Cash Application ist der Prozess des Abgleichs einer Zahlung eines Kunden mit der entsprechenden Rechnung im Debitorenbuch (OPOS Liste). Es ist ein wesentlicher Bestandteil des Accounts Receivable Managements. Cash Application hat mehrere Bestandteile:
-
Zahlung: Die Zahlung ist der Geldtransfer vom Käufer zum Lieferanten. Es gibt sie in unterschiedlichsten Formen, wie z.B. Papierschecks, Überweisungen, ACH, Einkaufskarten oder virtuellen Kreditkartenzahlungen.
-
Zahlungsavis: Das Zahlungsavis, auch einfach als Verwendungszweck bekannt, sind die Daten, die beschreiben, warum eine Zahlung getätigt wird. Das Zahlungsavis kann die Rechnungsnummer(n) enthalten, die mit den Mitteln beglichen werden. Es kann aber auch andere Informationen über die Zahlung enthalten, z. B. den Hinweis, dass der Käufer nur 75 % des Rechnungsbetrags zahlt, weil die gelieferten Produkte beschädigt waren. Das Zahlungsavis wird oft zusammen mit der Zahlung übermittelt, z. B. im Vermerk, kann aber auch getrennt von der Zahlung per E-Mail, Telefonanruf oder über ein Webportal erfolgen.
-
Rechnung: Die Rechnung ist der Grund, warum die Zahlung veranlasst wurde. Man verwendet das Zahlungsavis, um zu verstehen, welche Rechnung mit den vom Käufer überwiesenen Mitteln bezahlt wird. Sobald der Cash Application Spezialist die Zahlung mit der Rechnung "abgeglichen" hat, markiert er die Rechnung im internen Debitorenbuch als bezahlt.
Mithilfe moderner Software lassen sich die immer wieder anfallenden aufwendigen Routinearbeiten Ihrer debitorischen Prozesse ganz einfach automatisieren. Was dabei besonders viel Aufwand verursacht und wie die Optimierung dieses schwerfälligen Prozesses finanzielle sowie personelle Ressourcen einsparen kann, erfahren Sie in unserem Artikel “Wie Sie von Accounts Receivable Automation profitieren”.