Offene Forderungen zum Jahresabschluss stressen die Logistik

Offene Forderungen und Jahresabschluss - es drängt!

An diesem Punkt fallen zwei Reizthemen zusammen, die besonders Ihrer Buchhaltung keinen Spaß machen: offene Forderungen und Jahresabschluss. In der Transport- und Logistikbranche ist das ein Problem. Denn leider sind hier Forderungen überdurchschnittlich lange offen (mit einem Zahlungsverzug von mehr als 10 Tagen) und 7 % aller Forderungen werden gar nicht bezahlt. 

Und jetzt, zum Jahresabschluss wird das Thema besonders drängend, denn im letzten Quartal reflektieren Sie wie die meisten Unternehmen Ihre finanzielle Gesundheit, es stehen steuerliche Verpflichtungen an und es gilt, die Grundlage für die zukünftige Finanzplanung zu legen. Spätestens jetzt steht das Working Capital auf dem Prüfstand und die eklatante Diskrepanz zwischen Soll und Ist des DSO-Werts verursacht Stress. 

Also drängelt auch die Frage, wie Sie das Risiko eines Verzugs oder gar Zahlungsausfalls realistisch einschätzen und reduzieren können, wie sich die Finanzkennzahlen zum Jahresende verbessern lassen. Und was in Zukunft besser laufen müsste, damit Sie sich den ganzen Stress vom Hals halten können - nicht nur zum Jahresende, sondern idealerweise ganzjährig. 

Ursachen für lange offene Forderungen

Als Unternehmen im Bereich Transport und Logistik haben Sie es mit einer hohen Anzahl an Kunden zu tun, die unterschiedlichste Anforderungen an Sie stellen, mit denen Sie also verschiedene Vereinbarungen verbindet. Das Portfolio Ihrer Leistung ist komplex, von spontanen Zusatzleistungen ganz zu schweigen. Knappe Zahlungsziele sind üblich, deswegen bedeutet das Mahnwesen auch einen enormen Aufwand. 

Das alles im Detail buchhalterisch abzubilden und zu verwalten, ist eine brachiale Herausforderung. Ganz besonders wenn Sie, wie die meisten Unternehmen aus der Branche, über eine Organisationsstruktur verfügen, die aus einem Finanzbereich in der Zentrale und einem dezentralen Vertrieb besteht. Und dann noch über verschiedene Standorte verfügen, vielleicht sogar über mehrere Länder verteilt. 

Selbst wenn alles ideal läuft, hat Ihre Buchhaltung gut zu tun, diesen Umständen gerecht zu werden. Leider kennzeichnet “ideal” selten den Alltag eines Transport- und Logistikunternehmens, denn dieser ist mitunter von Reklamationen und Zahlungsstörungen geprägt, von Zusatzleistungen und Sonderabsprachen, die es aufwendig zu verwalten gilt. Darum bleiben offene Forderungen unangenehm lange offen und folglich leidet die Liquidität. Oder vieles fällt in der Hektik des Alltags unter den Tisch und wird überhaupt nicht vernünftig und übersichtlich erfasst.

Erschwerend kommen steigende Kosten, hoher Konkurrenzdruck, Nachhaltigkeitsthemen und komplexe Lieferketten hinzu. Und nicht zuletzt sind die Krisen der vergangenen Jahre zwar nicht allein dafür verantwortlich, haben aber erheblich zur Insolvenzanfälligkeit Ihrer Branche beigetragen. Es sind üblicherweise große Summen im Umlauf und Gewinnmargen sind niedrig. Da können zu lange offene Forderungen zum Jahresabschluss (ganz zu schweigen von Zahlungsausfällen) zu einem existenziellen Risiko werden.

Folgen 

In vielen Unternehmen Ihrer Branche werden Rücklagen gebildet, um Forderungsausfälle zu kompensieren. Diese Strategie ist in vielerlei Hinsicht fatal. Denn zum einen könnten diese Rücklagen gewinnbringend anderweitig investiert werden. Und zum anderen lässt sich ein Ausfall nicht ohne weiteres kompensieren, wie Thomas Bravo, Mitglied des Vorstands des Bundesverbands Credit Management Österreich (BvCM AT), mit einer Beispielrechnung belegt: “Bei einem Forderungsausfall von 5.000,- Euro und 2 % Umsatzrendite sind 250.000,- Euro Mehrumsatz nötig, um den Ausfall zu kompensieren.” 

