Ihre Mitarbeitenden im Finanzbereich sollen ausgezeichnete Arbeit leisten. Dazu müssen sie aber erst einmal in der Lage sein. Sie können dafür sorgen, indem Sie bei der Auswahl Ihrer Tools auf eine ausgezeichnete Benutzerfreundlichkeit achten. 

Zu einer exzellenten User Experience gehört die Möglichkeit zu kollaborativem Arbeiten in konfigurierbaren Workflows, die Steigerung der Effizienz in Prozessen und die intuitive Gestaltung der Werkzeuge.

Gerade im Finanzbereich legen Sie damit ein enormes Einsparpotenzial frei. Und in der Cloud-Software Bilendo finden Sie die optimale Unterstützung, dieses Potenzial auch auszuschöpfen.

 

Finance Digital Transformation - das Problem 

Allerorten wird digitalisiert - nur im Finanzbereich nicht, der hat das Nachsehen. Denn die Prozesse dort sind viel zu komplex: 

  • Unterschiedliche Akteure mischen mit (Auftragserfassung, (Fakturierung, Buchhaltung, Vertrieb, Service etc.) und

  • nutzen unterschiedliche Kommunikationswege (ERP-System, Excel-Listen, E-Mail, Telefon, mündliche Absprache, handschriftliche Notiz),

  • verfolgen zudem unterschiedliche Interessen (Buchhaltung fokussiert zügigen Zahlungseingang, Vertrieb die Kundenzufriedenheit usw.) und

  • verfügen über einen nicht einheitlichen Wissensstand (Was wurde mit dem Kunden wann und durch wen abgesprochen?),

  • bis hin zu dem winzigen Detail, dass unterschiedliche Belegarten unterschiedliche Bearbeitungen erfordern.

Debitorenmanagement ist aufwendig, denn es fehlen Übersicht und Kontrolle, glatte, gut koordinierte Prozesse sowie abteilungsübergreifende Standards (ganz zu schweigen von standort- bzw. länderübergreifenden Standards).

Also ufert z. B. die Abstimmungen bei Zahlungsstörungen in irrsinnige manuelle Aufwände aus und müssen Endlosschleifen bei der internen Kommunikation in Kauf genommen werden. Und Ihre Mitarbeitenden haben damit zu leben. 

Ihr eingesetztes ERP-System (wie beispielsweise SAP) kann nicht wirklich abhelfen. Es ist aufgrund seiner Leistungsfähigkeit viel zu komplex. Customizing ändert daran nichts, denn das ist viel zu teuer, zeitintensiv und bringt dann doch wieder nur Anpassungen hervor, die zum Zeitpunkt der Auslieferung schon nicht mehr aktuell genug und weiterhin starr und unflexibel sind.

Also behelfen sich Ihre Mitarbeiter mit selbst gestrickten Lösungen, um die Situation und tägliche Arbeitslast irgendwie in den Griff zu bekommen.

Eine erfolgreiche "Finance Digital Transformation" scheint kaum möglich - denn welches System sollte in der Lage sein, diese komplexen Prozessknoten zu entwirren und die Gräben zu überbrücken, die zwangsläufig entstehen?

 

Lösung Bilendo

Bilendo ist eine moderne Cloud-Plattform, die genau zu diesem Zweck entwickelt wurde. Mit Bilendo können Unternehmen debitorische Prozesse sinnvoll automatisieren und effizienter machen, um so wertvolle Ressourcen zu schonen und für einen zuverlässigen Zahlungseingang zu sorgen. 

Im Detail sieht das folgendermaßen aus ...

 

Kollaborative Zusammenarbeit

Bilendo ermöglicht Ihnen und den Mitarbeitenden aller beteiligten Abteilungen sowie Standorte die kollaborative Zusammenarbeit an einer zentralen Stelle. Jeder einzelne Debitor ist in einer digitalen Akte transparent abgebildet und kann in einem 360°-Überblick verwaltet werden. Seine gesamte Historie, alle wichtigen Dokumente (Verträge, Forderungen etc.) und die komplette interne Kommunikation rundherum sind dokumentiert und jederzeit zugänglich.


Alle wichtigen Daten zum Kunden im Überblick
Transparenz und Übersicht mit Bilendo


Das spart sehr viel Aufwand bei der internen Abstimmung, denn es gibt keine Abteilungsgrenzen, Medienbrüche und unterschiedliche Wissensstände mehr. Mithilfe der multiplen Einstellungsmöglichkeiten findet jeder in Ihrem Unternehmen mit wenigen Klicks die Informationen über einen Kunden, die er gerade braucht. 

Konfigurierbare Workflows sorgen dafür, dass für die interne Kommunikation die richtigen Leute einbezogen werden, und zwar ganz automatisch und auf direktem Weg. Das entlastet abteilungsübergreifend von manuellen Aufwänden und reduziert die Fehlerquote. 


