfahren die offene Rechnung zu begleichen. Manche Kunden vergessen einfach die Bezahlung oder sind vielleicht bei Fälligkeit unerwartet knapp bei Kasse – eine höfliche Zahlungserinnerung wirkt dann Wunder.

Richtig mahnen: 5 Tipps für einen effizienten Mahnprozess

Im Falle von Zahlungsverzug ist ein kluger Mahnprozess samt klaren Mahnfristen oftmals die beste Wahl, einen säumigen Kunden zur Zahlung zu bewegen. Aber nicht alle Unternehmen setzen diesen effizient um, wodurch es häufig zu verspäteten Verfahren und letztlich sogar zu Zahlungsausfällen kommen kann.

Hier sind einige Tipps, von denen Ihr Unternehmen im Mahnwesen profitieren kann.

1. Auf der Rechnung ein klares Zahlungsziel angeben

Die Grundlage für einen transparenten und effizienten Prozess ist zunächst das Setzen eines klaren Zahlungsziels. Somit gibt es zwischen Kunden und Lieferanten keine Missverständnisse, wann eine Rechnung zu begleichen ist. Ein konkretes Datum schafft Transparenz und die rechtliche Grundlage für einen Verzug (ganz ohne Mahnung).

2. Bei Zahlungsverzug sofort den Mahnprozess anstoßen

Sollte es zu einem Verzug kommen, ist es unabdingbar, den säumigen Kunden sofort anzumahnen. Viele Unternehmen lassen unnötig viel Zeit verstreichen, was sich am Ende negativ auf die Liquiditätslage auswirken kann. Eine freundliche Zahlungserinnerung samt neuer Zahlungsfrist wird von den meisten Kunden ohnehin nicht als negativ angesehen.

3. Beim Mahnwesen-Ablauf auf mehrere Stufen setzen

Nach einer ersten freundlichen Zahlungserinnerung folgen anschließend weitere Schreiben und neue Mahnfristen. Es kann sinnvoll sein, im Abstand von beispielsweise zwei Wochen fordernder zu werden. Ob der Mahnprozess am Ende drei oder mehr Stufen hat, hängt von der jeweiligen Lage ab – entscheiden Sie selbst, was für Ihr Unternehmen am besten ist.

4. Im Notfall weitere rechtliche Schritte einleiten

Sollte der mehrstufige Mahnprozess trotz klarer Mahnfristen erfolglos bleiben, bieten sich im Anschluss rechtliche Schritte an. Das kann ein gerichtliches Mahnverfahren oder das Einschalten eines spezialisierten Inkasso-Anwalts sein. Alternativ bietet es sich an, einen Inkasso-Dienstleister hinzuzuziehen oder die offene Forderung abzutreten.

5. Auf eine moderne Software vertrauen

Ein effizienter Mahnprozess funktioniert letztlich aber nur mit einer leistungsstarken Software. Heute gibt es viele Möglichkeiten zur Automatisierung, um die sonst sehr arbeitsintensiven Schritte deutlich zu vereinfachen. Ihre Mitarbeiter im Forderungsmanagement haben anschließend mehr Zeit, sich auf die schwierigen Fälle zu konzentrieren.

Die moderne AR-Automation-Software von Bilendo bietet Ihnen zahlreiche praktische Funktionen, um ganze Abläufe im Mahnwesen zu automatisieren. Sie prüft Termine, gleicht Zahlungseingänge ab und verschickt bei Bedarf Mahnschreiben von allein oder nach Bestätigung eines Forderungsmanagers – damit bleiben Sie stets in voller Kontrolle.

***

Management Summary

• Mahnungen sind eine sinnvolle Methode, um säumige Kunden ohne gerichtliche Schritte zur Zahlung einer offenen Rechnung zu bewegen.

• Beim Thema Mahnung gibt es nur wenige gesetzliche Regelungen – Unternehmen dürfen im Fall von Zahlungsverzug mahnen, müssen es aber nicht.

• Geschäfts- und Privatkunden geraten gleichermaßen in Verzug, sofern auf der Rechnung ein klares Zahlungsdatum angegeben ist, das sie verpassen.

• Achten Sie auf transparente Zahlungs- und Mahnfristen sowie Mahnschreiben, die idealerweise in mehreren Stufen die Dringlichkeit zur Bezahlung erhöhen.

• Mit der zukunftsweisenden AR-Automation-Software von Bilendo schaffen Sie die Grundlage für einen effizienten und automatischen Ablauf im Mahnwesen.

• Nehmen Sie jetzt Kontakt auf und lassen Sie sich von uns beraten – wir helfen Ihnen beim Automatisieren der aufwändigsten Mahnschritte.