05. Juni 2023 Florian Kappert
Controlling & KPI für Finance Executive 10 Min.
Aufgrund der steigenden Zinsen ist die Verwaltung der eigenen Finanzen heutzutage wichtiger denn je. Denn nur mit einem effizienten Management lassen sich gezielt Liquidität steuern, Schulden verwalten und Risiken minimieren. Genau das verspricht ein modernes Treasury Management System (TMS), auf das immer mehr Unternehmen setzen. Doch welche Anforderungen muss ein gutes TMS erfüllen und welche Vorteile und konkrete Funktionen kann es Ihnen bieten?
Wir erklären Ihnen in diesem Artikel alles Wichtige zu diesem bedeutenden Thema. Denn mit dem richtigen Treasury Management System können Sie die Verwaltung Ihrer Finanzen erheblich optimieren.
Die Digitalisierung der Gesellschaft schreitet weiterhin zügig voran und umfasst mittlerweile auch die meisten Unternehmensbereiche. Insbesondere die Finanz- und Treasury-Abteilung vieler Unternehmen konnte in den letzten Jahren von etlichen intelligenten Lösungen profitieren. Während noch vor 10 Jahren viele Unternehmen auf eine mühselige, ungenaue und fehleranfällige Finanzverwaltung in Excel und Co. setzten, erledigt das heutzutage oft eine moderne Treasury Management System Software.
Diese kann entweder Bestandteil eines vollumfänglichen ERP-Systems sein oder sich als Zusatzsoftware sinnvoll daran anbinden. Im Laufe der Jahre wurden die Aufgaben und Funktionen Schritt für Schritt erweitert, so umfasst die heutige gängige Definition von Treasury Management weitaus mehr Aufgaben als noch zu Anfang. Das hat auch dazu geführt, dass sowohl Anforderungen als auch Komplexität exponentiell angestiegen sind – Unternehmen müssen sich also vorab gründlich informieren.
Anfangs lag der Fokus von Treasury Management noch speziell beim Risikomanagement, doch mittlerweile deckt jedes System noch viele weitere Aufgabenbereiche ab. Aufgrund der Nähe zu den Finanzen eines Unternehmens, kann eine breitere Implementierung nämlich durchaus Vorteile bieten.
Hier sind die üblichen Aufgaben, die ein modernes System heutzutage übernimmt:
Risikomanagement: Insbesondere die vergangenen Jahre brachten zahlreiche finanzielle Risiken mit, die ein TMS umfassend verfolgen sollte. Ob es etwa um steigende Zinsen geht, oder die Stärke des US-Dollars, der Finanzmarkt birgt für Unternehmen viele Risiken.
Liquiditätsmanagement: Auch eine ausreichende Liquidität ist heutzutage wichtiger denn je. Denn aufgrund der hohen Zinskosten ist es nicht mehr so einfach, sich im Notfall Geld zu leihen – ein TMS hilft maßgeblich bei der Liquiditätsplanung.
Schuldenmanagement: Schulden, Verbindlichkeiten und Kredite gehören zur Geschäftswelt mit dazu, um die kurz- und langfristige Liquidität sichern zu können. Ein Treasury Management System unterstützt bei der Verwaltung, Tilgung und Planung.
Reporting: Der Treasury Manager eines jeden Unternehmens muss auch aussagekräftige Reports erstellen können, die alle Informationen detailgetreu wiedergeben. Deswegen gehört die Reporting-Funktion natürlich ebenfalls zu den wichtigen Aufgaben des Systems.
Prognose: Zuletzt sind vor allem präzise und verlässliche Prognosen essenziell, um das Unternehmen besser auf die Zukunft vorbereiten zu können. Mittlerweile setzen viele Systeme auf ausgereifte Algorithmen und sicherlich bald auch zunehmend auf künstliche Intelligenz.
Natürlich gibt es je nach Definition und Hersteller des Systems noch weitere Aufgabenbereiche. Dabei verläuft die Grenze immer häufiger fast schon fließend zu anderen Systemen, die ebenfalls gleichartige Aufgaben übernehmen können – thematische Überschneidungen sind also nicht auszuschließen.
