Verbindlichkeiten sind die eine Sache. Forderungen die andere. Wenn mit ein und demselben Geschäftspartner beides zusammenkommt, dann ist das für Ihre Buchhaltung immer eine Herausforderung. Es fehlt an Überblick und an einer effizienten Möglichkeit, Salden gegeneinander zu verrechnen und darauf basierend die Prozesse sauber auszusteuern. Folglich gerät die Forderungseintreibung aus dem Takt und schwächelt die Liquidität Ihres Unternehmens. 

Dieses zeitraubende und auch kostspielige Problem lässt sich ohne großen Zusatzaufwand mithilfe von Bilendo lösen.

Kreditorische Debitoren - eine Plage für Ihre Buchhaltung 

Buchhaltung lebt von Ordnung und Struktur - darauf beruhen Planbarkeit und Rechenschaft. Leider sind gerade in Ihrer Branche, in Transport und Logistik, beide Bereiche permanent bedroht. 

Einer der Gründe sind die kreditorischen Debitoren, also Ihre Geschäftspartner, die Sie sowohl kreditorisch als auch debitorisch erfassen. Klassisches Buchhaltungsbeispiel hierfür sind Reklamationen bei bereits bezahlter Ware. 

Als kreditorische Debitoren führen Sie aber auch all jene Subunternehmer oder Spediteure, denen Sie einerseits Ihre Leistung in Rechnung stellen (z. B. indem Sie ihm ein Transportmittel samt Fahrer zur Verfügung stellen), von dem Sie aber andererseits auch Leistungen empfangen und in Form von Verbindlichkeiten verbuchen (da er für Sie Transporte fährt).

Dieser Anspruch darf nicht mit den restlichen Verbindlichkeiten saldiert werden. Und darin liegt die Krux. Wenn Verbindlichkeiten neben Forderungen stehen, geraten debitorische Prozesse ins Stolpern. 

Zum einen, weil es eine Herausforderung ist, die unterschiedlichen Salden gegeneinander abzubilden und zu verrechnen, also einen Überblick über den tatsächlichen Stand der Dinge herzustellen. Zum anderen, weil oft gezögert wird, selbst eine Verbindlichkeit zu begleichen, wo doch noch so viele Forderungen offen sind. Meist wird erst einmal abgewartet, wie sich die Gegenseite verhält. 

Abwarten ist beim Debitorenmanagement in vielerlei Hinsicht gefährlich und - so paradox es klingt - aufwendig. Wer entscheidet, wie lange? Wann wird der Posten durch wen erneut angeschaut? Wenn ein Mahnstopp eingerichtet wurde, wer denkt daran, den wieder aufzuheben? Was wurde mit dem Geschäftspartner überhaupt abgesprochen? Durch wen? Und wo ist das dokumentiert? 

Viele kleine Fragen, die zusammengenommen zu einer echten Plage werden.

Von der Plage zum existenziellen Problem

Da es mit gängigen ERP-Systemen eine Herausforderung ist, kreditorische Debitoren vernünftig abzubilden (und nur durch teures, aufwendiges und starres Customizing zu bewältigen ist), werden manuelle Listen geführt, um den Überblick zu bewahren. Diese Listen haben etwas von einem Schneeball: der Aufwand nimmt immer weiter zu und Ihre Mitarbeitenden aus der Debitorenbuchhaltung werden nie fertig, die zu aktualisieren (wobei hier eher das Bild von Syssiphus passt, der den Schneeball den Berg hinaufzurollen versucht). 

Mal abgesehen davon, dass manuelle Tätigkeiten fehleranfällig sind, sind sie zeitintensiv und alles andere als effizient (und münden meist in eine ausufernde internen Kommunikation). Dabei ist Effizienzsteigerung ein dringendes Gebot der Stunde, das alle Unternehmen in der Transport- und Logistikbranche eint.

Denn wenn Übersicht über kreditorische Debitoren fehlt, Prozesse ineffizient sind, manuelle Aufwände Zeit rauben und Fehler verursachen, dann bleiben Zahlungen aus, leidet die Liquidität und steigt die Insolvenzanfälligkeit. 


Bilendo als Saldenlisten-Retter

Bilendo ist eine Cloud-Software zur Optimierung Ihres Debitorenmanagements. Einer der großen Vorteile ist, dass Sie in Bilendo unternehmensweit Saldenlisten übersichtlich darstellen. Und auf Basis dieser Darstellung können Sie notwendige Prozessschritte konfigurieren, die daraufhin ganz von alleine angestoßen werden. So legen Sie mithilfe dieser Workflow-basierten Automatisierung fest, wie mit dem jeweiligen Posten umzugehen ist, ohne dass dieser wiederholt individuell angeschaut und bewertet werden muss.  


Kreditorische Debitoren sauber abgebildet
Kreditorische Debitoren und alle Salden im Überblick


Dadurch gibt es keine manuellen Aufwände mehr, und die Aufwände für die interne Kommunikation reduzieren sich auch spürbar. Die konfigurierbaren Workflows sorgen dafür, dass Prozesse der Offene-Posten-Klärung automatisch, also von selbst ablaufen (Stichwort AR Automation). Mahnungen gehen dadurch kontinuierlich raus, was zu einer zuverlässigen Liquidität führt. 

Und um die Kompatibilität mit Ihrer bestehenden IT-Infrastruktur müssen Sie sich auch keine Sorgen machen. Die Lösung kann ganz einfach als Add-on und ohne großen Aufwand vonseiten Ihrer IT implementiert werden und ist mit allen branchenüblichen ERP- und Transportsystemen kompatibel. 

Danach bilden Sie ganze Geschäftsbereiche und Standorte bis zum kleinsten Beleg sauber ab und verwalten Ihre kreditorischen Debitoren ganz einfach mit ein paar Klicks. 

Auf irgendetwas warten muss dann keiner mehr. Vielleicht auf den Jahresabschluss, der beweisen wird, wie sehr ein effizientes Debitorenmanagement dem Working Capital zuträglich ist.


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Management Summary:

  • Kreditorische Debitoren sorgen für großen Aufwand in der Buchhaltung von Unternehmen aus der Transport- und Logistikbranche.

  • Saldenlisten lassen sich nicht sauber nebeneinander abbilden, ihre Verrechnung ist nur schwer möglich. 

  • Der manuelle Aufwand für Ihre Mitarbeitenden ist enorm.

  • Die Forderungsbearbeitung zieht sich dadurch in die Länge, die Liquidität ist niedrig und das Insolvenzrisiko hoch. 

  • Bilendo ist eine Cloud-Software fürs Debitorenmanagement, auf der Sie Ihre Geschäftspartner in einem 360°-Überblick und mit allen Salden transparent abbilden können.

  • Konfigurierbare Workflows sorgen dafür, dass jeder einzelne Posten in eine gut strukturierte Klärung und schließlich ins Mahnwesen überführt wird

  • Dadurch spielt es keine Rolle, ob ein Geschäftspartner ein kreditorischer Debitor oder eine debitorischer Kreditor oder einfach nur ein Kunde ist.