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20. Juni 2023 Nils Müller
Controlling & KPI für Buchhalter 6 Min.
Professionelles Forderungsmanagement umfasst viele wichtige Aufgaben im Unternehmen, mit dem Ziel, zügig offene Forderungen einholen zu können. Denn eine schnelle Bezahlung ist oft die Grundlage für eine gesunde Liquidität. Treffen Zahlungen hingegen verspätet ein oder geraten langfristig in Verzug, kann im schlimmsten Fall sogar eine Abschreibung drohen. Mit den richtigen Tipps können Sie jedoch Ihr Forderungsmanagement verbessern und solche Szenarien verhindern.
Wir geben Ihnen in diesem Artikel sechs praktische Tipps, die Ihnen beim Verwalten von offenen Forderungen helfen. Damit erkennen und nutzen Sie im Handumdrehen wichtiges Optimierungspotenzial in Ihrem Unternehmen.
Ein gutes Forderungsmanagement kann die Liquidität Ihres Unternehmens erheblich verbessern. Es verfolgt konsequent alle offenen Forderungen und treibt diese zeitnah entsprechend ihrer Zahlungsfrist ein. Dadurch fließen die Erlöse schnell ins Unternehmen zurück und es stehen wieder Gelder für neue Investitionen bereit. Liquiditätsengpässe werden somit umgangen, weil immer Geld zur Verfügung steht.
Denn eine ausreichende Liquidität ist heutzutage wichtiger denn je. Die steigenden Zinssätze und die unsichere Wirtschaftslage erlauben es Unternehmen nämlich nicht mehr, sich günstig große Mengen an Fremdkapital zu leihen. Deswegen ist es ausgesprochen wichtig, selbst für eine optimale Ausgangslage zu sorgen – ein effektives Forderungsmanagement hilft Ihnen dabei.
Die Basis für alle Aufgaben im Forderungsmanagement ist eine korrekte Datengrundlage. Kunden müssen mit ihren Stammdaten wie Name, Adresse und Rechtsform bekannt sein, damit eine eindeutige Zurechnung möglich ist. Zudem ist das eine wichtige Bedingung, um ordentliche Rechnungen ausstellen zu können. Ohne diese Informationen sind die meisten Folgeprozesse überhaupt nicht umzusetzen.
Überdies sollte ein Forderungsmanager regelmäßig die Bonität der Kunden prüfen und bei Bedarf Kreditlimits und Zahlungsziele flexibel anpassen. Ständige Kontrolle aller Daten und Zahlungseingänge erlaubt es dem Forderungsmanagement, rechtzeitig auf drohende Ausfälle zu reagieren. Eine effiziente, zielgerichtete und automatisierte Verwaltung trägt maßgeblich zum Erfolg des Unternehmens bei.
Viele Unternehmen lassen sich bei der Rechnungsstellung einfach zu viel Zeit. Dadurch verstreichen manchmal Tage oder sogar mehrere Wochen, bevor eine ordentliche Rechnung beim Kunden eintrifft. Diese wertvolle Zeit fehlt oft später, falls es im Notfall zu einem Liquiditätsengpass kommt. Ein gutes Forderungsmanagement kann hingegen die Liquidität dank zügiger Rechnungsstellung deutlich verbessern.
Stellen Sie also sofort nach der Leistungserbringung eine ordentliche Rechnung, entweder als Teil der Lieferung oder als schnelle E-Mail direkt versandt. Postalische Rechnungen kommen hingegen immer mehr aus der Mode, weil sie zum einen langsam sind und zum anderen verloren gehen können. Achten Sie ebenfalls darauf, dass alle Pflichtangaben enthalten sind und setzen Sie vor allem eine klare Zahlungsfrist.
Im B2B-Geschäft sind Skonto-Rabatte ein attraktiver Anreiz, um sicherzustellen, dass eine offene Forderung zügig beglichen wird. Lieferanten gewähren dabei ihren Kunden einen geringen, aber dennoch spürbaren Rabatt, sofern sie die Rechnung beispielsweise innerhalb der ersten 10 Tage bezahlen. Dieser bewegt sich oft bei 2 bis 3 %, bietet aber in Summe dennoch genügend Anreiz.
Skonto sollte immer weit vor der eigentlichen Zahlungsfrist liegen, um Ihrem Unternehmen einen sichtbaren Mehrwert zu bringen. Mittlerweile sind auch stufenweise Skonto-Rabatte beliebt, bei denen die Höhe bei steigender Dauer abnimmt. Innerhalb der ersten 10 Tage könnten es beispielsweise 4 % Skonto sein und in den folgenden 10 Tagen dann nur noch 2 %. Der Kunde hat somit einen doppelten Anreiz, die Bezahlung schnell zu tätigen.