Ein ausgereiftes, modernes und umfangreiches Treasury Management System kann Ihrem Unternehmen heutzutage viele Vorteile bieten. Vor allem im Hinblick auf die transparente Verwaltung und eine daraus resultierende Effizienzsteigerung ergeben sich attraktive Argumente, um auf eine moderne Software zu setzen.
Zu den vielen Vorteilen gehören unter anderem:
Durch die Automatisierung vieler manueller Prozesse und den Wegfall händischer Excel-Listen kann jedes Unternehmen eine deutliche Produktivitätssteigerung erreichen.
Doch nicht nur die Produktivität steigt, sondern manuelle Eingabefehler werden konsequent eliminiert. Mitarbeiter müssen nicht mehr mit manuellen Eingabe- und Rechenfehlern kämpfen.
Ein TMS ist oftmals an Echtzeitdaten angebunden und kann deswegen stets auf aktuelle Informationen zugreifen. Somit profitiert der Treasury Manager von verlässlichen Daten.
Dank der Integration von Liquiditäts- und Schuldenmanagement kann das System Finanzierungskosten reduzieren, indem es die Konditionen verschiedener Finanzanbieter vergleicht.
Das System bietet dem Unternehmen und allen Mitarbeitern volle Transparenz zu allen wichtigen Finanzdaten. Es kann auch sinnvolle Kontroll- und Freigabeprozesse abbilden.
Doch nicht jede Implementierung bietet auch in jedem Fall alle Vorteile, denn es liegt natürlich auch am Unternehmen selbst, die passende Lösung zu finden. Das perfekte TMS gibt es in der Regel nicht, aber ein gutes System lässt sich in der Regel leicht identifizieren. Es muss primär alle notwendigen Funktionen adäquat abdecken, ohne zu weit über das Ziel hinauszuschießen. Denn wer bestimmte Funktionen nicht benötigt, muss meistens dennoch dafür bezahlen – das kann sich auch auf Schnittstellen und die Einführungszeit auswirken.
Weitere wichtige Aspekte sind viele Möglichkeiten zur Individualisierung an die eigenen Unternehmensprozesse sowie die stetige Weiterentwicklung durch den Anbieter. Denn die Finanz- und Treasury-Welt ist in ständiger Bewegung, eine schnelle Reaktionszeit seitens des Herstellers ist also Pflicht. Zuletzt muss sich das Treasury Management System auch auf Deutsch gut bedienen lassen, da selbst erfahrene Manager nicht zwangsläufig mit allen englischen Fachbegriffen vertraut sind.
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Es gibt mittlerweile eine unglaublich große Anzahl verschiedener Hersteller, die alle mit eigenen Lösungen überzeugen möchten. Auf den ersten Blick kann das unter Umständen verwirrend wirken, weil nur eine bedingte Vergleichbarkeit besteht.
Deswegen sollten Sie sich unbedingt vorab einige wichtige Fragen stellen:
Deckt das Treasury Management System alle für uns notwendigen Funktionen und Aufgaben ab?
Kann es mit einfacher und sinnvoller Bedienung überzeugen, damit die zukünftigen Nutzer gut zurechtkommen?
Hat es die passenden Schnittstellen, um sich an andere Systeme anbinden zu können?
Ist es zukunftsfähig und erweiterbar, und kann somit auch steigende Anforderungen meistern?
Passt die Preisgestaltung zu den Vorstellungen Ihres Unternehmens?
Sie müssen selbstverständlich Ihre persönlichen Anforderungen in den Mittelpunkt stellen, denn viele Systeme sind zum Teil stark konfigurierbar. Schließlich kann es zwar vorkommen, dass Sie bei dem einen oder anderen Punkt gegebenenfalls Abstriche machen müssen, doch prinzipiell gibt es aufgrund des großen Angebots viele adäquate Lösungen – auch Ihr Unternehmen kann auf diese Weise das richtige System finden.
Der Implementierungsprozess kann je nach vorhandener Unternehmensumgebung äußerst kompliziert sein. Je mehr andere Systeme, Workflows und Nutzergruppen involviert sind, desto umfangreicher sollten die Vorbereitungen sein. Insbesondere große Unternehmen geraten dabei schnell an ihre Grenzen und müssen oft monatelang planen, bevor eine Implementierung überhaupt erst infrage kommt. Junge und kleine Unternehmen können hingegen meistens die Prozesse einfach anpassen und damit schnell zum Erfolg kommen.
