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02. November 2023 Markus Haggenmiller
Credit Management für Finance Executive 7 Min.
In der Transport- und Logistikbranche haben Sie gelernt, mit einer Schattenseite zu leben: mit dem Zahlungsverzug. Der beläuft sich durchschnittlich auf mehr als 10 Tage. 7 % der Forderungen werden gar nicht bezahlt. Aber wie das mit vielen Risiken ist - man lernt damit zu leben.
Dass das nicht ideal ist, wissen Sie selbst. Aber ist Ihnen auch bewusst, wie gefährlich das ist?
“Deutschland gilt als der führende Logistikmarkt Europas, gemäß dem Logistics Performance Index sogar der Welt. Als Gründe für den Erfolg der deutschen Logistikindustrie gelten unter anderem der zentrale geografische Standort sowie die hohe Qualität der Dienstleistungen und der Infrastruktur.” (Quelle Statista) Doch Ihre Branche steht unter Druck. Personalmangel, Corona-Krise und politische Konflikte sind nur drei Faktoren, die die Bedingungen seit geraumer Zeit zunehmend verschärfen.
Überall wird nach Effizienzsteigerung geschrien. An äußeren Faktoren können Sie dafür kaum etwas verändern. Also bleibt nur der Blick nach innen. Doch da wird auch nicht sofort klar, wie sich etwas verbessern ließe.
Transport und Logistik sind von Haus aus komplex, angefangen bei der Kundenstruktur über die einzelnen Leistungen bis hin zur Unternehmensorganisation. Wenn ein Unternehmen über mehrere Standorte verteilt ist, womöglich auch über mehrere Länder, wenn das Verhältnis zu Kunden von Schnelllebigkeit und Spontaneität geprägt ist, dann sind all diese Prozesse kaum zentral abbildbar.
Kein Wunder, dass Forderungen lange offen bleiben und Liquidität ein Problem ist, dass Ihre Branche zu den insolvenzanfälligen Branchen gehört. Zahlungsverzug und Maßnahmen sind bei Ihnen in der Buchhaltung zentrale Themen. Üblicherweise sind große Summen im Umlauf. Nicht selten hängt ein Großteil davon im Forderungsprozess fest und das Mahnaufkommen ist enorm.
Und damit ist die alles entscheidende Stellschraube benannt: Sie können die Forderungsbearbeitung effizienter machen. Auf den ersten Blick erscheint das nicht ohne Weiteres möglich. Denn das Forderungsmanagement bzw. Debitorenmanagement ist ein so komplexer Bereich in Ihrer Finanzverwaltung, dass dem mit Digitalisierungsprojekten nicht ohne Weiteres beizukommen ist. Auch nicht mit Ihrem hoch leistungsfähigen ERP-System (oder gerade deswegen nicht).
Doch genau das ist die erwähnte Stellschraube: Komplexität abbauen, Prozesse optimieren, Abläufe automatisieren. Damit manuelle Aufwände weniger werden, unternehmensweite Standards entstehen und Übersicht über den Stand der Dinge hergestellt und kommuniziert werden kann.
Wir stellen Ihnen die 4 Maßnahmen vor, mithilfe derer Ihnen das gelingt.
Indem Sie ALLE debitorischen Prozesse auf einer zentralen Plattform abbilden, schaffen Sie einen “Single Point of Truth", an dem unternehmensweit alles verwaltet und kontrolliert werden kann. Wichtige Daten, Dokumente, die ganze Kommunikation rund um einen Kunden verschwindet nicht in einzelnen Köpfen, Abteilungen und Standorten, sondern ist vollkommen transparent dargestellt.
Alle Daten im Überblick
So sind Sie und Ihre Mitarbeitenden mit wenigen Klicks auf dem aktuellen Stand und wissen über alles Notwendige Bescheid.
Die Suche nach der Antwort auf die Frage, warum eine offene Forderung so lange offen bleibt, wirft eine andere Frage auf, mit der Ihre Buchhaltung vor allem Ihren Vertrieb in sämtlichen Standorten auf Trab hält: Wer hat mit dem Kunden was wann abgesprochen?
Diese Suche gleicht einer Schnitzeljagd (allerdings ohne den Spaßfaktor), denn sie geht kreuz und quer durchs Unternehmens, folgt der Spur von Mailings, von handschriftlichen Notizen, von Telefonaten und mündlichen Absprachen, über Abteilungsgrenzen hinweg und bleibt allzu oft in verschiedenen Standorten oder unklaren Zuständigkeiten stecken. Und ob am Ende ein Schatz gehoben werden kann, ist auch fraglich.
