Der Kauf auf Rechnung erfreut sich bei Privat- und Geschäftskunden nach wie vor sehr großer Beliebtheit. Gerät ein Kunde jedoch im Anschluss in Zahlungsverzug, bleibt Ihrem Unternehmen oft nur noch der Mahnprozess als letzte Option. Eine Mahnung ist dabei sogar ohne Zahlungserinnerung möglich, da es sich rechtlich gesehen um die gleiche Maßnahme handelt.

Wir erklären eingangs, was eine Zahlungserinnerung oder Mahnung ausmacht und ob es überhaupt einen Unterschied gibt. Anschließend geben wir Ihnen praktische Tipps zum effizienten Mahnen an die Hand.

 

Mahnung oder Zahlungserinnerung: Was ist der Unterschied?

Rechtlich gesehen gibt es zwischen den Begriffen keinen Unterschied. In beiden Fällen handelt es sich um eine Leistungsaufforderung des Gläubigers (Ihres Unternehmens) an den Schuldner (Ihren Kunden), um beispielsweise die offene Rechnung nach Ablauf der Zahlungsfrist wie vereinbart zu begleichen. Der Kunde befindet sich also meistens bereits im Zahlungsverzug.

Ob Unternehmen daraufhin eine Zahlungserinnerung oder Mahnung schreiben, hängt vielmehr von der gewünschten Kundenansprache ab. Erstere wirkt relativ höflich und wird häufig als freundliche Aufforderung verstanden. Eine Mahnung wirkt hingegen sehr viel direkter, fordernder und bedrohlicher.

Aus diesem Grund kann es sinnvoll sein, zunächst mit einer freundlichen Erinnerung zu beginnen, ehe man im weiteren Verlauf zunehmend fordernder wird. Dadurch lassen sich die jeweiligen Vorzüge beider Varianten nutzen, sei es erst als diskrete Zahlungserinnerung oder gleich als Mahnung ohne Zahlungserinnerung.

 

Der übliche Ablauf im Mahnwesen

Gerät ein Kunde in Zahlungsverzug, darf und sollte Ihr Unternehmen zügig eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung schreiben. Das geschieht in der modernen Geschäftswelt in der Regel über einen mehrstufigen Mahnprozess.

Dieser kann exemplarisch wie folgt aussehen:

  1. Zahlungserinnerung / Mahnung: Hierbei handelt es sich meistens um eine höfliche Erinnerung, den ausstehenden Betrag bitte zügig zu zahlen. Rechtliche Konsequenzen werden nicht erwähnt, um die Kundenbeziehung nicht zu belasten.

  2. Zahlungserinnerung / Mahnung: Im zweiten Schritt sollte man noch einmal an die verpasste Frist erinnern und durchaus fordernder im Ton werden. Konsequenzen können je nach Lage bereits angedroht werden.

  3. Zahlungserinnerung / Mahnung: Im letzten Schritt gilt es klar und deutlich eine neue Frist zu setzen, ehe dann (rechtliche) Konsequenzen drohen – zusätzliche Mahngebühren, Verzugszinsen oder ein gerichtliches Mahnverfahren.

Es kann sinnvoll sein, im gesamten Prozess entweder die gleiche Terminologie zu verwenden oder zumindest mit klaren Referenzen zu arbeiten. Erhält ein Kunde anfänglich eine „1. Zahlungserinnerung“ und anschließend eine „2. Mahnung“, kann er unter Umständen den Prozess nicht nachvollziehen – eine klare Referenz schafft Abhilfe.

Die drei Mahnstufen sind eine reine Empfehlung, die sich im Laufe der Zeit bewährt hat. Rechtlich gesehen macht es keinen Unterschied, ob und wie viele Mahnungen Sie schreiben. Ist auf der Rechnung nämlich ein klares Datum angegeben, gerät der Kunde selbst ohne Zahlungserinnerung oder Mahnung nach Ablauf der Zahlungsfrist automatisch in Verzug.

 

Ist eine Mahnung ohne Zahlungserinnerung zulässig?

Eine Zahlungserinnerung (oder Zahlungsaufforderung) ist eine Form der Mahnung, die lediglich einen anderen Titel trägt. Demnach ist es problemlos denkbar und zulässig, eine Mahnung ohne Zahlungserinnerung zu schreiben. Dabei sei aber noch einmal erwähnt: Mahnungen sind in den meisten Fällen eine reine Kulanzleistung des Unternehmens.

Rechtlich gesehen kann bereits am ersten Tag des Zahlungsverzugs ein gerichtliches Mahnverfahren angestrebt werden. Man darf aber natürlich keine Zahlungserinnerung oder Mahnung ohne vorherige Rechnung schreiben. Ein Kunde muss zuvor eine Rechnung erhalten haben, ehe bei Verzug ein Mahnprozess angestoßen werden kann.

 

So berechnen Sie die Mahngebühr

Mahngebühren sind grundsätzlich zulässig und lassen sich säumigen Kunden zusätzlich in Rechnung stellen. Es gibt allerdings strikte Vorgaben, aus welchen Kosten sie sich zusammensetzen dürfen, was die Höhe der Mahngebühren stark limitiert. Das soll dem Schutz der Verbraucher dienen und Missbrauch vorbeugen.

Beim Berechnen der Mahngebühr dürfen nur materielle Kosten von Mahnungen inkludiert werden: Ausdruck, Umschlag und Briefporto. Personelle Aufwände muss das Unternehmen hingegen selbst tragen. Deswegen betragen die Mahngebühren meistens zwischen 2 und 3 Euro – alles andere ist im Zweifelsfall nur schwer zu rechtfertigen.

 

5 Tipps für ein korrektes und effizientes Mahnschreiben

Wenn Sie ein effizientes Mahnwesen aufsetzen möchten, sollten allen voran Ihre Mahnungen ordentlich und korrekt sein. Halten Sie sich dafür an die folgenden Tipps:

  1. Achten Sie darauf, dass alle notwendigen Informationen zur Rechnung, zum Kunden und zum Unternehmen vorhanden und korrekt sind.

  2. Geben Sie eine neue klare Zahlungsfrist an, damit es keine Missverständnisse gibt, bis wann Sie eine Zahlung erwarten.

  3. Fangen Sie anfangs mit einer freundlichen Zahlungserinnerung an und werden Sie im weiteren Verlauf fordernder, falls der Kunde nicht zahlt.

  4. Schrecken Sie nicht davor zurück, am Ende mit Mahngebühren, Verzugszinsen oder rechtlichen Konsequenzen zu drohen.

  5. Setzen Sie auf ein modernes System wie die AR-Automation-Software von Bilendo, um alle Schritte im Mahnprozess zu automatisieren.

 

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Management Summary

  • Eine Mahnung ist ohne vorherige Zahlungserinnerung möglich – rechtlich besteht zwischen den beiden Begriffen ohnehin kein Unterschied.

  • Der übliche Verlauf im Mahnwesen besteht aus einem mehrstufigen Prozess, der zunächst mit einer höflichen Zahlungserinnerung beginnt und später fordernder wird.

  • Das Erheben von Mahngebühren ist zulässig, diese müssen sich jedoch nach den materiellen Kosten für Ausdruck, Umschlag und Briefporto richten.

  • Achten Sie bei Ihren Mahnungen darauf, korrekte Informationen zu nutzen und klare Fristen zu setzen, um die Dringlichkeit der Zahlung zu betonen.

  • Die leistungsstarke AR-Automation-Software von Bilendo hilft Ihrem Unternehmen dabei, die Aufwände im Mahnprozess zu reduzieren und Erfolge zu steigern.

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