Workflows für Mahnwesen und Klärung selbst definieren
Leicht gemachte interne Abstimmung auf Basis von Workflow-basierter Automatisierung 


Bilendo bewirkt mithilfe dieser Workflows glatte, einheitliche Prozesse, die kontinuierlich und von alleine ablaufen, und hebelt damit Probleme aus, die oft schon bei der Rechnungsstellung beginnen: In vielen Unternehmen sind Erstellung, Freigabe und Versand drei verschiedene Prozesse, die jeweils die Mitarbeitenden auf Trab halten und alles andere als effizient sind. Mit Bilendo wird ein zusammenhängender, stringenter Prozess daraus. 

Genauso aufwändig werden oft Offene-Posten-Listen in Excel geführt oder werden Mahnungen en bloc ausgedruckt, um dann intern für die Freigabe ihre Kreise zu ziehen. Dabei wäre ein kontinuierlicher Mahnversand ohne manuelles Zutun ein wichtiger Hebel, um für niedrige Außenstände und ausreichend Liquidität zu sorgen. Aber automatisch können nur Standardfälle gemahnt werden. Aufwand provozieren die Sonderfälle, die eine Einzelfallbetrachtung erfordern - die dann die erwähnten Kreise zieht. 

Mit Bilendo unterbrechen Sie diese Kreisbewegung. Es gibt nur einen zentralen Punkt, von dem aus sich Vorgänge auf kürzesten Wegen und nachvollziehbar bewegen. 

 

Mehr Effizienz der Prozesse

Gerade weil die Prozesse im Finanzbereich so komplex und aufwändig sind, liegt hier auch besonderes Potenzial, durch "Finance Digital Transformation" erheblich Kosten und Mitarbeiterressourcen einzusparen. Denn wo manuelle Aufwände vorherrschen, ist Zeitverlust an der Tagesordnung. Den spüren Sie spätestens an Ihren Kennzahlen, wenn der DSO ungewöhnlich hoch ist und das Working Capital alles andere als optimal ausfällt. Und Ihre Mitarbeitenden spüren den Aufwand an ihrem Stresslevel.

Dank der Bilendo-Workflows, die Sie selbst nach Bedarf konfigurieren können, passen Sie die Funktionalität der Software selbst an Ihre Bedürfnisse an. Dadurch steigern Sie die Effizienz im Debitorenmanagement erheblich: 

  • Sie reduzieren manuelle Aufwände beim Debitorenmanagement auf ein absolutes Minimum. 

  • Es passieren weniger Fehler, die aufwändig korrigiert werden müssen. 

  • Zahlungen gehen schneller auf Ihrem Unternehmenskonto ein.

  • Der DSO sinkt, das Working Capital wird optimiert.

  • Ihre Mitarbeitenden sind entlastet von repetitiven und oft sehr lästigen Routineaufgaben. 

 

Intuitive Bedienbarkeit

Zudem besticht Bilendo mit einem modern gestalteten Frontend, das durch Transparenz, Anwenderfreundlichkeit und intuitive Bedienbarkeit auffällt.


Ein frisches, modernes Design für mehr Spaß beim Debitorenmanagement
Das innovative Design der Bilendo-Software

Bilendo macht Spaß - ein Faktor, der bei digitalen Produkten eine zunehmend große Rolle spielt und den gerade der Branchen-Nachwuchs ganz selbstverständlich voraussetzt. 

Es sind keine besonderen Schulungen und keine lange Einarbeitungszeit notwendig. Ihre Mitarbeitenden können sofort loslegen - und völlig entspannt in den Urlaub oder in die Elternzeit gehen oder dürfen auch einmal krank werden, ohne damit eine Lawine loszutreten, die spätestens sie selbst nach ihrer Rückkehr trifft. Bilendo sorgt dafür, dass Sie personell unabhängig sind.

 

So betont auch Michael Bründl, Leiter Finanzen und Controlling der Porsche Inter Auto, West Österreich:

"In den letzten 20 Jahren habe ich noch nie mit einem IT-Dienstleister gearbeitet, der unsere Probleme so gut verstanden hat, dessen Fachkonzepte von so hoher Qualität und dessen Lösungskompetenz so hoch war. Das Projekt hat dem gesamten Team große Freude bereitet."

Die ganze Erfolgsgeschichte mit Porsche Inter Auto finden Sie hier.


Machen Sie etwas sehr Komplexes sehr einfach und damit nutzbar - und schon sind Ihre Mitarbeitenden bei der Stange und Ihnen gelingt die "Finance Digital Transformation".

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Management Summary

  • Wer von seinen Mitarbeitenden herausragende Leistungen erwartet, muss ihnen das mit den passenden Tools auch ermöglichen. 

  • Doch "Finance Digital Transformation" ist für viele eher Wunschdenken als realisierbares Ziel.

  • Zum Beispiel im Debitorenmanagement sind die Prozesse hoch komplex und von manuellen Aufwänden geprägt - der Bedarf nach geeigneter IT-Unterstützung ist also groß.

  • Bilendo ist ein modernes Tool, das sich durch eine exzellente Usability auszeichnet: intuitiv und innovativ.

  • Kollaborative Zusammenarbeit ist durch die Abstimmung auf einer Plattform gegeben.

  • Dank automatischer Workflows laufen debitorische Prozesse und die Kommunikation drumherum viel effizienter ab.

  • Die Mitarbeiter werden umfassend entlastet und haben auch noch Spaß an der Arbeit.