Statt sich mit dem Risiko eines Ausfalls abzufinden und die möglichen Folgen aufzufangen, ist es sinnvoller, dafür zu sorgen, dass es erst gar nicht so weit kommt. Am Konkurrenzdruck, an komplexen Lieferketten und an den Folgen von Krisen können Sie für Ihr Unternehmen nicht viel rütteln. Aber Sie können Forderungsrisiken kalkulierbar machen und Ihre internen Prozesse verbessern, die ein wesentlicher Grund für zu lange offene Forderungen sind. Und mithilfe sinnvoller Automatisierung das hohe Mahnaufkommen stemmen. 

Debitorenrisiko kennen und verwalten

Wenn Sie vor einem Geschäftsabschluss realistisch einschätzen können, wie hoch die Wahrscheinlichkeit für einen Zahlungsverzug bzw. -ausfall ist, haben Sie schon viel gewonnen. Doch dazu brauchen Sie verlässliche Kundendaten und ein valides Credit Scoring. Und damit legen wir einen Finger in eine ganz schön große Wunde!

Ihre Kundenstruktur ist so heterogen, die Marktbedingungen ändern sich so rapide - Credit Scoring ist da eine echte Herausforderung. Vielleicht geht es Ihnen, wie es den meisten großen Unternehmen aus der Transport- und Logistikbranche geht: die Anpassung der Parameter ist nicht ohne Weiteres möglich, extern erhobene Daten sind nicht immer aktuell bzw. aussagekräftig, also setzen Sie auf eigene Erfahrungswerte und Daten - doch wie sollen die tagesaktuell erhoben und unternehmensweit abgebildet werden? 

Und dann ist da noch der aufwendige Limitprozess, wenn es darum geht, ein neues Kreditlimit intern freigeben zu lassen. Der Kommunikationsaufwand ist enorm und mit viel Zeitverlust verbunden. Abgesehen davon, dass daran Prozesskosten hängen und Ihnen Personalressourcen abhandenkommen, kann sich in der Zwischenzeit aufseiten des Kunden wieder etwas verändert haben, ein Geschäft kann Ihnen durch die Lappen gegangen oder risikoseitig falsch eingeschätzt worden sein. 

Und schon bleibt der Posten länger offen als erwartet und als nötig. Und schon sind Sie weniger liquide, als Ihnen lieb ist. Und schon haben Sie mehr Sorgen, als Sie brauchen können.

Die Lösung

Lassen Sie sich bei einer realistischen Kundenbewertung und beim Credit Scoring von einer passenden Software-Lösung unterstützen,  

• die es Ihnen möglich macht, die gefragten Parameter flexibel anzupassen, 

• die via Schnittstelle externe Daten abbildet und 

• diese sowie die selbst erhobenen Daten automatisch aktualisiert und 

• an einer zentralen Stelle abbildet. 

• die den abstrakten Score in eine leicht verständliche Risikoklasse überträgt.

Den Kunden und das Risiko im Überblick

Mit wenigen Klicks sind Sie (und Ihre Mitarbeitenden im Vertrieb) über das Risiko mit einem Kunden im Bilde, immer und überall, auch mobil, um die richtigen Entscheidungen zu treffen. 

Oft ist an dieser Stelle ein weiterer Schritt entscheidend: das eingerichtete Kreditlimit lässt den neuen Geschäftsabschluss nicht zu und ein neues Limit muss her. Doch bis das durchgewunken ist, vergeht zu viel Zeit, und Kapazitäten für den ganzen Aufwand haben Sie auch nicht immer. 

Auch in diesem entscheidenden Punkt kann Ihnen eine geeignete Softwarelösung unter die Arme greifen, indem sie die ganze Kommunikation für den Limitprozess abbildet und automatisch organisiert. Freigaberichtlinien können Sie ebenso wie Kreditrichtlinien flexibel selbst anpassen, statt sie aufwendig programmieren zu lassen.

Leicht gemachter Limitprozess

Nicht zuletzt ist es Ihnen auf diese Weise möglich, zu dokumentieren, wer welches Limit wann und warum vorschlagen und freigegeben hat. Der ganze Limitprozess wird effizienter, einfacher und transparenter. 

Und trotzdem wird es immer wieder dazu kommen, dass Forderungen länger als geplant offen bleiben. Geschieht dies aufgrund von Faktoren, die Sie nicht beeinflussen können, ist das eine Sache. Etwas ganz anderes ist ein Aspekt, der gerne übersehen und gar nicht hoch genug eingeschätzt werden kann: Ihre internen Prozesse bei der Verwaltung der offenen Forderungen.

