Debitorenbuchhaltung: Buchungssätze erklärt

Was sind Buchungssätze?

Buchungen sind ein altbewährtes Mittel der doppelten Buchführung, die bereits seit Jahrhunderten praktiziert wird. Früher geschah das noch tatsächlich mit dicken Büchern, die alle Wertbewegungen auf hunderten von Seiten festgehalten haben. Heute erledigt das meistens eine moderne Buchführungssoftware komplett digital und mit minimalem Aufwand.

Ein Buchungssatz erfasst dabei genau eine Bewegung, die in ihrer Grundform „Soll an Haben“ lautet. Das bedeutet, es werden immer mindestens zwei Konten berührt. Auf einem Konto reduziert sich der Wert, auf dem Gegenkonto steigt er dafür um den gleichen Betrag an. Das soll sicherstellen, dass alle Geschäftsvorfälle transparent und lückenlos erfasst werden.

Vor allem in der Debitorenbuchhaltung sind Buchungssätze eine notwendige Bedingung, um alle Schulden korrekt erfassen zu können – Ihr Forderungsmanagement vertraut darauf.

Buchungssätze in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung

Aufgrund ihrer wichtigen Bedeutung für den Geschäftserfolg kommt der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung eine besondere Stellung zu. Sie erfasst Debitoren (Schuldner), die bereits Leistungen auf Rechnung erhalten haben, sowie Kreditoren (Gläubiger), die dem Unternehmen eine Vorleistung erbracht haben.

Jeder Schuldner hat dabei ein eigenes Debitorenkonto, damit alle Forderungen problemlos zugeordnet werden können. Bewegungen werden anschließend bei der Rechnungsstellung, und wenn der Schuldner die Forderung bezahlt hat, gebucht. Gleiches gilt für das Kreditorenkonto, wobei aber hier das eigene Unternehmen unter Zugzwang steht.

Buchungssätze bilden

Eine ordentliche Debitorenbuchhaltung erfordert korrekte Buchungssätze, die man immer im Voraus bilden sollte. Das gelingt anhand fünf einfacher Schritte, die nach kurzer Einarbeitung sehr leicht zu beherrschen sind – moderne Tools übernehmen den Rest.

Halten Sie sich dafür einfach an die folgenden Fragen als Hilfestellung:

1. Welches sind laut Kontenplan die betroffenen Konten?

2. Sind es Aktiv- und Passiv- oder Aufwands- und Ertragskonten?

3. Handelt es sich um Zugänge oder Abgänge auf den betroffenen Konten?

4. Werden die Bewegungen auf der jeweiligen Soll- oder Habenseite verbucht?

5. Wie lautet letztlich der „Soll an Haben“-Buchungssatz?

Anhand dieser einfachen Fragen und Schritte lassen sich die meisten Buchungssätze für die Debitorenbuchhaltung und die weitere Buchführung bestimmen. Mit genug Erfahrung kann ein Buchhalter die meisten Buchungssätze anschließend sogar im Kopf bilden.

Buchungssätze mit Umsatzsteuer: Beispiel

Ein Unternehmen muss bei jeder Rechnung die Umsatzsteuer ausweisen, die in Deutschland größtenteils bei 19 % liegt (mit Ausnahme der reduzierten Mehrwertsteuersätze). Bei einer typischen Buchung auf ein Debitorenkonto erfolgt also gleichzeitig eine Bewegung auf dem Konto für Umsatzsteuer, um die enthaltenen 19 % separat zu erfassen.

Buchungssatz mit Umsatzsteuer am Beispiel einer 1.190 € Rechnung:

Begleicht der Debitor im Anschluss seine Rechnung, erfolgt je nach Zahlungsart ein Buchungssatz wie „Bank an Debitorenkonto 1.190 €“, der das Debitorenkonto wieder voll ausgleicht. Der Schuldner hat damit sein Konto wieder genullt.

Buchungssätze mit Vorsteuer: Beispiel

Bei der Kreditorenbuchhaltung spielt wiederum die Vorsteuer eine wichtige Rolle, die ein Unternehmen beim Einkauf bezahlt und später bei der Umsatzsteuererklärung von der Umsatzsteuer wieder abziehen kann. Diese ist ebenfalls meistens mit 19 % angegeben, in diesem Fall aber im dazugehörigen Vorsteuerkonto auf der Soll-Seite.

Buchungssatz mit Vorsteuer am Beispiel einer 1.190 € Rohstofflieferung:

Der Gesamtbetrag, den das Unternehmen dem Lieferanten schuldet, beläuft sich auf 1.190 €. Dafür hat es Rohstoffe im Wert von 1.000 € erhalten und musste 190 € Vorsteuer veranschlagen. Auf Seite des Lieferanten gibt es dafür ein entsprechendes Debitorenkonto.

Debitorenbuchhaltung im effizienten Forderungsmanagement 

Eine saubere Buchführung ist nicht nur aus gesetzlichen und steuerlichen Aspekten ein absolutes Muss, sondern sie erleichtert Ihrem Forderungsmanagement auch die Arbeit. So sind dank eines übersichtlichen und korrekt gepflegten Debitorenkontos im Falle von Zahlungsverzug schnelle und korrekte Mahnungen möglich.

Insbesondere in Verbindung mit der zukunftsweisenden AR-Automation-Software von Bilendo können Sie auf einfache Weise Ihre Mahnprozesse revolutionieren. Das intelligente Mahnwesen hilft Ihren Mitarbeitern dabei, alle Daten im Überblick zu behalten und auf Wunsch sogar automatische Zahlungserinnerungen zu verschicken.

Dadurch wird ein mehrstufiges und automatisiertes Mahnwesen sprichwörtlich zum Kinderspiel. Ihre Forderungsmanager haben anschließend mehr Zeit, sich auf die schwierigen Fälle zu konzentrieren.

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Management Summary

• Buchungssätze dienen dazu, alle Geschäftsvorfälle und Wertbewegungen im Unternehmen transparent erfassen zu können.

• In der Debitorenbuchhaltung spielen Buchungssätze ebenfalls eine tragende Rolle, damit alle Schulden korrekt auf Debitorenkonten verbucht werden.

• Beachten Sie, dass Ausgangsrechnungen an Kunden immer Buchungssätze mit Umsatzsteuer benötigen – bei Eingangsrechnungen gibt es hingegen die Vorsteuer.

• Die Debitorenbuchhaltung dient ebenfalls dem Forderungsmanagement als solide Grundlage, um offene Rechnungen zügig einzufordern.

• Im Zusammenspiel mit der modernen AR-Automation-Software von Bilendo gelingt das sogar noch besser – Ihre Forderungsmanager arbeiten dann umso effizienter.

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