In Zeiten von Online-Banking und elektronischen Zahlungsmethoden nimmt die Effizienz dieser Maßnahme zwar zunehmend ab, doch einige Kunden bevorzugen nach wie vor die traditionelle Möglichkeit einer Überweisung. Das kann insbesondere bei älterer Kundschaft eine sinnvolle Alternative sein, die Ihr Forderungsmanagement spürbar verbessern kann.
In diesem Fall müssen Kunden nämlich nur noch einige Daten eintragen, um schnell und sicher die Zahlung vorzunehmen. Das bietet also eine praktische Hilfestellung, die den oft mühseligen traditionellen Überweisungsvorgang erheblich erleichtern kann. Entscheiden Sie am besten selbst, ob ein vorausgefüllter Überweisungsträger Ihren Kunden - oder zumindest einem Teil Ihrer Kunden - einen Mehrwert bietet.
Liquiditätsengpässe entstehen nicht selten dadurch, dass sich viele Kunden gleichzeitig im Zahlungsverzug befinden. Das Forderungsmanagement zu verbessern, bedeutet auch, solche Kunden konsequent anzumahnen. Viele Unternehmen scheuen die Konfrontation und warten ewig darauf, bis die offene Rechnung beglichen wird. Vermeiden Sie unbedingt diesen Fehler.
Mahnen Sie stattdessen, sobald der Zahlungsverzug eintritt. Setzen Sie beispielsweise auf ein dreistufiges Mahnverfahren, das in der freien Wirtschaft äußerst beliebt ist. Die erste Mahnung ist hierbei lediglich eine höfliche Zahlungserinnerung, die ein konkretes Zahlungsdatum setzt. Erst bei den nachfolgenden Mahnungen müssen Sie bei Bedarf den Druck erhöhen und im Notfall Konsequenzen androhen.
Ein gutes Forderungsmanagement arbeitet in der Regel sogar mit Inkasso-Unternehmen und -Anwälten zusammen, sofern Mahnungen allein nicht zum gewünschten Ergebnis führen. Oft reicht bereits ein Brief von einem Inkasso-Partner, um den Kunden zur Zahlung zu bewegen. In einer Ausnahmesituation können Sie zudem mit einer Forderungsabtretung Ihre Liquidität kurzfristig verbessern.
Ein weiterer großer Vorteil dieser Maßnahme ist, dass Ihre Partner sofort aktiv werden können. Eine Wartezeit ist nicht notwendig und oft gelingt eine schnelle Geldeintreibung, die selbst erfahrene Forderungsmanager nicht schaffen. Seien Sie jedoch bei der Auswahl eines Inkasso-Dienstleisters sehr wählerisch, da es in dieser Branche einige schwarze Schafe gibt.
Viele Prozesse lassen sich heutzutage durch automatisiertes Forderungsmanagement deutlich verbessern. Denn viele manuelle Aufgaben können somit einfach und effizient an eine intelligente Software ausgelagert werden, die diese aufwendigen Tätigkeiten für Ihre Mitarbeiter übernimmt. Diese haben anschließend mehr Zeit, sich etwa einer besseren Kundenbetreuung widmen zu können.
Die moderne AR-Automation-Software von Bilendo kann zahlreiche Aufgaben im Forderungsmanagement übernehmen und vollständig automatisieren. Hierzu gehören unter anderem die Nachverfolgung von offenen Forderungen sowie automatische Mahnungen, sofern es zum Zahlungsverzug kommt. Ihr Forderungsmanager muss dann den Vorgang nur noch bestätigen, bevor der automatisierte Prozess beginnt.
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Ein effizientes Forderungsmanagement ist ein wichtiger, aber herausfordernder Bereich im Unternehmen, der offene Forderungen schnell und sicher einholen soll.
Zu den typischen Aufgaben zählen die Verwaltung von Kunden und Zahlungskonditionen sowie das Einfordern und Mahnen bei Zahlungsverzug.
Es gibt viele praktische Tipps, mit denen Sie Ihr Forderungsmanagement verbessern können. Zügige Rechnungsstellung, Skonto oder optimiertes Mahnwesen gehören dazu.
Mit der intelligenten AR-Automation-Software können Sie Ihrem Forderungsmanagement tatkräftig unter die Arme greifen und viele Prozesse komplett automatisieren.
Nehmen Sie jetzt Kontakt auf und lassen Sie sich umfassend beraten.
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