Offene-Posten-Verwaltung optimieren

Bei Finanzprozessen sind in jedem Unternehmen immer viele Bereiche involviert und Abteilungsgrenzen markieren immer auch Grenzen im Prozess. Also beginnt dieser zu stolpern und zu stottern, nehmen manuelle Aufwände genauso zu wie die interne Kommunikation, die Forderungslaufzeit (DSO) wird größer und der eine oder andere Fehler schleicht sich ein. Und schon bleibt Kapital im Forderungsprozess gebunden, das Sie ganz gut brauchen könnten. 

Ganz besonders gilt das für Unternehmen, die über mehrere Standorte verfügen und über verschiedene Länder verteilt sind. Auch das noch so leistungsstarke ERP-System wird nie in der Lage sein, einzelne Prozesse abzubilden und bis auf den kleinsten Beleg heruntergebrochen für Transparenz und Übersicht zu sorgen. 

Mit IT-Unterstützung

Indem Sie eine Software zum Einsatz bringen, die als Add-on zu Ihrem ERP-System fungiert, auf der Sie alle debitorischen Prozesse abbilden, lösen Sie das Problem. 

Alle Daten über einen Geschäftsbereich, eine Kundengruppe, eine Kunden, einen einzelnen Beleg finden Sie und alle, die es angeht, an einer zentralen Stelle. 

Alle wichtigen Daten zum Kunden auf einen Blick

Bei Zahlungsstörungen muss niemand mehr Umwege bei der internen Klärung gehen, die Workflows dafür können Sie selbst konfigurieren. 

Optimierte, weil unkomplizierte Offene-Posten-Klärung

Mit wenigen Klicks wird klar, wer mit dem Kunden was wann abgesprochen hat, ob ein Mahnstopp gerechtfertigt ist oder nicht, ob er aufgehoben werden kann oder ob ein Vorgang eskaliert werden muss.

Indem Sie sich den ganzen manuellen Aufwand sparen, der üblicherweise bei der Offene-Posten-Verwaltung anfällt (Stichwort “Mahnvorschlagsliste”), kann das Mahnwesen kontinuierlich stattfinden und nicht mehr blockweise. Es spielt keine Rolle, wie viele offene Forderungen im Mahnprozess landen, wie groß das Mahnaufkommen ist. Und Forderungen sind nicht mehr länger offen als unbedingt nötig. 

Wider dem extrem hohen Mahnaufkommen

Mithilfe einer solchen Software-Unterstützung gelingt es Ihnen, unternehmensweit für Standards im Debitorenmanagement zu sorgen, angefangen bei der Risikoeinschätzung über die Offene-Posten-Klärung bis hin zum automatischen Mahnlauf. Unabhängig davon, über wie viele Standorte Sie verfügen, in wie vielen Ländern Sie vertreten sind und wie viele Debitoren Sie verwalten. Alle Daten und Informationen laufen an einem “Single Point of Truth” zusammen, der tagesaktuell alles abbildet, was Sie brauchen und wissen müssen.

Weitere Details zu der Frage, wie Sie in der Transport- und Logistikbranche die Offene-Posten-Verwaltung optimieren können, finden Sie in unserem Artikel Maßnahmen Zahlungsverzug: 4 Tipps für Transport und Logistik und umfassende Hintergrundinformationen allgemein zum Thema Effizienzsteigerung beim Debitorenmanagement in Ihrer Branche in unserem Whitepaper zum kostenfreien Download.

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Management Summary

• Komplexe debitorische Prozesse kennzeichnen alle großen Unternehmen aus der Transport- und Logistikbranche. 

• Denn komplex und vielseitig sind auch die (Zusatz-)Leistungen und Kundenbeziehungen.

• Die Branche ist geprägt von geringen Margen und langen Forderungslaufzeiten.

• Im Forderungsprozess gebundenes Kapital fehlt in der Kasse. 

• Zu lange offene Forderungen werden zum Jahresabschluss (spätestens) ein großes Problem und können im schlimmsten Fall die Existenz kosten. 

• Eine valide Risikobewertung und ein Limitprozess ohne Hürden ist der erste Schritt in Richtung Effizienzsteigerung.

• Der zweite Schritte sind die optimierten internen Prozesse bei der Forderungsbearbeitung.