Success Story: AVP Autoland

Information zum Kunden

Die AVP Autoland GmbH & Co. KG steht für Qualität und Leidenschaft im Automobilhandel. Als der größte Händler in Ostbayern und renommierter Vertragshändler für Marken des Volkswagen-Konzerns (daher die Initialen: Audi, Volkswagen, Porsche) widmet sich das Unternehmen seit über 25 Jahren dem Service und Vertrieb dieser Marken. In dieser Zeit ist die AVP stark gewachsen und hat sich tief in der regionalen Gemeinschaft verwurzelt. 

Herausforderung

Gerade in Wachstumsphasen sehen sich alle großen Unternehmen mit einer Herausforderung konfrontiert, die das Tagesgeschäft im Finanzbereich stark beeinträchtigt: das Forderungsmanagement. Und das ging auch AVP Autoland so. Die Crux beim Forderungsmanagement ist, dass es von Komplexität und Ineffizienz geprägt ist. 

Angefangen bei den in Excel zu verwaltenden Mahnvorschlagslisten (exportiert aus dem ERP-System) über die aufwendig zwischen Service, Vertrieb und Buchhaltung zu klärende Offene-Posten-Liste bis hin zu den vielen Händen, durch die eine Mahnung zu gehen hat, ehe sie endlich verschickt werden kann, zusätzlich ausgebremst durch die lückenhafte Datenqualität in SAP. 

Aus diesem großen Aufwand resultierte bei AVP, dass Mahnungen in einem 14-tägigen Rhythmus an einem festgelegten Tag verschickt wurden. Dieses in vielen großen Unternehmen übliche Vorgehen hat den beträchtlichen Nachteil, dass Zahlungen später als nötig auf dem Konto eingehen, was den DSO in die Höhe treibt und die Liquidität beeinträchtigt. 

Neben den vielen manuellen Aufwänden hemmte die fehlende Transparenz über die einzelnen Prozessschritte und Prozessbeteiligten die Effizienz beim Forderungsmanagement. 

So wünschenswert zunehmendes Wachstum einerseits natürlich ist, so sehr verschärft es aufseiten des Debitorenmanagements die Situation. Also machte sich AVP Autoland auf die Suche nach einer geeigneten IT-Unterstützung, die für mehr Effizienz beim Forderungsmanagement sorgen sollte.

Ziele

Das Unternehmen ging mit der Erwartungshaltung auf die Suche, dass die unterstützende Software die oben beschriebenen Aufwände beim Klärungsmanagement und Mahnwesen deutlich reduzieren sollte. Idealerweise sollte es ein Tool fürs Forderungs- und Debitorenmanagement sein, das bereits nachweislich in der Automotive-Branche erfolgreich eingesetzt wird und für schnellere Zahlungseingänge sowie einen besseren Überblick über die debitorische Prozesslandschaft sorgt.

AVP erwartete ferner, dass sich durch die Automatisierung des Forderungsmanagements und des Mahnwesens die personelle Abhängigkeit und insgesamt der Personalaufwand verringern ließen. Umstellungsprozesse sind immer eine eigene Form der Herausforderung. Daher sollte die neue Software in der Lage sein, die internen Prozesse von AVP abzubilden, um die Umstellung so unkompliziert wie möglich zu machen. 

In Bilendo fand AVP Autoland schließlich eine Lösung, die die an sie gestellten Erwartungen in weiten Teilen erfüllte. 

Implementierung

Die Implementierung von Bilendo verlief einfach und unkompliziert. AVP Autoland konnte seine eigenen IT-Ressourcen weitestgehend schonen, da Bilendo mit seinem Implementierungsteam die Cloud-Software nahtlos in die IT-Infrastruktur von AVP integrierte. Die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit von Bilendo machten es möglich, nahezu alle prozessualen und technischen Herausforderungen zügig zu lösen. Die enge Zusammenarbeit mit den SAP-Dienstleistern von AVP sorgte für eine reibungslose Integration, sodass heute fast alle Anforderungen an die neue Lösung erfüllt sind.

Kurzfristige Erfolge und Ausblick

Heute kann AVP Autoland bestätigen, dass die Mitarbeitenden sehr viel weniger Aufwand ins Mahnwesen und in die Klärung der offenen Posten stecken müssen. Die internen Prozesse im Bereich Forderungsmanagement laufen deutlich besser ab als in der Vergangenheit, nicht zuletzt, weil nun damit viel weniger manuelle Tätigkeiten verbunden sind. Interne Absprachen zwischen den Abteilungen und zwischen den Standorten laufen ohne Medienbrüche ab und damit sehr viel reibungsloser. Das bedeutet zum einen eine gesteigerte Effizienz, zum anderen eine spürbare Entlastung der Mitarbeitenden und zum dritten eine verbesserte Qualität der Arbeit. 

Darüber hinaus profitiert das Team von der großen Benutzerfreundlichkeit der Cloud-Software. Die erfolgreiche Einführung einer neuen Software hängt immer auch von der Akzeptanz der Anwenderinnen und Anwender zusammen - die ist bei Bilendo voll und ganz gegeben. 

Ein weiterer Benefit ist der bessere Überblick und damit die Kontrolle über einzelne Vorgänge. In Bilendo können alle Informationen über einen Debitor bis hin zum kleinsten Beleg an einer zentralen Stelle gebündelt, verwaltet und im Bedarfsfall gefunden werden. Allein diese Tatsache ebnet den Weg, um offene Forderungen effektiv zu klären und die Forderungsbearbeitung zu beschleunigen.

Für die Zukunft erwartet AVP, den Mahnversand via Post oder E-Mail mithilfe von Bilendo nahezu komplett zu automatisieren und dadurch noch mehr manuelle Aufwände zu minimieren. Inzwischen sind fast alle Standorte mit der neuen Software ausgestattet und die Mitarbeitenden der entsprechenden Fachabteilungen arbeiten erfolgreich damit.

“Die Entlastung, die wir im Bereich Forderungsmanagement mithilfe von Bilendo erfahren, ist bereits nach kurzer Zeit spürbar. Unsere Mitarbeitenden (v. a. in der Debitorenbuchhaltung) sind befreit von zeitraubenden Routineaufgaben, die sich kontinuierlich wiederholen, und können sich auf andere wertschöpfende Aufgaben fokussieren.

Des Weiteren zeigt uns Bilendo immer wieder Mängel in unseren internen Prozessen (z. B. Service-Prozessen, Abwicklung in der Buchhaltung) auf, welche wir dadurch angehen und nach und nach beheben können.“

Christoph Leibl
Geschäftsführer (CFO) AVP Autoland GmbH & Co. KG