In beiden Fällen bieten sich zunächst Workshops an, um alle fachlichen und regulatorischen Anforderungen erfassen zu können. Zudem lassen sich auf diese Weise auch wichtige Aspekte zur Systemkonfiguration und Datenmigration oder -anbindung klären. Nach der Einführung selbst sind noch ausgiebige Tests zu leisten, um die einwandfreie Funktionsfähigkeit zu bestätigen. Die Implementierungsphase sollte ebenfalls eine umfangreiche Schulung aller zukünftigen Treasury Manager umfassen.
In der Regel stellt der Anbieter des Systems, von seiner Seite aus, erfahrenes Projektpersonal bereit, das bei der Implementierung unterstützt und berät. Für junge Unternehmen kann das eine große Hilfe sein, um bei der effizienten Einführung auch wirklich nichts zu vergessen.
Große Unternehmen profitieren ebenfalls von dieser Expertise, aber im Besonderen auch davon, dass ihre bereits etablierten internen Prozesse im System ganz hervorragend abgebildet werden können. Wenn man als Unternehmen hingegen auf eine eigene, individuelle Lösung setzen würde, wäre das mit erheblichen Aufwänden verbunden. Scheuen Sie also nicht davor zurück, auf Hilfe von außen zu setzen.
Die Frage zu den Kosten eines TMS lässt sich natürlich nicht pauschal beantworten, denn für gewöhnlich hat jedes Unternehmen seine ganz eigenen Anforderungen. Zudem erfordert die Anbindung in eine bereits bestehende Umgebung oftmals viele zusätzliche Personenstunden, um den automatischen Datenaustausch zu ermöglichen. Individuelle Lösungen resultieren also in ebenso individuellen Kosten – je komplizierter die Ausgangslage, desto höher können die finalen Kosten ausfallen.
Doch es gibt auch immer häufiger moderne Treasury Management System Software, die als SaaS über die Cloud bereitgestellt wird. Normalerweise gibt es dabei die Auswahl verschiedener Funktionspakete, eine weitreichende Individualisierung ist hingegen kaum möglich. Der große Vorteil ist jedoch ein überschaubarer monatlicher Nutzungspreis. Das kann sich besonders für große Unternehmen als attraktive und bahnbrechende Lösung erweisen. Der umfassende Service von Bilendo zeichnet sich beispielsweise dadurch aus, dass die SaaS-Lösung verschiedenste interne Prozesse großer Konzerne im Credit Management und Forderungsmanagement, mitsamt ihrer Komplexität, problemlos abbilden kann. Für die Kunden ist es von Vorteil, dass Bilendo die Implementierung, nach gründlichen Absprachen, weitestgehend eigenständig und in kurzer Zeit abwickelt, sodass für sie kein wirklicher Aufwand entsteht, und sie sich ganz auf die Expertise von Bilendo verlassen können. So wird eine solche Implementierung geradezu zu einem Vergnügen!
Überzeugen Sie sich in unserer Success Story mit Vergölst.
"Die Zusammenarbeit mit Bilendo ist zweifelsohne eine Erfolgsgeschichte, das kann man so sagen. Da sieht man, was mit einem jungen dynamischen Team möglich ist, das pragmatisch denkt, schnell umsetzt und proaktiv Verbesserungsvorschläge einbringt! Es gab keine komplizierten IT-Tickets, keine großartig langen Meetings. Stattdessen einfacher unkomplizierter Austausch und top Ergebnisse."
Christian Noack
Teamlead Credit Management bei Vergölst GmbH
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Ein Treasury Management System erfüllt heutzutage zahlreiche sinnvolle Aufgaben, die vor allem das Risiko-, Liquiditäts- und Schuldenmanagement umfassen.
Dadurch ergeben sich für das Unternehmen viele Vorteile, angefangen bei steigender Effizienz bis hin zur Minimierung von Fehlern und voller Datentransparenz.
Ein gutes TMS deckt alle Anforderungen Ihres Unternehmens ab, ist leicht zu bedienen und erlaubt eine einfache Anbindung an andere wichtige Systeme (wie etwa die AR-Automation-Software von Bilendo).
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