Da kein ERP-System echte Abhilfe schaffen kann, werden Listen geführt, meist Excel-Listen, um offene Posten zu klären. Der manuelle Aufwand ist enorm und eine tagesaktuelle Übersicht ist so nicht herzustellen.
Entscheidender Hebel ist an dieser Stelle, die interne Kommunikation zu verbessern, und zwar mithilfe konfigurierbarer Workflows. Wer soll bei einer Zahlungsstörung involviert werden? Wie soll die Rückmeldung aussehen? Wann ist der richtige Zeitpunkt, den Vorgang zu eskalieren? Wann wird der Mahnstopp gesetzt und wieder aufgehoben? Konfigurieren Sie selbst, wie die interne Klärung aussehen soll.
Workflows zum selbst konfigurieren
So vermeiden Sie Irrwege durchs Unternehmen, durch Standorte und Abteilungen, sowie Zettelwirtschaft, Medienbrüche, Versäumnisse, manuelle Aufwände und Zeitverlust. Und das eine oder andere graue Haar.
Komplexe Prozesse und verzögerte Klärung offener Forderungen haben zur Folge, dass Mahnungen blockweise und nicht kontinuierlich verschickt werden. Das ist nicht nur in Ihrem Unternehmen ein Thema, dieses Problem eint alle großen Unternehmen Ihrer Branche (und darüber hinaus). Standardfälle werden automatisiert gemahnt, aber die sind nicht das Problem. Und leider auch nicht die Regel. Traurige Regel ist das Kuddelmuddel rund um die zu klärenden Zahlungsstörungen. Denn hier verstecken sich die Aufwands- und Kostentreiber. Und entscheidende Gründe für zu lange offene Forderungen und Zahlungsverzug.
Am Ende eines optimierten, Workflow-basierten Klärungsmanagements steht die unmittelbare Freigabe der Mahnung - ohne manuelles Zutun. Das heißt, Sie sorgen für einen zeitnahen und kontinuierlichen Mahnversand, der zur Folge hat, dass Zahlungen schneller auf Ihrem Konto eingehen. Sie eliminieren die internen Faktoren, die zu einem Zahlungsverzug führen und die Forderungslaufzeit (die Days Sales Outstanding, kurz DSO) wird kürzer.
Mahnversand ohne Mehraufwand als zentrale Maßnahme bei Zahlungsverzug
Gebildete Rücklagen müssen nicht mehr für einen drohenden Zahlungsausfall vorgehalten werden. Zusammen mit der steigenden Liquidität betrachtet, liegt da doch ein kleiner bis mittelgroßer Schatz begraben - den Sie unbedingt heben sollten!
Eine Maßnahme, die sich im Vorfeld immer empfiehlt, ist, für ein solides Management des Debitorenrisikos zu sorgen. Denn wenn Sie und Ihr Vertrieb einen Kunden aus dem Stand heraus sofort punktgenau einschätzen können, beugen Sie dem Zahlungsverzug vor. Auf einen Blick sollten Sie Antworten auf alle wichtige Fragen finden, z. B.:
Wie sieht es mit der Zahlungsmoral insgesamt aus?
Was hat sich in den vergangenen Monaten verändert?
Gibt es eine neue Risikoklasse?
Ist das Kreditlimit schon ausgereizt?
Das Debitorenrisiko auf einen Blick
Das gelingt Ihnen, indem Sie für ein modernes Credit Management sorgen, bei dem alle Zahlen, Daten und Fakten zur Risikobewertung zusammenlaufen, externe wie interne Informationen. Bei dem die Entwicklung eines Kunden abgebildet ist. Und (!) bei dem Sie sofort reagieren können, indem Sie Scoring-Parameter selbst flexibel anpassen und ohne große interne Aufwände für die Freigabe eines neuen Kreditlimits sorgen sowie die Kreditrichtilinien selbst anpassen. Mehr dazu finden Sie in unserem Artikel Offene Forderungen zum Jahresabschluss stressen die Logistik.
Umfassende Hintergrundinformationen allgemein zum Thema Effizienzsteigerung beim Debitorenmanagement in Ihrer Branche erhalten Sie in unserem Whitepaper zum kostenfreien Download.
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Zahlungsverzug ist ein bekanntes und beinahe akzeptiertes Übel in der Transport- und Logistikbranche.
Gewinnmargen sind niedrig (3-5%), da kann ein Zahlungsausfall eine existenzielle Gefahr darstellen.
Wichtig ist, die Komplexität beim Forderungsmanagement abzubauen, um interne Faktoren für zu lange offene Forderungen zu eliminieren.
Mit konkret umsetzbaren Maßnahmen beim Zahlungsverzug (siehe oben) können Sie die Gefahr bannen.
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